Poznaj korzyści z nowych przepisów o przechowywaniu akt osobowych

Zgodnie z przepisami, które zaczęły obowiązywać od 1 stycznia, można przechowywać dokumentację pracowników krócej niż dotychczas – przez 10 lat. Do tej pory pracodawca musiał to robić przez 50 lat. Nowe przepisy pozwalają na przechowywanie akt pracowniczych osób zatrudnianych po raz pierwszy po 1 stycznia 2019 r. przez 10 lat.

Ponadto można skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. W tym przypadku występuje jednak jeden warunek – najpierw trzeba złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, a potem same raporty informacyjne.

W przypadku gdy płatnik nie przekaże raportu, a ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczeń przed 31 grudnia 2018 r., będzie musiał przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat. Tyle samo będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe pracowników wykonujących prace górnicze i prace z nimi równorzędne.

Natomiast dokumentacja pracowników przyjętych po 1 stycznia 2019 r. może być przechowywana przez 10 lat, nawet jeśli pracodawca nie złożył raportów. Twój ubezpieczony pracownik będzie informowany przez ZUS o przekazaniu raportu informacyjnego w informacji o stanie konta za rok, w którym raport został przekazany, albo wraz z rocznym obliczeniem podatku lub imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu, przesłanymi za rok, w którym raport został złożony.

W odniesieniu do osób zatrudnionych na podstawie:

• umowy agencyjnej,
• umowy zlecenia lub
• innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu i osób z nimi współpracujących,

będą obowiązywały podobne przepisy. Zgodnie z nimi płatnik składek ma prawo przechowywać listę płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody pozwalające na ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

• ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r.
• został złożony raport informacyjny.

W niektórych sytuacjach pracodawca, mimo składania raportów, będzie musiał prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akta osobowe dłużej niż przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Okres ten musi być wydłużony, w przypadku gdy:

1. Pracodawca jest stroną postępowania, w którym dokumentacja ta może stanowić dowód. W takiej sytuacji trzeba trzymać dokumentację do prawomocnego zakończenia procesu, lecz nie krócej niż do końca 10-letniego okresu.
2. Pracodawca dowiedział się o wszczęciu postępowania lub wytoczeniu powództwa. Wówczas okres przechowywania przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia byłego pracownika – w formie papierowej lub elektronicznej – o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od daty zawiadomienia oraz o zniszczeniu tej dokumentacji w przypadku jej nieodebrania (art. 94⁴ kp).
3. Ponownie zatrudnisz tego samego pracownika w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu. W takich okolicznościach pracodawca będzie kontynuował prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji, a 10-letni okres przechowywania należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym uległ rozwiązaniu lub wygasł ostatni stosunek pracy (art. 94⁵ kp).

Kodeks pracy od 1 stycznia 2019 r. wyraźnie dopuszcza prowadzenie dokumentacji pracowniczej (a więc nie tylko samych akt osobowych, lecz również np. ewidencji czasu pracy) w formie elektronicznej. Na mocy zmian wprowadzony został do Kodeksu pracy art. 94 pkt 9a oraz art. 94[8], które pozwalają pracodawcy na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca może już przechowywać dokumentację byłych pracowników w formie zabezpieczonego pliku elektronicznego na trwałym i zabezpieczonym nośniku, np. na osobnym twardym dysku przeznaczonym do archiwizacji. Taki sposób przechowywania dokumentów może być dla pracodawcy wygodniejszy (choć pewnie nie zawsze tak będzie) i nie będzie wymagał tak dużej ilości miejsca, jak zakładowe archiwum.

Z całą pewnością zaletą tego rozwiązania jest też to, że przygotowując dokumentację do przechowywania w takiej formie, pracownik zajmujący się dokumentacją nie będzie musiał wykonywać wielu dotychczasowych czynności, np. fizycznie przenosić i układać dokumentów na półkach.