Skąd pracodawca może dowiedzieć się o zakażeniach COVID-19 wśród personelu?

Firma lub instytucja publiczna będzie zarówno:

• pracodawcą – w rozumieniu prawa pracy (zwłaszcza Kodeksu pracy),
• administratorem danych osobowych (tj. podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych swego personelu) – w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, jak i
• podmiotem zobowiązanym do przestrzegania przepisów sanitarnych w związku z epidemią COVID-19.

Na podstawie art. 8a ust. 5 ustawy o Państwowej Inspekcji Sanitarnej Główny Inspektor Sanitarny (GIS) lub upoważniony przez niego inny organ Państwowej Inspekcji Sanitarnej może wydawać m.in. pracodawcom:

• decyzje zobowiązujące m.in. do podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych oraz
• zalecenia i wytyczne określające sposób postępowania w trakcie realizacji nałożonych zadań

– w przypadku stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii albo w razie niebezpieczeństwa szerzenia się zakażenia lub choroby zakaźnej, które może stanowić zagrożenie dla zdrowia publicznego.

Przepis ten może być teoretycznie podstawą do wykonywania przez pracodawcę testów na obecność COVID-19 i wchodzenia w posiadanie ich wyników, jeżeli w indywidualnym przypadku pracodawca otrzyma taki nakaz.

Ponadto Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) potwierdził, że „wszelkie problemy związane ze zwalczaniem i zapobieganiem rozprzestrzeniania się koronawirusa powinny być w świetle powyższych unormowań w pierwszej kolejności zgłaszane do GIS” (https://uodo.gov.pl/pl/138/1456).

Tym samym, w razie stwierdzenia lub podejrzenia COVID-19 pracodawca w pierwszej kolejności powinien podjąć próbę kontaktu z inspekcją sanitarną w celu uzyskania właściwych wskazówek. Niezależnie od tego należy śledzić również wszelkie komunikaty wydane przez ww. podmioty dla konkretnej branży. Pomoc w tym zakresie mogą stanowić również wytyczne dla poszczególnych branż, jednak pierwszeństwo mają indywidualne zalecenia ze strony GIS lub podmiotów przez niego upoważnionych.

Z uwagi na liczbę zakażeń kontakt z inspekcją sanitarną może być znacząco utrudniony, dlatego pracodawca przeciwdziałający COVID-19 w zakładzie pracy powinien wiedzieć, jak samodzielnie pogodzić przepisy prawa pracy i RODO.

Walka z COVID-19 a przepisy Kodeksu pracy

RODO dopuszcza przetwarzanie danych osobowych, jeżeli ADO – pracodawca posiada jakąkolwiek wymienioną w RODO przesłankę do ich przetwarzania.

Informacja o niebezpieczeństwie epidemicznym, jakie stwarza dana osoba, może pomóc innym członkom personelu oraz osobom trzecim w ustaleniu, czy z taką osobą mieli oni styczność, a tym samym skłonić ich do podjęcia działań profilaktycznych, takich jak przeprowadzenie u siebie testów na obecność COVID-19 czy też rozpoczęcie pracy zdalnej.

Musimy wyjść z założenia, że zdrowie i życie ludzi jest ważniejsze niż prawo ochrony danych osobowych. Również w razie odmiennych interpretacji co do przetwarzania tego typu danych osobowych, Prezes UODO – nawet jeżeli zadecyduje o nałożeniu kary finansowej – musi zgodnie z art. 83 RODO ust. 2 lit. k RODO wziąć pod uwagę „wszelkie (…) łagodzące czynniki mające zastosowanie do okoliczności sprawy, takie jak (…) uniknięte straty.”

Ponadto, zgodnie z RODO, przetwarzanie danych osobowych należy zorganizować w taki sposób, aby służyło ludzkości, a prawo to nie jest prawem bezwzględnym i należy je postrzegać w kontekście jego funkcji społecznej i wyważyć względem innych praw podstawowych w myśl zasady proporcjonalności (motyw 4).

Które przepisy RODO pozwalają pracodawcy przetwarzać dane o stanie zdrowia

Ta ostatnia przesłanka z art. 9 ust. 2 lit. b RODO będzie zatem zgodna z obowiązkami wynikającymi zwłaszcza z przytoczonych wcześniej artykułów kp, tj. art. 211 pkt 7, 207¹ § 1 pkt 1, 207¹ § 1 pkt 1 oraz 209² § 1 pkt 1.

