8 najczęstszych błędów popełnianych przez szkoleniowców

Szkolenia należy dokładnie przygotowywać nie tylko wtedy, gdy opracowujemy nowy temat, lecz również przed każdym szkoleniem z tematu, z którym mamy już doświadczenie. Wielu szkoleniowców nie docenia jednak tego etapu.

Za każdym razem należy dostosować treści do grupy, a czasami spontanicznie zmienić przebieg ćwiczeń podczas przerwy. Może się bowiem zdarzyć, że grupa ma problem z tematem, który w programie szkolenia nie został zbyt rozbudowany (np. był już wcześniej omawiany na szkoleniu prowadzonym przez inną osobę) i spontanicznie trzeba zmienić to ćwiczenie, aby ten temat dokładniej omówić. Żeby jednak móc to zrobić, musimy być na tę ewentualność przygotowani.

Dobre przygotowanie umożliwi nam przeprowadzenie szkolenia w różnych warunkach.

Warto przeanalizować sobie również techniczne i organizacyjne aspekty, jak np.:

1. Co zrobię, jeśli liczba uczestników będzie większa niż deklarowana, a dowiem się o tym 5 minut przed szkoleniem? Czego potrzebuję, aby móc dobrze przeprowadzić szkolenie?
2. Co robię, jeśli nastąpią techniczne problemy, np. rzutnik lub komputer nie będą działały? Co mogę zrobić, aby móc dobrze przeprowadzić szkolenie w tych warunkach i nie opóźniać rozpoczęcia?
3. Jakich materiałów szkoleniowych potrzebuję (podręczniki, pisaki, puste kartki, wizytówki, długopisy, gry)?
4. Kto jest osobą kontaktową, gdyby pojawiły się problemy techniczne lub nie można było znaleźć miejsca odbywania się szkolenia? Czy mam zapisane w telefonie wszystkie niezbędne numery i zanotowane potrzebne adresy?
5. Czego potrzebuję do ćwiczeń? Jakie środki ochrony i ubranie należy zabrać ze sobą (przy wykonywaniu ćwiczeń w terenie)?
6. Co zrobię, jeśli wszystkie założone w programie tematy i zadania zostaną wykonane, a zostanie nam czas?

Istotne jest również efektywne rozplanowanie czasowe szkolenia: przy jego podsumowaniu musimy wskazać uczestnikom, że wszystkie tematy ujęte w programie zostały przez nas opracowane, a każdy został omówiony w wystarczającym stopniu. Warto również wcześniej wypróbować ćwiczenia. Warto samemu „przetestować” nowe zadania i wykonać je wspólnie ze współpracownikami: obserwować ich reakcje, notować ewentualne problemy i prosić o informację zwrotną. Dzięki temu pojawia się możliwość doszlifowania ćwiczenia, co z kolei dodaje nam pewności podczas przeprowadzania właściwego warsztatu.

Wiele osób odczuwa stres i zdenerwowanie przed wystąpieniami publicznymi, a nawet przed małą grupą szkoleniową. Bywa to normalne, odrobina stresu jest nawet niezbędna – mobilizuje bowiem do działania. Co jednak, gdy obudzi się w nas wewnętrzny krytyk, który paraliżuje nasze działania?

Przede wszystkim, zabij w sobie tego wewnętrznego krytyka. Nie warto myśleć: Nie dam sobie rady, na pewno wszystko pójdzie źle. Takie nastawienie wpłynie bowiem na jakość wystąpienia. Należy traktować szkolenie jak wyzwanie. Przed wystąpieniem trzeba przećwiczyć je w domu (przed lustrem lub z kamerą), skupić się nie tylko na treściach, ale również swoim głosie, ruchach i gestach. Szczególnie młodzi szkoleniowcy mają często problem z opanowaniem tych ostatnich elementów – mówią zbyt cicho, niepewnie, bawią się pisakami lub długopisami, gestykulują zbyt przesadnie lub chowają się za biurkiem i prowadzą szkolenie, siedząc (to absolutnie niedopuszczalne!).

Kluczowy dla naszego wystąpienia jest początek. Na tym etapie trzeba pozyskać uwagę uczestników, przedstawić im cele szkolenia i ustalić reguły, które na nim obowiązują. Można przy tym wykorzystać zasadę INTRO:

• I (ang: interest) – zainteresowanie słuchaczy czymś oryginalnym, opowiedzenie np. ciekawej historii związanej z omawianym tematem,
• N (ang. needs) – udowodnienie, że warto słuchać prowadzącego, odwołanie się do potrzeb słuchaczy,
• T (ang. topic) – wyjaśnienie, dlaczego temat wystąpienia jest ważny dla słuchaczy,
• R (ang. range) – określenie zakresu wystąpienia, zaznaczenie kwestii, które zostaną pominięte i dlaczego,
• O (ang. objectives) – przedstawienie swoich celów (np. wystąpienie potrwa..., będzie składało się z następujących etapów...).

W tej fazie warto ustalić również zasady postępowania podczas szkolenia (uczestnicy mogą je także sami zaproponować). Mogą to być np.:

• Każdy ma prawo do swojego zdania.
• Nie przerywamy, gdy ktoś mówi.
• Jeśli czegoś nie rozumiemy, pytamy od razu.
• Traktujemy się z szacunkiem.
• Wracamy z przerwy punktualnie.
• Dzielimy się swoją wiedzą i przykładami.

