Zobacz, jak możesz wykorzystać monitoring w postępowaniu powypadkowym nie łamiąc przepisów RODO.

Zapis monitoringu może być przydatny w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Jednak zanim go wykorzystasz, udostępnisz musisz mieć na uwadze przepisy RODO i kwestię ochrony danych osobowych pracowników widocznych na nagraniach.

Na wstępnie zaznaczmy, że zapis monitoringu zakładowego może być okazany każdemu, tylko w przypadku, gdy nie można zidentyfikować personalnie osoby nagranej (pracownika). W przeciwnym razie warto uzyskać od pracownika zgodę na przetwarzanie filmu z jego udziałem.

Zgodnie z brzmieniem nowych przepisów Kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Przepisy określają to mianem monitoringu – tym samym należy przyjąć, że termin „monitoring” jest zarezerwowany dla monitoringu wizyjnego.

Przepisy dające podstawę zastosowania monitoringu wskazują na konieczne przesłanki umożliwiające jego zastosowanie. W omiatanym przypadku kluczową z nich jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz kontroli produkcji. Problem z tym, że przepisy nie definiują celu jakim jest „zapewnienie bezpieczeństwa pracowników”. Wydaje się zatem, że cel ten może być interpretowany szeroko i tym samym zapisy monitoringu mogą być wykorzystywane w ramach szkoleń bhp, czy w postępowaniu powypadkowym – w zakresie zgodnym z zasadami prawidłowego przetwarzania danych osobowych.

Powtórzmy raz jeszcze, że zapisy monitoringu wizyjnego mogą być jak najbardziej użyteczne na potrzeby postępowania zmierzającego do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Monitoring pozwala wówczas precyzyjnie odtworzyć przebieg zdarzenia, w tym przeanalizować zachowanie poszkodowanego przed wypadkiem.

Zauważmy jednak, że w praktyce nie można wykluczyć, iż poszkodowany nie zgodzi się z tym co zobaczy w ramach zapisu zarejestrowanego przez kamery. Trudno takie działanie uznać za racjonalne, ponieważ obiektyw jak sama nazwa wskazuje rejestruje przebieg zdarzenia w sposób obiektywny – czyli zgodny ze stanem faktycznym. Pracownik może oczywiście iść „w zaparte” i twierdzić, że osoba na filmie to nie on, że zapis jest zniekształcony, zmanipulowany czy zmontowany. Wszystko to może być podstawą wniesienia do ustaleń zawartych w protokole zastrzeżeń. W takim przypadku protokół zostaje zwrócony przez pracodawcę zespołowi powypadkowemu w celu dokonania ewentualnych poprawek czy uzupełnień. Sporządzany jest nowy protokół, w przypadku którego przepisy nie przewidują ponownej możliwości wniesienia zastrzeżeń przez poszkodowanego. 

Wróćmy jednak do sedna sprawy, czyli kwestii udostępniania zapisów z monitoringu w postępowaniu powypadkowym. Zapis monitoringu, który zarejestrował zdarzenie jak najbardziej może być przedmiotem analizy. Pytanie, komu można taki zapis udostępnić i czy potrzebna jest na to zgoda poszkodowanego pracownika?

Natomiast w przypadku, gdy obraz pozwala na bezproblemowe ustalenie osoby poszkodowanej pojawia się wątpliwość.

Zgodnie z art. 4 RODO dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Wykorzystywanie monitoringu zakładowego z wizerunkiem pracownika zdaje się zatem wpisywać w pojęcie przetwarzania danych osobowych. Przetwarzaniem tym określa się operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takich jak:

• zbieranie,
• utrwalanie,
• organizowanie,
• porządkowanie,
• przechowywanie,
• adaptowanie lub modyfikowanie,
• pobieranie,
• przeglądanie,
• wykorzystywanie,
• ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie,
• dopasowywanie lub łączenie,
• ograniczanie,
• usuwanie lub
• niszczenie.

Ponieważ brak jest przepisów szczegółowo regulujących możliwość wykorzystania monitoringu zakładowego na potrzeby postępowania powypadkowego, jeżeli chcemy pokazać zapis z monitoringu (na podstawie którego to zapisu można bez trudu zidentyfikować poszkodowanego) innym osobom, najbezpieczniejszym postępowaniem będzie pozyskanie zgody poszkodowanego.

Nie można również wykluczyć poglądu, zgodnie z którym uzyskanie zgody poszkodowanego w wypadku przy pracy na udostępnienie nagrania z monitoringu z zarejestrowanym wypadkiem, nie będzie konieczne – na potrzeby postępowania powypadkowego. Bowiem działanie związane jest z realizacją prawnie usprawiedliwionego celu, nałożonego na pracodawcę, jakim jest ustalenie okoliczności i przyczyn zdarzenia. W takim przypadku należy jednak przyjąć, że dostęp do zapisów monitoringu mogą mieć wyłącznie osoby zaangażowane bezpośrednio w postępowanie powypadkowe.