Czy od 1 stycznia 2019 r. potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych osoby wskazanej do kontaktu w razie wypadku?

Pracodawca decydując się na zatrudnienie nowego pracownika ma prawo oczekiwać od niego przedstawienia danych osobowych. We wstępnej fazie przedstawia je „osoba ubiegająca się o zatrudnienie”, następnie osoba już zatrudniona – czyli mająca formalnie status pracownika. W przeważającej części przypadków, przetwarzanie danych osobowych w ramach relacji pracodawca – pracownik dotyczy danych osobowych osoby zatrudnionej. Bywają jednak sytuacje, kiedy to niezbędne będzie przetwarzanie danych innych osób – przykładowo w związku z prowadzoną przez pracodawcę działalnością socjalna, jak również w sytuacji gdy pracownik ulegnie wypadkowi.

Powszechną praktyką, przyjętą na gruncie uchylonych przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej (które były uregulowane w rozporządzeniu w sprawie z zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy), jest żądanie od pracowników danych kontaktowych osoby, która powinna być zawiadomiona w razie wypadku. Podstawą takiego żądania było brzmienie kwestionariusza osobowego dla pracownika, będącego załącznikiem do rozporządzenia.

Jednak z dniem 1 stycznia 2019 r. weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które nie zawiera już pomocniczych wzorów tym kwestionariuszy osobowych.

Z treści nowego kwestionariusza osobowego wynika, iż uprawnieniem (a nie obowiązkiem pracownika jak dotychczas) jest przekazanie danych kontaktowych osoby jaką pracodawca będzie miał obowiązek zawiadomić w razie wypadku. Uwzględniając powyższe należy przyjąć, że swobodną decyzją pracownika jest wskazanie osoby kontaktowej w razie wypadku.

Bez szczególnego zagłębiania się w temat można przyjąć, że podanie przez pracownika danych kontaktowych osoby jaką należy zawiadomić w razie wypadku, powoduje iż pracodawca może w sposób w pełni legalny przetwarzać dane osobowe takiej osoby na potrzeby czynności zawiadomienia o zdarzeniu, w którym uczestniczył pracownik.

Z uprawnieniem pracownika do podania osoby kontaktowej wiąże się wątpliwość – czy aby na pewno sam fakt wskazania konkretnej osoby i jej danych osobowych w pełnij legalizuje przetwarzanie danych osobowych na potrzeby powypadkowe?

Odnosząc się do powyższej wątpliwości należy uznać, że sam fakt wypełnienia kwestionariusza osobowego i wskazania w jego treści osoby kontaktowej nie oznacza wypełnienia wszystkich formalności niezbędnych do legalnego przetwarzania danych osobowych osoby jaką należy zawiadomić w razie wypadku. Nie można bowiem wykluczyć, że osoba wskazana przez pracownika zupełnie nie jest zainteresowana tym aby ją zawiadamiać. Nie można tym samym przyjąć domniemania, że wskazanie przez pracownika osoby kontaktowej równoznaczne jest ze zgodą takiej osoby na przetwarzanie jej danych na potrzeby dokonywania zawiadomienia o wypadku przy pracy.

Pracownik wskazując konkretną osobę, jako osobę kontaktowa w razie wypadku, powinien więc udostępnić pracodawcy zgodę takiej osoby na przetwarzanie danych.

Uzyskanie zgody, od osoby którą pracodawca wskazał jako osobę kontaktowa w razie wypadku, nie kończy wszystkich formalności obciążających pracodawcę. Należy przyjąć, że osoba taka powinna otrzymać od pracodawcy klauzulę informacyjną.

Reasumując należy przyjąć, że sam fakt wskazania przez pracownika osoby kontaktowej w razie wypadku nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zwrócenia się do pracownika w sprawie pozyskania zgody osoby kontaktowej na przetwarzanie danych osobowych. Dopiero uzyskanie zgody takiej osoby na przetwarzanie jej danych w zakresie niezbędnym do skutecznego zawiadomienia o wypadku sprawi, że pracodawca będzie mógł ją o wypadku legalnie zawiadomić.