Od 1 stycznia 2020 r. obligatoryjny nowy wzór protokołu powypadkowego

Zawiadomienie o wypadku przy pracy, niezależnie od wstępnego przekonania pracodawcy co do okoliczności i charakteru zdarzenia, wymusza na zatrudniającym podjęcie czynności powypadkowych, o których mowa w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

Postępowanie powypadkowe prowadzi powołany przez pracodawcę zespół powypadkowy. Po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku zespół powinien sporządzić, nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku, protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku – zwany powszechnie protokołem powypadkowym. Uwzględniając rangę zdarzenia jakim jest wypadek, w tym konieczność zapewnienia należytej precyzji i przejrzystości co do ustaleń powypadkowych, protokół powypadkowy powinien być sporządzony zgodnie ze wzorem ustalonym przez ministra właściwego do spraw pracy na podstawie art. 237 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Przez wiele lat wzór protokołu powypadkowego określało rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 16 września 2004 r w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Zostało ono zastąpione nowym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Fakt wejścia w życie nowego rozporządzenia nie spowodował automatycznego braku możliwości stosowania w postępowaniach powypadkowych wcześniejszego wzoru protokołu powypadkowego.

Przywołana wyżej regulacja może okazać się dość problematyczna w praktyce. Nakaz korzystania z nowych formularzy protokołu powypadkowego obowiązuje w dwóch przypadkach:

1. po wyczerpaniu się zapasów formularzy obowiązujących na gruncie wcześniejszego rozporządzenia co mogło mieć miejsce długo przed graniczną datą 31 grudnia 2019 r.

2. od 1 stycznia 2020 r.

Czy to oznacza, że pracodawca, któremu skończyły się zapasy poprzedniego wzoru protokołu powypadkowego, po dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy nie miał możliwości wydrukowania sobie protokołu według starego wzoru? A co w przypadku gdy do wypadku doszło w grudniu 2019 r. a protokół sporządzany jest na przełomie roku? Czy zastosowanie wcześniejszego wzoru protokołu powypadkowego będzie postępowaniem prawidłowym?

Zobacz również webinarium: Dokumentacja powypadkowa – jak prawidłowo wypełnić najważniejsze druki i dokumenty związane z wypadkiem przy pracy lub w drodze do/z pracy?

Odnosząc się do powyższych wątpliwości trudno uznać, że wyczerpanie zapasów formularzy protokołu powypadkowego sporządzonych według starego wzoru wiązało się z zakazem sporządzenia protokołu powypadkowego w oparciu o wcześniejszy wzór. Tym samym jeżeli zespół powypadkowy, z jakiś względów (nawet przez zwykłe przeoczenie) zastosował przykładowo we wrześniu czy w listopadzie 2019 r. wcześniejszy wzór protokołu powypadkowego, wówczas w żadnym wypadku nie należy się spodziewać zakwestionowania tego faktu w przypadku kontroli PIP przeprowadzonej w 2020 roku. Są minimalne szanse, że inspektor pracy będzie badał fakt „wyczerpania się zapasów” formularza protokołu powypadkowego.

Polecamy także: Jak sporządzić protokół powypadkowy gdy z pracownikiem nie ma kontaktu?

W sytuacji gdy postępowanie powypadkowe, a ściślej mówiąc protokół powypadkowy, będzie prowadzone na przełomie roku, zespół powypadkowy może mieć wątpliwości czy dopuszczalnym będzie zastosowanie wcześniejszego wzoru protokołu powypadkowego. Niestety przepisy nie regulują powyższej kwestii. Uwzględniając fakt, iż do zdarzenia doszło w 2019 r. a sporządzanie protokołu rozpoczęło się przed końcem roku można by hipotetycznie przyjąć, że dopuszczalnym postępowaniem będzie zastosowanie wcześniejszego wzoru. Jednak najbezpieczniej będzie sporządzić protokół według wzoru nowego. Tym bardziej, że protokół będzie ostatecznie zatwierdzony przez pracodawcę w 2020 r.