Procedura wprowadzania regulaminu pracy

Anna Słowińska
Anna Słowińska
25.07.2017AKTUALNE

Procedura wprowadzania regulaminu pracy

Dla ważności i skuteczności prawnej regulaminu pracy konieczne jest, aby został on wprowadzony z zachowaniem trybu przewidzianego w obowiązujących przepisach prawa. Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Natomiast regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej – orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 21 marca 2001 r. sygn. akt. I PKN 320/2000.

Stan faktyczny

Dwaj pracownicy zatrudnieni w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością otrzymali wypowiedzenia warunków pracy i płacy, ich zdaniem naruszające obowiązujący regulamin pracy z 1 sierpnia 1992 r. W ich ocenie wprowadzony przez pracodawcę od 15 lutego 1999 r. nowy regulamin pracy był nieważny i nie mógł być podstawą zmiany ich warunków pracy i płacy. Sąd rejonowy oddalił ich powództwo o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach. Pracownicy zaskarżyli wyrok Sądu Rejonowego, ale Sąd II instancji nie uwzględnił ich apelacji. Następnie wnieśli kasację do Sądu Najwyższego.

Procedura wprowadzania regulaminu pracy u pozwanego

W związku z pogorszeniem się wyników ekonomicznych przedsiębiorstwa w ww. sprawie zarząd przygotował projekt nowego regulaminu pracy, przewidujący 8-godzinny dzień pracy i zasygnalizował jedynemu działającemu związkowi zawodowemu potrzebę wprowadzenia zmian, w tym nowego regulaminu pracy. Komisja zakładowa związku zawodowego zobowiązała się przedłożyć swoje stanowisko „co do możliwości określenia czasu potrzebnego na uzgodnienie” treści regulaminu w terminie 2 tygodni od daty otrzymania projektu nowego regulaminu. Projekt został przedstawiony związkowi w 18 grudnia 1997 r. i 6 stycznia 1998 r., zarząd ponowił żądanie podania przez związek terminu do negocjacji. W odpowiedzi komisja zakładowa stwierdziła, że nie jest w stanie określić terminu rozmów dotyczących wprowadzenia poprawek do regulaminu pracy. W maju 1997 r. w spółce powstała nowa organizacja związkowa. W dniu 6 października 1997 r. zarząd skierował do obu związków zawodowych projekt regulaminu z konstatacją, że oczekuje ich stanowiska w sprawie nowego regulaminu pracy do 31 października 1998 r., a w przeciwnym wypadku będzie zmuszony do jego jednostronnego wprowadzenia. W odpowiedzi na to związki przedstawiły wspólne stanowisko dotyczące części propozycji, a w pozostałym zakresie podały, że „nie jest możliwe ustalenie terminu na uzgodnienie nowego regulaminu pracy z uwagi na złożoność spraw”. Odbyte następnie wspólne spotkania nie przyniosły rezultatów. W piśmie z 15 stycznia 1999 r. zarząd spółki powiadomił więc organizacje związkowe, że 29 stycznia 1999 r. przedstawi jednostronnie treść nowego regulaminu pracy, skoro związki zawodowe odmówiły podania terminu uzgodnienia jego treści. Nowy regulamin został ogłoszony przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, zgodnie z ustaloną praktyką i po upływie 14 dni wszedł w życie. Na podstawie regulaminu przewidującego dzienny czas pracy wynoszący 7 godzin i 45minut pozwany dokonał wypowiedzeń zmieniających umowy o pracę powodów w części dotychczasowego 6-godzinnego wymiaru dziennego ich pracy.

Stanowisko Sądu Rejonowego i sądu II instancji

Zgodnie z ww. stanem faktycznym sąd rejonowy uznał, że w zakresie trybu wprowadzania nowego regulaminu pracy warunek określony w art. 30 ust. 3 i 5 ustawy o związkach zawodowych  został spełniony, a umieszczenie w tym regulaminie przepisów dotyczących norm dobowych czasu pracy powodów – hutników było dozwolone. Ustalił też, że w świetle regulaminu pracy z 1992 r. powodów obowiązywał 6-godzinny czas pracy. Powodowie zaskarżyli wyrok, ale sąd II instancji nie uwzględnił ich apelacji. Sąd ten uznał jednak, że rozpoznając odwołanie pracowników od wypowiedzeń umów o pracę należało badać, czy wypowiedzenia te są uzasadnione i czy nie naruszają przepisów prawa, a nie weryfikować decyzję pozwanego co do wprowadzenia nowego regulaminu pracy i badać prawidłowość zastosowanego trybu jego wprowadzenia.

Stanowisko Sądu Najwyższego

Sąd Najwyższy rozpatrujący kasację wniesioną przez powodów nie zgodził się ze stanowiskiem sądu II instancji. Ustawodawca wprowadził bowiem w art. 1042 kodeku pracy zasadę, że ustalenie regulaminu ma nastąpić w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową i wobec tego uchybienie przez pracodawcę temu wymaganiu nie może nie pociągać za sobą konsekwencji prawnych.

Uwaga!

Zdaniem Sądu najwyższego ustawodawca nie tylko przewiduje udział organizacji związkowej w jego tworzeniu, ale wymaga uzgodnienia z nią jego treści. Regulamin pracy wprowadzony bez zachowania tego trybu nie może być uznany za akt prawnie wiążący, a tym samym jego postanowienia nie mogą być stosowane przez sąd.

