Dokument aktualny
Zobacz inne wersje:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286)

rozporządzenie
Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
(Dz.U. z dnia 1 czerwca 1996 r.)

Na podstawie art. 2981 Kodeksu pracy zarządza się, co następuje:

Rozdział 1
Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika
§ 1.
1.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

1)
  1. § 1 ust. 1 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2006 r. (Dz.U.06.125.869) zmieniającego rozporządzenie z dniem 28 lipca 2006 r.

wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

2)

świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

3)

dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

4)

świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

5)

orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

6)

innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

2.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

2a.
  1. § 1 ust. 2a dodany przez § 1 pkt 1 lit. b) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2006 r. (Dz.U.06.125.869) zmieniającego rozporządzenie z dniem 28 lipca 2006 r.
Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
2b.
  1. § 1 ust. 2b dodany przez § 1 pkt 1 lit. b) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2006 r. (Dz.U.06.125.869) zmieniającego rozporządzenie z dniem 28 lipca 2006 r.
Pracodawca może żądać od pracownika złożenia kwestionariusza osobowego w przypadkach, o których mowa w art.221 § 2 Kodeksu pracy.
3.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

4.
  1. § 1 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2006 r. (Dz.U.06.125.869) zmieniającego rozporządzenie z dniem 28 lipca 2006 r.

Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika stanowi załącznik nr 1a do rozporządzenia.

§ 2.
1.

Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.

2.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy. Potwierdzenie to doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.

3.

Pomocniczy wzór umowy o pracę stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 3.

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, a w przypadku określonym w art. 29§ 3 Kodeksu pracy - z informacją, o której mowa w tym przepisie, oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 Kodeksu pracy.

§ 4.

Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika wystawia legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem.

§ 5.

Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884§ 3 Kodeksu postępowania cywilnego).

Rozdział 2
Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
§ 6.
1.

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

2.

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

1)

w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2;

2)

w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a)

umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

aa)
  1. § 6 ust. 2 pkt 2 lit. aa) dodana z dniem 5 sierpnia 2009 r. przez § 1 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2009 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.09.115.971)
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
b)

pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

c)
  1. § 6 ust. 2 pkt 2 lit. c) zmieniona z dniem 5 sierpnia 2009 r. przez § 1 pkt 1 lit. b) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2009 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.09.115.971)

oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy,

d)

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

e)

dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

f)

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

g)

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

h)
  1. § 6 ust. 2 pkt 2 lit. h) zmieniona z dniem 5 sierpnia 2009 r. przez § 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2009 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.09.115.971)
  2. § 6 ust. 2 pkt 2 lit. h zmieniona z dniem 1 stycznia 2016 r. przez § 1 pkt 1 lit. a) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2015.2005)

dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,

ha)

dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,

hb)
  1. § 6 ust. 2 pkt 2 lit. hb dodana z dniem 1 stycznia 2016 r. przez § 1 pkt 1 lit. b) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2015.2005)
dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
i)

orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

j)

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

ja)

wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

jb)

wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

k)

korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

ka)
  1. § 6 ust. 2 pkt 2 lit. ka) uchylona z dniem 5 sierpnia 2009 r. przez § 1 pkt 1 lit. d) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2009 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.09.115.971)

(uchylona)

l)

informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

3)

w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

a)

oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

aa)

dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97§ 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171§ 3 Kodeksu pracy),

b)

kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

c)

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884§ 2 Kodeksu postępowania cywilnego),

d)

umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

e)

orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

3.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

4.

Pomocnicze wzory pism dotyczących oświadczeń pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę, wypowiedzeniu warunków umowy o pracę oraz rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia stanowią załączniki nr 3-6 do rozporządzenia.

§ 7.

Pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

§ 8.

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

1)

kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

2)

imienną kartę (listę) wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

3)

kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

§ 8a.

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

§ 9.

W sytuacji określonej w art. 231 Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

§ 10.

Przepisy rozporządzenia dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.

Rozdział 3
Przepisy przejściowe i końcowe
§ 11.

W okresie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia pracodawcy dostosują prowadzoną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników do przepisów tego rozporządzenia.

§ 12.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 2 czerwca 1996 r.

Załącznik 1 Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
  1. Załącznik nr 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2006 r. (Dz.U.06.125.869) zmieniającego rozporządzenie z dniem 28 lipca 2006 r.
  2. Załącznik nr 1 zmieniony z dniem 5 sierpnia 2009 r. przez § 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2009 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.09.115.971)
Załącznik 1a Kwestionariusz osobowy dla pracownika
  1. Załącznik nr 1a dodany przez § 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2006 r. (Dz.U.06.125.869) zmieniającego rozporządzenie z dniem 28 lipca 2006 r.
Załącznik 2 Umowa o pracę
  1. Załącznik nr 2 zmieniony z dniem 22 lutego 2016 r. przez § 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2015.2005)
Załącznik 3 Rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem
Załącznik 4 Rozwiązanie umowy o pracę z zastosowaniem w skróconego okresu wypowiedzenia
Załącznik 5 Wypowiedzenie warunków umowy o pracę
Załącznik 6 Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia

Kategorie