Możesz wykorzystać nagrania z monitoringu zakładowego do szkoleń bhp, ale pamiętaj o ochronie danych osobowych, aby uniknąć kary

Czasami pomocniczo podczas szkoleń bhp – np. przy omawianiu tematyki o wypadkach – korzysta się z filmów z monitoringu zakładowego z zarejestrowanymi zdarzeniami mającymi miejsce na terenie zakładu. Jednak przepisy RODO zmieniły nieco postać rzeczy i możliwość wykorzystywania takich nagrań. Nasuwają się więc pytania, czy możliwe jest teraz posiłkowanie się podczas szkoleń nagraniami z monitoringu zakładowego? Jakie wymogi należy spełnić, aby na szkoleniu móc pokazać film, np. z wypadku, jeśli pracownicy mogą skojarzyć, który to pracownik jest na nagraniu?

Uwzględniając fakt, iż monitoring wizyjny doczekał się uregulowania na gruncie kodeksu pracy oraz fakt, iż przesłanką jego wprowadzenia są szeroko rozumiane względy bezpieczeństwa u pracodawcy można przyjąć, iż jak najbardziej dopuszczalne jest wykorzystywanie jego zapisów do celów szkoleniowych.

Jednak w związku z brakiem szczegółowych wskazań dotyczących zasad wykorzystania zapisów monitoringu zakładowego w ramach szkoleń bhp, w przypadku gdy zarejestrowane obrazy pozwalają na identyfikację osób, wówczas powinno się uzyskać od nich zgodę na wykorzystywanie ich wizerunku do celów szkoleniowych. Innym rozwiązaniem jest również dokonanie przetworzenia filmu w taki sposób, aby identyfikacja personalna osób zarejestrowanych na filmie nie była możliwa.

Zgodnie z brzmieniem nowych przepisów Kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
• ochrony mienia lub
• kontroli produkcji lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Przepisy określają to mianem monitoringu – tym samym należy przyjąć, że termin „monitoring” jest zarezerwowany dla monitoringu wizyjnego.

Przepisy dające podstawę zastosowania monitoringu wskazują na konieczne przesłanki umożliwiające jego zastosowanie. Kluczową z nich jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz kontroli produkcji. Problem z tym, że przepisy nie definiują celu jakim jest „zapewnienie bezpieczeństwa pracowników”. Nasuwa się więc pytanie:

• czy bezpieczeństwo należy rozumieć wąsko, jako kontrola bieżąca procesu pracy, przy pomocy kamer mająca na celu zmotywować pracowników do przestrzegania przepisów bhp?
• czy bezpieczeństwo można rozumieć w znaczeniu szerszym i tym samym wykorzystywać monitoring do wszelkich kwestii związanych z bezpieczeństwem w zakładzie – tym samym w szkoleniach bhp?

Wydaje się, że nie ma absolutnie przeciwwskazań do szerszej interpretacji celu monitoringu jakim jest bezpieczeństwo pracowników.

Uznając za dopuszczalną praktykę w zakresie wykorzystywania zapisów monitoringu zakładowego przy okazji szkoleń bhp trzeba spróbować rozstrzygnąć kwestie identyfikacji osób zarejestrowanych przez kamery zakładowe.

Zgodnie z art. 4 RODO dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to natomiast osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak:

• imię i nazwisko,
• numer identyfikacyjny,
• dane o lokalizacji,
• identyfikator internetowy lub
• jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Wykorzystywanie monitoringu zakładowego z wizerunkami osób (pracowników) zdaje się zatem wpisywać w pojęcie przetwarzania danych osobowych. Przetwarzanie takie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Podkreślmy, że obecnie brak jest szczególnych regulacji dotyczących możliwości wykorzystywania nagrań monitoringu zakładowego w ramach szkoleń bhp. Szczególnie takich, na których można bez trudu rozpoznać pracowników. Zatem wydaje się, że niezbędnym warunkiem legalizującym wykorzystanie takich nagrań do celów szkoleniowych będzie uzyskanie zgody od osób, które są na nagraniach zarejestrowane. Zgoda dotyczyć miałaby wykorzystania ich wizerunków do celów szkoleniowych.

Alternatywnym rozwiązaniem wydaje się być dokonanie cyfrowej anonimizacji (uniemożliwienia rozpoznania) osób zarejestrowanych na nagraniach. Wchodzi zatem w grę taka przeróbka obrazu i dźwięku, aby uczestnicy szkolenia nie mieli możliwości ustalenia tożsamości pracowników uchwyconych przez monitoring wizyjny.