Sprawdź, jak stosować przepisy RODO przy kompletowaniu dokumentacji powypadkowej i uniknij błędów

Sebastian Kryczka
Sebastian Kryczka
06.07.2018AKTUALNE

Sprawdź, jak stosować przepisy RODO przy kompletowaniu dokumentacji powypadkowej i uniknij błędów

Choć przepisy RODO weszły w życie jakiś czas temu, ich stosowanie w praktyce przysparza wiele trudności. Sprawdź zatem, jak stosować przepis RODO przy kompletowaniu dokumentacji powypadkowej wypadku przy pracy, koniecznej do uzyskania jednorazowego odszkodowania. Kiedy należy uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w przypadku jakich dokumentów zbieranych w postępowaniu powypadkowym? Czy potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych na potrzeby rejestru wypadków przy pracy?

Korzyści 

Informacje zawarte w tym tekście pozwolą Ci:

  • Uniknąć błędów w stosowaniu przepisów RODO
  • Skompletować niezbędną dokumentację w postępowaniu powypadkowym
  • Właściwe prowadzić rejestry wypadków przy pracy i chorób zawodowych

Wypadki przy pracy oraz postępowanie prowadzone w ich zakresie wymagają tworzenia szeregu dokumentów. Zastanówmy się zatem, jak i czy stosować przepisy RODO odnośnie danych osobowych pozyskiwanych w czasie postępowania powypadkowego i jego dokumentowania.

Już na wstępie zaznaczmy, że jeżeli istnieje wystarczająca i wyraźna podstawa prawna umożliwiająca przetwarzanie danych osobowych, czyli przepis nakładający określone obowiązki w zakresie prawnym na administratora danych osobowych – pracodawcę, wówczas na gruncie regulacji o ochronie danych osobowych można przyjąć, że zgoda osób których dane osobowe są przetwarzane nie jest wymagana. W pozostałym zakresie, uwzględniając poziom niedomówień i interpretacji dotyczących RODO, zgodę na przetwarzanie danych powinno się uzyskać.

Dokumenty związane z wypadkiem

W ramach postępowania powypadkowego wytwarzane są dokumenty, z których najważniejszym, o znaczeniu strategicznym jest protokół powypadkowy. Przetwarzanie danych osobowych w ramach postępowania powypadkowego dotyczy różnych osób – niezależnie od tego, że postępowanie prowadzone jest w sprawie skonkretyzowanego personalnie pracownika, który uległ wypadkowi.

Dane osobowe świadków

W przypadku danych osobowych świadków zdarzenia należy uznać, że przepisy krajowe – powypadkowe (póki co) nie zawierają wystarczającej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych na potrzeby postępowania. Tym samym należy przyjąć, że prowadzący postępowanie powypadkowe zespół powinien uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych świadków zdarzenia.

Dane osobowe poszkodowanego pracownika

Co do uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych w przypadku poszkodowanego – w ramach zbierania od niego wyjaśnień – można przyjąć, że nie jest niezbędna dodatkowa zgoda na tę konkretną czynność prowadzoną w ramach postępowania. Jest ona bowiem częścią składową szerszego postępowania powypadkowego, którego przeprowadzenie ma wystarczającą podstawę prawną w przepisach powypadkowych.

Dane o urazie

Potwierdzenie urazu oraz jego kwalifikacja medyczna to zadanie dla biegłych specjalistów z zakresu medycyny. W tym przypadku, zakładając, że potwierdzenie oraz ocena medyczna urazu mają postać regulowanego prawnie dokumentu wystawianego przez lekarza (Druk ZUS OL-9) wydaje się, że również uzyskiwanie jego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby postępowania nie jest konieczne.

Jednorazowe odszkodowanie

Do świadczeń z tytułu wypadku przy pracy zalicza się jednorazowe odszkodowanie. Przysługuje ono ubezpieczonemu, który doznał stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu. Za stały uszczerbek na zdrowiu uważa się takie naruszenie sprawności organizmu, które powoduje upośledzenie czynności organizmu nierokujące poprawy.

