Wzory dokumentów
Dokumentacja ORZ
Instrukcja BHP
Listy kontrolne
Procedury
Akty prawne
Materiały Wideo
Materiały szkolenioweCzy wartość bonu, karty przedpłaconej, na posiłki profilaktyczne podlega zwolnieniu z podatku i składek ZUS?
W związku ze zmianą przepisów o posiłkach profilaktycznych, dopuszczającą zapewnienie pracownikowi posiłku w formie bonu, powstało pytanie, czy wartość otrzymanego posiłku profilaktycznego w formie np. karty przedpłaconej, zwolniona jest z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenie społeczne? Sprawdź, jak do tej kwestii podchodzą organy podatkowe. Informacja ta pozwoli Ci zorganizować korzystanie z kart, bonów żywnościowych w sposób uprawniający do zwolnienia z podatku PIT.
Dzięki informacjom zawartym w tym tekście:
- Właściwe zorganizujesz korzystanie z kart, bonów żywnościowych, aby skorzystać ze zwolnienia z podatku PIT.
- Unikniesz kary za nieprawidłowe rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych.
- Prawidłowo ustalisz podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.
Zwolnienie z podatku dochodowego wartości posiłków profilaktycznych zapewnianych pracownikom na podstawie przepisów bhp może mieć zastosowanie także wobec wydawania kart przedpłaconych, ale z tym zastrzeżeniem, że pracodawca jest w stanie kontrolować czy faktycznie posiłki/artykuły spożywcze nabywane przez pracownika spełniają normy określone dla tego rodzaju świadczeń.
Kiedy pracownikowi należy się posiłek profilaktyczny?
Według przepisów Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych (art. 232 kp.). Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa szczegółowo rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. z 1996 r. nr 60, poz. 279).
Pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:
1) posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, w formie jednego dania gorącego,
2) napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.
Posiłki powinny zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek oraz posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal.
Pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy, w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.
Uprawnionymi do posiłków i napojów regeneracyjnych są osoby zatrudnione przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, lub pod ziemią.
Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób inny niż poprzez wydanie gotowego posiłku/napoju ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.
Posiłki i napoje zapewnia się pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie. Posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, w zasadzie po 3-4 godzinach pracy, a napoje powinny być dostępne dla pracowników w ciągu całej zmiany roboczej.
Kiedy wartość świadczenia otrzymanego od pracodawcy może być zwolniona z podatku dochodowego?
Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą, poza tymi ustawowo zwolnionymi.
Zwolniona z podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych (art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Z uwagi na to, że w treści zwolnienia powołano się na przepisy z dziedziny prawa pracy, z zakresu bhp, do tychże regulacji należy sięgnąć by sprawdzić czy zwolnienie z podatku może mieć zastosowanie.
Korzystanie ze zwolnienia od podatku dochodowego jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy pracodawca wyda bony/karty na posiłki profilaktyczne oraz napoje, spełniające wymogi (normy) określone w przepisach wskazanego rozporządzenia.
Jakie jest stanowisko skarbówki w kwestii zwolnienia z podatku dochodowego wartości bonów, kart na posiłki profilaktyczne?
Wniosek z ostatnich interpretacji wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który przesądza o prawie do zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b updof, bądź jego braku jest taki, że w sytuacji, gdy pracodawca nie będzie miał kontroli nad tym jakie produkty spożywcze i napoje będą kupowane przez pracownika i czy produkty te istotnie mają służyć przygotowaniu przez niego właściwego posiłku spełniającego normy określone w powołanym wyżej rozporządzeniu, nie można zastosować zwolnienia.
Zatem, nie ma znaczenia czy pracodawca wydaje bon, kupon czy kartę przedpłaconą z określonym limitem kwotowym. Liczy się fakt, czy pracodawca dokładnie wie jakie posiłki/napoje pracownik wykupuje, a konkretnie czy faktycznie spełniają one wymagane normy pod względem kaloryczności, temperatury, wartości odżywczych. Pracodawca powinien mieć pewność, że posiłki mają odpowiedni skład, proporcje.