Przepis art. 1042 § 2 kodeksu pracy pozwala na samodzielne ustalenie przez pracodawcę regulaminu, w razie:

  • nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także
  • gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Regulamin Pracy w świetle prawa

Zgodnie z art. 104 kodeksu pracy regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Regulaminu pracy nie wprowadza się, jeżeli w zakresie przewidzianym w art. 104 § 1 kodeksu pracy obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników.

Ważne

Zatrudnianie poniżej 20 pracowników nie obliguje pracodawcy do wprowadzenia regulaminu pracy i przenosi organizację pracy na płaszczyznę poleceń pracodawcy. „W sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy, pracodawca zachowuje pełne prawo ustalania organizacji pracy w drodze poleceń.” (wyrok Sądu Najwyższego z 7 lutego 2007 r., sygn. I PK 221/06).

Zgodnie z art. 1042  kodeksu pracy regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Uwaga!

W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

Nieprzeprowadzenie lub przeprowadzenie tej procedury wadliwie skutkuje tym, że regulamin pracy wydany przez pracodawcę nie ma mocy wiążącej. Regulamin pracy jest aktem wewnętrznym pracodawcy wprowadzanym jednostronną czynnością prawną. Powinien być on rozpatrywany na dwóch płaszczyznach:

  • jako akt jednostronny, gdy w zakładzie nie ma organizacji związkowej oraz
  • na drugiej, gdy takie organizacje funkcjonują i treść regulaminu jest obarczona dodatkowym wymogiem konsultacyjno-uzgodnieniowym.

Biorąc pod uwagę drugą z płaszczyzn mamy do czynienia z quasi-porozumieniem, umową.

Na pracodawcy ciąży zgodnie z przepisami prawa pracy podanie regulaminu pracy do wiadomości pracowników w sposób u niego przyjęty.

Wskazówki z orzeczenia Sądu:
1. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego regulamin pracy musi być wprowadzony z zachowaniem trybu przewidzianego w obowiązujących przepisach prawa. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala samodzielnie pracodawca.
Jeżeli zatem w Twoim zakładzie pracy nie działa organizacja związkowa, jako pracodawca nie możesz samodzielnie ustalić regulaminu pracy, jeżeli nie uzgodnisz go z tą organizacją. Podobnie, jeżeli u działa u Ciebie więcej niż jedna organizacja związkowa, obowiązek uzgodnienia rozszerza się na wszystkie zakładowe organizacje związkowe. Jeżeli jako pracodawca zwrócisz się do nich z propozycją uzgodnienia regulaminu pracy, a organizacje te nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję podejmujesz Ty jako pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk związkowych.

2. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego z przepisów nie wynika, aby pracodawca był wyraźnie zobowiązany do ustosunkowania się do zgłoszonych odrębnych stanowisk zakładowych organizacji związkowych. Nie ma też skutkówprawnych ewentualne naruszenie tego obowiązku. Odrębne stanowiska związków zawodowych mają bowiem charakter wyłącznie opiniodawczy.
W przypadku gdy organizacje związkowe w terminie 30 dni przedstawią wspólnie uzgodnione stanowiska, że wyrażają zgodę na proponowaną treść, jako pracodawca możesz wydać regulamin pracy. Gdy zaś to wspólne stanowisko jest negatywne, jako pracodawca tracisz tę możliwość. Jeżeli jako pracodawca zaproponujesz organizacjom związkowym ustalenie terminu, do którego prowadzone będą uzgodnienia treści regulaminu pracy, a organizacje te nie przedstawią w terminie 30 dni wspólnie uzgodnionego stanowiska w kwestii zaproponowanego przez Ciebie terminu negocjacji, jako pracodawca możesz ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia go z tymi organizacjami.
3. Jako pracodawca masz obowiązek podać regulamin pracy do wiadomości pracowników w sposób u Ciebie przyjęty np. przez wywieszenie go na tablicy ogłoszeń oraz zapoznać pracownika z jego treścią przed dopuszczeniem go do świadczenia pracy (art. 1043 kodeksu pracy).

Ważne

Zapamiętaj pracodawco!

  1. Regulamin pracy musi zostać wprowadzony w zakładzie pracy zgodnie z trybem przewidzianym w przepisach prawa.
  2. Gdy organizacje związkowe w terminie 30 dni przedstawią wspólnie uzgodnione stanowiska, że wyrażają zgodę na proponowaną treść, jako pracodawca możesz wydać regulamin pracy.
  3. Jeśli nie działa u Ciebie organizacja związkowa regulamin pracy ustalasz sam.
  4. Jeśli działa u Ciebie więcej niż jedna organizacja związkowa jesteś obowiązany dokonać uzgodnienia z każdą z nich.
  5. Jako pracodawca masz obowiązek podać regulamin pracy do wiadomości pracowników.
Autor: 

Anna Słowińska

Prawnik; Vox Poland Pomoc Prawna

Autor
Anna Słowińska
prawnik, absolwentka Wydziału Prawa Uniwersytetu Szczecińskiego i studiów podyplomowych "Prawa i Wolności człowieka" zorganizowanych przez Instytut Nauk Prawnych PAN i Helsińską Fundacje Praw Człowieka.