Ubieganie się o jednorazowe odszkodowanie w związku z wypadkiem przy pracy wiąże się z koniecznością przesłania do ZUS szeregu dokumentów. Zakres powyższego obowiązku reguluje jednoznacznie przepis § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad orzekania o stałym lub długotrwałym uszczerbku na zdrowiu, trybu postępowania przy ustalaniu tego uszczerbku oraz postępowania i wypłatę jednorazowego odszkodowania. Zgodnie z przywołanym wyżej przepisem do niezbędnej dokumentacji, przesyłanej do ZUS należy zaliczyć:

  • protokół powypadkowy,
  • prawomocny wyrok sądu pracy,
  • kartę wypadku,
  • decyzję o stwierdzeniu choroby zawodowej,
  • zaświadczenie o stanie zdrowia wydane przez lekarza, pod opieką którego znajduje się ubezpieczony (ZUS OL-9) ,
  • odpis aktu zgonu (opcjonalnie).

Ponieważ przesłanie powyższych danych wiąże się z wyraźnym obowiązkiem prawnym płatnika składek, mającym niebudzącą wątpliwości podstawę prawną w przepisach krajowych można przyjąć, że przesłanie powyższych dokumentów, w tym zawartych w nich danych osobowych nie będzie wymagało dodatkowej zgody pracownika – na gruncie obowiązujących przepisów RODO – który uległ wypadkowi, i ubiega się o odszkodowanie. Tym bardziej, że postępowanie o przyznanie odszkodowania wszczynane jest na wniosek pracownika (ubezpieczonego).

Rejestr wypadków i chorób zawodowych

Pracodawca jest obowiązany prowadzić rejestr wypadków przy pracy i prowadzić rejestr obejmujący przypadki stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby niezależnie od częstotliwości wystąpienia tych zdarzeń w danym zakładzie pracy.

Ważne

Zarówno rejestr wypadków przy pracy jak i rejestr chorób zawodowych zawierają dane osobowe oraz wrażliwe. Dane zawarte we wspomnianych rejestrach podlegają ogólnemu rozporządzeniu o ochronie danych – RODO.

Przetwarzanie danych osobowych w rejestrze wypadków

Zakres danych osobowych jakie przetwarzane są na potrzeby rejestru wypadków przy pracy wynika wyraźnie z przepisów prawodawstwa krajowego. Obowiązek prawidłowego prowadzenia powyższego rejestru jest obowiązkiem prawnym administratora danych osobowych – w omawianym przypadku pracodawcy. Tym samym należy przyjąć, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby prowadzenia powyższego rejestru nie jest wymagana od zainteresowanych pracowników.

Przetwarzanie danych osobowych w rejestrze chorób zawodowych

Nieco inaczej sprawa przedstawia się w przypadku rejestru obejmującego przypadki stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby. Problem w tym, że przepisy nie wskazują w sposób wyraźny na zakres danych osobowych jakie powinny się znajdować w takim rejestrze. Tym samym można przyjąć, że na gruncie rozporządzenia RODO, sama podstawa prawna zobowiązująca do prowadzenia rejestru – bez wyraźnego określenia zakresu danych osobowych, jakie w nim powinny się znajdować – nie jest okolicznością umożliwiającą przetwarzanie danych osobowych bez zgody osób których dane dotyczą.

Ważne

Należy ponadto pamiętać, że RODO wprowadza zasadę minimalizacji danych – tym samym w sprawach dotyczących bhp, tam gdzie przepisy nie wskazują wyraźnie zakresu dopuszczalnego danych jakie można przetwarzać, należy pozyskiwać dane w granicach niezbędnego minimum.

Autor: 

Sebastian Kryczka

prawnik, ekspert prawa pracy

Autor
Sebastian Kryczka
Absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Były pracownik merytoryczny Państwowej Inspekcji Pracy, jak również współpracownik Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Autor komentarza do kodeksu pracy, ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do kodeksu pracy, jak również kilkuset publikacji poświęconych problematyce prawa pracy oraz bhp. Jako były pracownik PIP posiada bogate doświadczenie w zakresie między innymi poradnictwa, w ramach którego ocenia wątpliwości prawne przez pryzmat zarówno szeroko rozumianego prawa pracy ale i kompetencji kontrolno-nadzorczych inspektorów pracy.