Zbierając dane świadków wypadku przy pracy pamiętaj o nowych przepisach RODO i uniknij ich naruszenia

Niestety przepisy regulujące postępowanie powypadkowe, w tym dokumentację, jaka jest w jego trakcie wytwarzana, nie regulują zakresu danych osobowych jakie można uzyskać od świadka wypadku. Dlatego też niezależnie od tego, czy świadkami wypadku są inni pracownicy, czy osoby z zewnątrz warto, w kontekście rozporządzenia RODO (obowiązującego od 25 maja 2018 r.) uzyskać zgodę od świadków zdarzenia na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby postępowania powypadkowego, w którego zakresie mieści się czynność udostępniania protokołu poszkodowanemu. Wprawdzie przeprowadzenie postępowania i przekazanie dokumentacji jest obowiązkiem prawnym pracodawcy, krajowe przepisy nie zawierają jednoznacznie brzmiącej podstawy prawnej w sprawie zakresu danych osobowych świadków zdarzenia, tym samym należy przyjąć, że zgoda świadków będzie korespondowała z zasadami zgodności przetwarzania danych na gruncie przepisów RODO.

Niezależnie od kwalifikacji zdarzenia – nawet zupełnie wstępnej, zawiadomienie o wypadku nakłada na pracodawcę obowiązki związane z ustaleniem jego przyczyn. Kluczowym elementem mającym decydujące znaczenie z punktu widzenia oceny zdarzenia jest przeprowadzenie postępowania dowodowego, zmierzającego do ustalenia okoliczności i przyczyn zdarzenia. Dużą wartość dowodową obok wyjaśnień poszkodowanego mają informacje zebrane od świadków zdarzenia, których relacja może być dużo bardziej wartościowa na potrzeby postępowania niż wyjaśnienia samego pokrzywdzonego.

Istotnym problemem dla praktyki wypadkowej jest kwestia zakresu danych osobowych jakie można uzyskać od świadków zdarzenia. Problem w tym, że przepisy regulujące postępowanie powypadkowe nie normują zasad postępowania w kwestii danych osobowych świadków zdarzenia.

Z całą pewnością poprzestanie na zebraniu wyjaśnień od świadków – bez ich skonkretyzowania nie będzie postępowaniem prawidłowym. Należy bowiem mieć na względzie, że dokumentacja powypadkowa może być dokumentem, który będzie przywołany w postępowaniu przed sądem – w przypadku, np. sporu odnoszącego się do zdarzenia. W takim przypadku osoby będące jego świadkami mogą okazać się niezbędne dla celów postępowania sądowego.

Za dane osobowe świadków, które wydają się być niezbędne w kontekście postępowania powypadkowego, które mogą być następnie użyteczne w ramach sporu sądowego należy uznać:

• imię, nazwisko;
• adres zamieszkania

świadka wypadku.

Problematyka danych świadków wypadku może być dla pracodawców kłopotliwa na gruncie przepisów rozporządzenia RODO, które wprowadza regulacje o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych. Problem w tym, że zarówno RODO, jak i przepisy krajowe (póki co) nie odnoszą się w sposób bezpośredni do problemu danych osobowych świadków wypadków przy pracy.

Z zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych wynikających z art. 5 RODO wynika, iż przetwarzanie danych powinno być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których dane są przetwarzane. Jest to zasada minimalizacji danych. Uwzględniając powyższą zasadę, na gruncie przetwarzana danych na potrzeby postępowania powypadkowego należy przyjąć, że zakres oczekiwanych danych osobowych świadków powinien być ograniczony do niezbędnego minimum.

Od dnia 25 maja 2018 r., zgodnie z postanowieniami RODO, przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem w przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, jak również w przypadku gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Wprawdzie udostępnienie dokumentacji powypadkowej jest obowiązkiem prawnym pracodawcy, jednak brak podstawy prawnej dotyczącej zakresu przetwarzania danych świadków wypadków przy pracy nakazuje uzyskać zgodę od tych osób na przetwarzanie ich danych w kontekście prawnego obowiązku pracodawcy, jakim jest prawidłowe sporządzenie i udostępnienie dokumentacji powypadkowej.

Wzór
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może brzmieć następująco:

Niniejszym wyrażam/nie wyrażam* zgodę/y na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w dokumentacji wypadku przy pracy – protokole powypadkowym; dokumencie informacji zebranych od świadka wypadku, w zakresie: imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania/korespondencyjnego przez pracodawcę/firmę ………………………………………………………….(wskazać pełne dane pracodawcy) na potrzeby postępowania powypadkowego związanego z wypadkiem przy pracy. Zgodę wyrażam dobrowolnie. Zostałam/em poinformowana/y o prawie do wycofania zgody. 

                                                                                   ………………………………
                                                                                   (data, podpis osoby której dane dotyczą)