Opinia organu:
Jak stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 7 czerwca 2019 r. (0113-KDIPT2-3.4011.231.2019.2.IS), "pomimo że Karty wydawane są w związku z niezrealizowaniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów, to z uwagi na fakt, że Wnioskodawca nie ma możliwości dokładnego ustalenia, jakie konkretnie posiłki, artykuły spożywcze i napoje nabywane będą przez pracowników na podstawie Kart, nie można uznać, że zostały spełnione warunki do zastosowania ww. zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11 lub pkt 11b ww. ustawy. Wartość finansowanych przez Wnioskodawcę Kart, przekazywanych pracownikom, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, natomiast Wnioskodawca, jako płatnik zobowiązany będzie do obliczenia i pobrania zaliczek na podatek dochodowy od tych świadczeń."
Natomiast zwolnieniem mogą być objęte posiłki/artykuły spożywcze wydawane na podstawie kart specjalnie oznaczonych czyli uprawniających do nabycia tylko posiłków (artykułów spożywczych) profilaktycznych oraz napojów bezalkoholowych, do których zapewnienia zgodnie z przepisami bhp zobowiązany jest pracodawca.
Zorganizowanie pracownikom posiłków uprawniające do zwolnienia z podatku PIT
Tak wynika z interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 marca 2019 r. (0115-KDIT2-2.4011.432.2018.4.ENB). Strona pytająca zapewniła, że wystawcą Karty będzie zewnętrzny podmiot, z którym pracodawca nawiąże współpracę. Podmiot wydający w trakcie wydawania by weryfikował jakie konkretne posiłki, artykuły spożywcze i napoje są nabywane przez uprawnionych pracowników na podstawie Kart. Weryfikacja podmiotu wydającego będzie dotyczyć również zgodności nabywanych towarów z opisem na Karcie dozwolonych do nabycia na jej podstawie, produktów.
Pracodawca zamierza wyrywkowo kontrolować podmiot wydający, jak również samych uprawnionych pracowników w zakresie prawidłowości korzystania z Kart, w szczególności czy na podstawie Karty pracownik będzie uprawniony do uzyskania na jej podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów, o właściwościach profilaktycznych.
Poza tym, zastosowanie w art. 21 ust. 1 pkt 11b updof otwartego katalogu dowodów, uprawniających do otrzymania napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych uprawnia do posługiwania się nie tylko papierowymi znakami jak bony/talony, ale również kartami elektronicznymi.
Pracodawca zastrzegł, że środki, które zasilą karty pozostaną jego własnością, a wystawca zapewni, że uprawniony pracownik nie będzie miał możliwości wypłacenia tych środków zarówno w bankomacie, w formie cash-back, w placówkach wystawcy czy w jakiejkolwiek innej formie. Wystawca zagwarantuje możliwość płatności Kartą jedynie w punktach handlowych, których główną działalnością jest sprzedaż ogólnospożywcza oraz w punktach gastronomicznych lub cateringowych.
Wskazanie lub ograniczenie typów punktów handlowych, gastronomicznych i cateringowych będzie odbywało się przy wykorzystaniu kodu MCC (Merchant Category Code) – czterocyfrowego oznaczenia MCC przypisanego przedsiębiorstwu działającemu w danej branży.
Zarówno oznaczenie na Kartach jak i przyjęte zasady korzystania z Kart nie będą uprawniały pracownika do uzyskania na ich podstawie artykułów przemysłowych ani innych artykułów niemających żadnego związku z ciążącym na pracodawcy obowiązkiem wynikającym z przepisów bhp.
Organ przyznał, że takie zorganizowanie pracownikom posiłków uprawnia do zwolnienia z podatku PIT.
Co stanowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne?
Podstawę wymiaru składek na stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyjątkiem wynagrodzenia chorobowego, zasiłków oraz przychodów zwolnionych na podstawie § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość:
- świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra;
- ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego;
- wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.
Opinia organu:
Udostępnienie pracownikowi świadczeń w postaci kart na posiłki profilaktyczne w sytuacji, gdy przepisy bhp obligują pracodawcę do zapewnienia posiłków, a nie ma on możliwości wydania ich pracownikom w naturze, podlega wyłączeniu z podstawy składkowej (interpretacja ZUS oddział w Lublinie z 21 stycznia 2019 r., WPI/200000/43/1375/2018).
- § 2 ust. 1 pkt 6, 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)
Izabela Nowacka
ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy,
ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym.
Poradnia 48 Portalu BHP
Jeśli masz jakiekolwiek pytania skorzystaj z indywidualnej porady grona naszych wybitnych Ekspertów.
Bądź codziennie na bieżąco ze zmianami w branży BHP, dzięki aplikacji stworzonej przez najlepszych Ekspertów.