Wielu młodych szkoleniowców boi się przyznać do błędu lub braku wiedzy na jakiś temat. Nie potrafią odpowiedzieć na pytania uczestnika i zamiast przyznać się do tego, zgadują lub podają niesprawdzone informacje. Myślą bowiem: Jeśli powiem, że nie wiem, stracę autorytet. To nieprawda! Uczestnicy wiedzą, że nie można być ekspertem we wszystkich dziedzinach.

Współczesna technologia (dostęp do Internetu w laptopie lub telefonie) ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji (np. w trakcie przerwy w zajęciach).

Jeśli jednak szybkie odnalezienie odpowiedzi nie jest możliwe, należy ustalić sposób postępowania, np. doradzić, gdzie uczestnik może znaleźć informacje lub jaką drogą zostaną mu przekazane po szkoleniu (nie wolno jednak o tym zapomnieć!). Taki sposób postępowania sprawi, że uczestnik nie poczuje się zignorowany, a prowadzący zachowa autorytet.

Uczestnicy szkoleń muszą cały czas wiedzieć, że wiedza, którą zdobywają, przyda im się w pracy lub codziennym życiu. To sprawia, że cały czas należy odwoływać się do ich osobistych doświadczeń, bazować na zrozumiałych dla nich przykładach. Niektórzy szkoleniowcy, mimo że o tym wiedzą, uparcie stosują na każdym szkoleniu te same prezentacje i przykłady. Takie postępowanie może budzić frustrację i skutkować później tym, że uczestnicy będą negatywnie oceniali szkolenie (Informacje przekazane na szkoleniu były z pewnością ważne, jednak przykłady wypadków nie dotyczyły mojej branży).

Warto zatem pytać uczestników o ich przykłady i je notować (będą do wykorzystania na podobnym szkoleniu). Można także wykorzystać przykłady, o których było głośno w mediach – w ten sposób również przybliża się dane zagadnienie.

Ten błąd zdarza się niezwykle często i to nie tylko młodym szkoleniowcom, lecz również tym doświadczonym. Niektóre osoby szkolące źle rozumieją swoją rolę – uważają, że to one są gwiazdami i stoją w centrum. To nieprawda! Bohaterami szkolenia są jego uczestnicy i to oni powinni być na pierwszym planie. Szkoleniowiec ma być tłem, pokierować słuchaczami, zaangażować ich aktywnie.

Dobry szkoleniowiec przygotuje się tak, aby uczestnicy byli zaangażowani, uczyli się za pomocą różnych metod i sami wyciągali wnioski. Pokieruje nimi i umożliwi rozwój oraz zdobycie nowych umiejętności. Dobry prowadzący musi posiadać wiele umiejętności i szeroką wiedzę dotyczącą m.in.:

• uczenia ludzi dorosłych,
• różnorodnych metod nauczania,
• posługiwania się metodami aktywującymi uczestników,
• umiejętności zadawania pytań,
• planowania czasu,
• radzenia sobie z konfliktami.

Niezbędna na szkoleniu jest również umiejętność słuchania i reagowania na wypowiedzi uczestników. Zdanie prowadzącego nie jest na szkoleniu najważniejsze, nie tylko on przecież posiada wiedzę na omawiany temat – każdy ma prawo się wypowiedzieć i zostać (aktywnie) wysłuchanym.

Czy można przeprowadzić szkolenie bez prezentacji? Wielu szkoleniowców nie wyobraża sobie takiej sytuacji. A jest to możliwe! Prezentacje pełnią ważną rolę: zawierają plan szkolenia oraz najważniejsze informacje i określają jego ramy. Jeśli jednak pokazanie jej staje się głównym sposobem prowadzenia zajęć, można być skazanym na porażkę.

Należy zatem tak przygotować szkolenie, aby odpowiadało naturalnym sposobom uczenia się ludzi dorosłych. Szkolenia, podczas których słuchacze siedzą i słuchają, odchodzą do lamusa. Coraz więcej firm stawia na jakość i skuteczność szkoleń, dlatego umiejętność prowadzenia ich metodami aktywizującymi będzie w cenie. Metody te sprawdzają się świetnie również podczas szkoleń bhp.

Szkolenia kończą się często ankietą, której celem jest ocena szkolenia. Powinna być sformułowana konkretnie, zawierać pytania otwarte. Ponieważ uczestnicy po szkoleniu chcą szybko wyjść do domu, mogą nie podzielić się w ankiecie wszystkimi swoimi uwagami. Warto zatem obserwować uczestników i prosić ich o informację zwrotną, np. dotyczącą przeprowadzonych ćwiczeń oraz tego, czy szkolenie spełnia ich oczekiwania. To umożliwi wprowadzenie zmian i dopasowanie następnych szkoleń do potrzeb uczestników.

Takie informacje zwrotne są bardzo cenne, gdyż umożliwiają ciągłe rozwijanie i doskonalenie szkoleń, ćwiczeń i siebie jako osoby prowadzącej. Nie należy się zatem tego bać i otwarcie przyjmować wszelkie uwagi, a za krytyczne szczególnie dziękować. W ten sposób można się bowiem czegoś nauczyć, zdobyć szacunek i doskonalić swój warsztat.