Miejsce dokumentów związanych z bhp w nowej strukturze akt pracowniczych

06.02.2018AKTUALNE

Miejsce dokumentów związanych z bhp w nowej strukturze akt pracowniczych

Ministerstwo pracy pracuje nad zmianą w zakresie prowadzenia akt osobowych. Akta te będą składać się z 4 (a nie jak obecnie 3) części. Dokumenty istotne z punktu widzenia bhp znajdą się w części A oraz B. Powstanie także odrębna część akt osobowych poświęcona tylko i wyłącznie ewidencji czasu pracy. Zobacz zatem, jakie dokumenty związane z BHP będą miały swoje miejsce w aktach osobowych pracownika.

Ministerstwo pracy przygotowało projekt nowego rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej, które ma na nowo uregulować zasady prowadzenia przez pracodawców akt osobowych. Zmiany warunkowane są wprowadzeniem przepisów związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

W której części dokumenty odnoszące się do obowiązków z zakresu bhp?

Według projektu nowego rozporządzenia akta osobowe pracowników mają składać z czterech (A-D) części: 

Część A, która dotyczyłaby dokumentów związanych ubieganiem się o zatrudnienie. W tej części znalazłyby się m.in. skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia. W tym miejscu należałoby również przechowywać dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe.

Część B, która dotyczyłaby nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Zatem w tej części znalazłyby się dokumenty istotne z punktu widzenia obowiązków pracodawcy związanych z bhp, np.:

Całkiem nowej część C zawierającej dokumenty, które dotychczas do akt nie były dołączane, a mianowicie dotyczące czasu pracy, tj.:

  • karta ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy,
  • kopia rozkładu czasu pracy zawierająca potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika,
  • wnioski pracownika dotyczące m.in. udzielenia pracownikowi czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, jeżeli pracownik odpracowuje czas takiego zwolnienia, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
  • dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem czasu niezbędnego do wykonywania powierzonych zadań w systemie zadaniowym,
  • zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy,
  • zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy;
  • wnioski pracownika dotyczące m.in. udzielenia pracownikowi czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, jeżeli pracownik odpracowuje czas takiego zwolnienia, ustalenia indywidualnego rozkładu.

Część D, w której znajdowałyby się dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, czyli np.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, kopia wydanego świadectwa pracy.

Trzeba wspomnieć, że projektowane rozporządzenie MRPiPS zawiera przepisy wspólne dla obu postaci dokumentacji (papierowej i elektronicznej), a także te, które odnoszą się wyłącznie do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej.

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Źródło: projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej