Przypominamy o obowiązku złożenia do ZUS informacji IWA za rok 2017

Odpowiadając na postawnie we wstępie pytania zacznijmy od przepisu art. 27 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (dalej: ustawa o ubezpieczeniu społecznym), który mówi, że stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala się na rok składkowy. Rok składkowy obejmuje okres od dnia 1 kwietnia danego roku do dnia 31 marca następnego roku (art. 2 pkt 8 ustawy o ubezpieczeniu społecznym).

Wyjaśnijmy też, że na podstawie art. 28 ust. 2 ustawy o ubezpieczeniu społecznym w przypadku płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala ZUS. Jest to iloczyn stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe określonej dla grupy działalności, do której należy płatnik składek, i wskaźnika korygującego ustalonego dla płatnika składek.

Mając już wskazane odpowiednie podstawy prawne, odpowiedzmy wprost na pytanie, kto musi złożyć informację ZUS IWA.

Obowiązek sporządzenia informacji ZUS IWA za rok 2017 do końca stycznia 2018 r. dotyczy więc tych płatników składek, którzy łącznie spełniają następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2018 r.,
• w 2017 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio 10 ubezpieczonych,
• w dniu 31 grudnia 2017 r. byli wpisani do rejestru REGON.

Płatnik przekazuje ZUS IWA w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. dokumentów rozliczeniowych (art. 31 ust. 8 ustawy o ubezpieczeniu społecznym).

Wyjaśnimy też, że płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe jest płatnik, który w każdym miesiącu 2017 r. oraz przez co najmniej 1 dzień w styczniu 2018 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę.

W związku z tym, jeśli choć w jednym miesiącu 2017 r. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu, podmiot ten nie był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe, nie spełnia więc warunku nieprzerwanego zgłoszenia. Zatem płatnik ten nie ma obowiązku złożenia informacji ZUS IWA za 2017 r.. Nie musi jej także składać firma, która choć była płatnikiem składki wypadkowej w 2017 r., to nie była płatnikiem ani jednego dnia w styczniu 2018 r.

Podsumowując, warunku nieprzerwanego zgłoszenia nie spełnia płatnik, który mimo zgłoszenia do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób w 2017 r.:

• przynajmniej w jednym miesiącu 2017 r. nie był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe,
• był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały 2017 r., ale nie był tym płatnikiem ani jednego dnia w styczniu 2018 r.

Jeśli w jakimkolwiek z miesięcy 2017 r., za który składana jest informacja ZUS IWA, ani jeden ubezpieczony nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, płatnik składek nie przekazuje wymienionej informacji za ten rok.

Do obowiązków ZUS należy ustalenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na kolejne lata składkowe. Dotyczy to jednak tylko tych płatników składek, którzy za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe przesłali informację ZUS IWA. Pozostali płatnicy składek samodzielnie ustalają stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym, w przypadku płatników składek, którym stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustali ZUS, w terminie do 20 kwietnia danego roku zostanie przesłane zawiadomienie o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jeżeli płatnik składek do dnia 30 kwietnia danego roku nie otrzyma zawiadomienia o wysokości stopy procentowej, powinien zwrócić się do jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na swoją siedzibę o podanie wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Pozostali płatnicy składek nie otrzymują w tej sprawie żadnego zawiadomienia.

Zgodnie z art. 31 ust. 6 ustawy o ubezpieczeniu społecznym dokument ZUS IWA zawiera w szczególności:

• dane identyfikacyjne płatnika składek, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych (NIP, REGON),
• rodzaj działalności według PKD,
• liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego,
• adres płatnika składek – art. 31 ust. 6 ustawy o ubezpieczeniu społecznym.

Zgodnie z art. 31 ust. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym w celu ustalenia kategorii ryzyka w ZUS IWA należy także podać informacje dotyczące:

• poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem,
• poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich,
• zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

Stopa procentowa składki jest uzależniona od liczby ubezpieczonych zgłaszanych przez danego płatnika do ubezpieczenia wypadkowego.

Art. 28 ust. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym wskazuje, że liczbę ubezpieczonych, ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w ZUS co najmniej 1 dzień.

Ustalając liczbę ubezpieczonych w ciągu poszczególnych miesięcy roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, należy uwzględniać wszystkich ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali przynajmniej jeden dzień ubezpieczeniu wypadkowemu.

Liczbę ubezpieczonych w 2017 r. płatnik ustala więc w następujący sposób:

• należy zsumować osoby ubezpieczone podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2017 r. uwzględniając wszystkie osoby, które podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu przez przynajmniej jeden dzień miesiąca,
• sumę ubezpieczonych trzeba podzielić zawsze przez 12 miesięcy (uwzględnia się bowiem wszystkie miesiące, w których co najmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu),
• liczbę ubezpieczonych zaokrąglić: w górę – jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5 (np. 4,5 zaokrąglamy do 5), a w dół – jeśli końcówka jest mniejsza od 0,5,
• w liczbie ubezpieczonych wliczamy tylko tych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez jeden dzień,
• przy ustalaniu ogólnej liczby ubezpieczonych danego ubezpieczonego liczy się tylko raz, nawet jeśli w danym miesiącu świadczy pracę na podstawie kilku tytułów (np. umowy o pracę i zlecenia czy kilku zleceń).

Odmienne zasady ustalania liczby ubezpieczonych gdy płatnik składek zgłaszany jest w ZUS w okresie od 1 stycznia danego roku do 31 marca następnego roku. W tej sytuacji liczbę ubezpieczonych, ustala się w oparciu o liczbę ubezpieczonych podlegających zgłoszeniu do ubezpieczenia wypadkowego w miesiącu kalendarzowym, od którego płatnik składek został zgłoszony w ZUS (art. 28 ust. 4 ustawy o ubezpieczeniu społecznym).

Zasada ta ma zastosowanie tylko w przypadku:

• płatników, którzy są zgłaszani po raz pierwszy w ZUS, przy czym przy ustalaniu liczby ubezpieczonych bierze się pod uwagę miesiąc, w którym podlega ubezpieczeniu wypadkowemu pierwszy ubezpieczony,
• płatników, którzy w poprzednim roku kalendarzowym nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. byli zarejestrowani w ZUS, ale w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku nie zgłaszali ani jednej osoby do tego ubezpieczenia, płatników, którzy byli skreśleni z krajowego rejestru gospodarki narodowej REGON na dzień 31 grudnia poprzedniego roku.

Warto zwrócić uwagę na to, że kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Źródła:

• Ustalanie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, Poradnik,
• Informacja ZUS IWA za rok 2015, Kozłowska Małgorzata.