Będą 4 część akt osobowych pracowników – gdzie znajdą się dokumenty związane z BHP?

Ministerstwo pracy przygotował nowy projekt rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Przypomnijmy, że nie jest to pierwszy tegoroczny projekt dotyczący tej tematyki. W myśl projektu akta osobowe podzielone zostaną na 4 części (obecnie wyróżniamy 3 części) obejmujące:

• Część A – etap ubiegania się o zatrudnienie;

• Część B – etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia;

• Część C – ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach;

• Część D – etap ustania stosunku pracy.

Nowa dodatkowa część akt C dotyczyć będzie zatem dokumentacji związanej z ponoszoną przez pracownika odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną. Wyodrębnienie tej części akt uzasadnione jest obowiązkiem usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomień o ukaraniu, w przypadkach określonych w art. 113 Kodeksu pracy lub wynikających z odrębnych przepisów.

Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (obecnie gromadzone w części C) przesunięte zostaną do nowej części D.

Zgodnie z najnowszym projektem rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty związane z bhp znajdą się w:

Część A akt osobowych:

• skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia (art. 229 § 1¹ i 1² Kodeksu pracy) –oprócz oświadczeń lub dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się danej osoby o zatrudnienie (zgodnie z art. 22¹ § 1 lub 4 oraz art. 22^1a § 1 lub art. 22^1b § 1 Kodeksu pracy).

Część B akt osobowych:

• dokumenty dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich

• dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;

• potwierdzenia zapoznania się pracownika z informacją o ryzyku zawodowym, przepisami oraz zasadami bhp;

• potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami;

• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp;

• wniosek o poinformowanie okręgowego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników w nocy.

Oprócz innych oświadczeń lub dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia.

Część C akt osobowych

W odrębną część C akt osobowych zostaną włączone dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary (po upływie określonego czasu). Zatem tu znajdą się dokumenty związane np. z nałożeniem kary porządkowej za nieprzestrzeganie przepisów bhp obowiązujących w zakładzie pracy.

Część D akt osobowych

W części D akt osobowych przechowywane będą oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dla uporządkowania i usystematyzowania dokumentacji gromadzonej w aktach osobowych pracowników, po zmianach można będzie również dzielić części B akt osobowych na mniejsze części - katalogi tematyczne (np. część B1 – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, B2 – dokumenty z zakresu bhp itd.).

Natomiast w części C, projekt przewiduje możliwość jej podziału na mniejsze części dotyczące nałożenia określonej kary, które nastąpiło bądź na podstawie przepisów :

• Kodeksu pracy o odpowiedzialności porządkowej, bądź

• np. przepisów ustawy o służbie cywilnej o odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Ponadto projektowane rozporządzenie MRPiPS określi rodzaje dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które oprócz akt osobowych pracownika, tworzą dokumentację pracowniczą. W śród nich znalazły się również dokumenty związane z bhp. Jest to:

1. ewidencja czasu pracy,

2. karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę,

3. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidulanej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację oraz

4. dokumentacja związana z realizacją innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy (np. wnioski pracownika o udzielenie poszczególnych części urlopu wypoczynkowego, czy też dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu na żądanie w sytuacji, w której regulamin pracy przewiduje taką formę wniosków lub dokumentów).

Projekt rozporządzenia zakłada, że pracodawca będzie prowadzić powyższą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdego pracownika, czyli dla każdego pracownika konieczne będzie stworzenie odrębnej karty

• ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidulanej,

• wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.