W praktyce zatem możemy się powoływać na ww. podstawy prawne zwłaszcza w przypadku stwierdzenia u pracownika objawów wskazujących na COVID-19 i podjęcia w związku z tym decyzji o odsunięciu go od pracy w celu poddania się testowi i wydania polecenia poinformowania pracodawcy o wynikach testu.

Zgoda każdego członka personelu nie może być podstawą prawną do przetwarzania danych o stanie zdrowia. Przesłankę zgody stosujemy bowiem w przypadku, gdy nie znajdujemy do przetwarzania innych podstaw prawnych. Ponadto, zgodę można w każdej chwili wycofać, a sama nierówność w relacji pracodawca – pracownik podważa wymagany „dobrowolny” charakter takiej zgody.

Przetwarzając jakiekolwiek dane, pracodawca powinien jednak pamiętać zwłaszcza, że:

• muszą być one ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane oraz przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c i e RODO) – przetwarzajmy zatem informacje o stanie zdrowia jedynie w zakresie niezbędnym do ochrony życia lub zdrowia załogi, zwłaszcza gdy pewnych działań nie może podjąć lub nakazać organ sanitarny (tym samym poznanie wyników testu, czy też rozpowszechnienie informacji o tych wynikach, aby było legalne, musi być konieczne do wypełniania obowiązków pracodawcy, np. dotyczących bhp);
• należy spełnić wobec osoby, od której pozyskujemy dane o stanie zdrowia obowiązek informacyjny, podając informację wynikające z art. 13 lub 14 RODO, a zatem uwzględnić zwłaszcza podstawę prawną przetwarzania oraz okres przechowywania danych;
• do przetwarzania danych osobowych o stanie zdrowia dopuszczamy – na podstawie art. 22^1b § 3 kp – jedynie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (chodzi o osoby uprawnione do przyjmowania zgłoszeń o zachorowaniach, poznawania wyników testów i do udzielania informacji o zachorowaniach); osoby te musimy zobowiązać do zachowania takich danych w tajemnicy (za wyjątkiem sytuacji, gdy konkretne przepisy nakazują ujawnienie informacji).

Zgodnie ze stanowiskiem Rzecznika Praw Obywatelskich z 29 października 2020 r. (patrz: podstawa merytoryczna): „Wydaje się, że pracodawca powinien poinformować pozostałych pracowników (o pozytywnym wyniku testu na COVID-19 u jednego z nich – przyp. aut.), ale wyłącznie tych, którzy mogli mieć styczność z osobą zarażoną, w celu eliminacji ryzyka lub dalszego ryzyka rozpowszechniania się wirusa w zakładzie pracy. Jest to (...) w istocie zadanie inspekcji sanitarnej, jednakże zwłaszcza w sytuacji znacznych opóźnień, ze względu na liczbę wykonywanych zadań, wydaje się właściwe i mieszczące w zadaniach oraz obowiązkach ciążących na pracodawcy”.

Oczywiście w praktyce nieraz trudno będzie wydzielić jedynie wybraną grupę osób zagrożonych, z uwagi na mobilność samych pracowników.

Część personelu nie podlega przepisom Kodeksu pracy. Jak jednak wyżej wspomniano, pracodawca musi chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Tym samym, aby chronić pracowników, pracodawca ma prawo – w związku ze zwalczaniem rozprzestrzeniania się COVID-19 – podjąć również opisane wcześniej działania w stosunku do osób niezatrudnionych na umowę o pracę.

Reasumując – jeżeli firma zatrudnia choć jednego pracownika, a obecność na terenie zakładu pracy jakiejkolwiek innej osoby może wpłynąć na jego bezpieczeństwo – pracodawca ma prawo zastosować przytoczone wcześniej przepisy (z naciskiem na art. 207 § 2 kp) również w stosunku do takich osób jak np. zleceniobiorcy czy też wykonujący umowę o dzieło.

• art. 22^1b § 3, 207¹ § 1 pkt 1 oraz 209² § 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020, poz. 1320 ze zm.),
• art. 8a ust. 5 ustawy z 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (tekst jedn.: Dz.U. z 2021, poz. 195),
• art. 4, art. 5, art. 9, art. 14, art. 83 oraz motyw 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO),
• stanowisko Rzecznika Praw Obywatelskich z 29 października 2020 r. „Czy pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników, że jeden z nich ma pozytywny wynik testu?” – https://www.rpo.gov.pl/pl/content/koronawirus-w-pracy-kto-ma-wiedziec-o-zakazeniu-maseczk-FAQ.