Hot desking a ergonomia

Badania dowodzą, że poziom wykorzystania stanowisk pracy w organizacjach rzadko przekracza 70 proc. W konsekwencji na świecie coraz bardziej popularna staje się koncepcja hot deskingu, zgodnie z którą pracownicy nie mają przypisanych stałych stanowisk. Dzieje się tak z kilku przyczyn. Rozwój nowoczesnych technologii sprawia, że wiele zadań może być wykonywana zdalnie, dlatego firmy dają swoim specjalistom przynajmniej częściową możliwość zajmowania się obowiązkami służbowymi w domu. Zmienia się też model zatrudnienia. Coraz częściej organizacje decydują się na przykład na czasowe zaangażowanie konsultantów pracujących tylko na czas trwania konkretnego projektu. Biorąc te wszystkie czynniki pod uwagę, wielu pracodawców decyduje się wdrożyć model aranżacji biura eliminujący – całkowicie lub częściowo – przypisane na stałe stanowiska pracy. Case study pokazują, że może to przynieść realne oszczędności. Na przykład American Express poprzez umożliwienie pracownikom zdalnej zanotował redukcję kosztów oscylującą rocznie w granicach 10-15 milionów dolarów.

Hot desking to z pewnością wiele korzyści dla pracodawców. Nie należy jednak zapominać, że decydując się na ten system pracy konieczne jest zapewnienie ergonomicznych stanowisk dla wszystkich pracowników, także tych rzadko przebywających w firmie.

Pierwszym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę jest oszacowanie, ile biurek jest średnio wykorzystywanych na co dzień. Nie należy sugerować się w tej kwestii ogólnymi badaniami rynku, ponieważ podają one szacowaną wartość. Za każdym razem powinno się wziąć pod uwagę specyfikę danej organizacji – jak chętnie pracownicy korzystają z możliwości pracy zdalnej, czy zdarza się, że przez znaczną część miesiąca przebywają np. w siedzibie klienta?

Drugim istotnym elementem jest wyposażenie biura w elastyczne stanowiska pracy, tzn. takie, które łatwo można dostosować do potrzeb osób o różnym wzroście. Podstawą są regulowane krzesła, najlepiej wyposażone w podłokietniki, ułatwiające utrzymanie prawidłowej postawy. Ciekawym rozwiązaniem, które sprawdzi się w tak zaaranżowanej przestrzeni są stanowiska pracy z możliwością zmiany wysokości blatu, które łatwo można dopasować do potrzeb użytkownika.

Jeśli chodzi o sprzęt, w modelu hot deskingowym dobrze sprawdzają się laptopy dodatkowo wyposażone w podstawki umożliwiające dostosowanie wysokości ekranu. Decydując się na wprowadzenie hot deskingu w całej organizacji ważne jest zapewnienie pracownikom wydzielonych miejsc do przechowywania rzeczy osobistych po skończonym dniu pracy, np. dając im dostęp do zamykanych szafek- lockerów.

Zuzanna Mikołajczyk
Dyrektor Ds. Handlu i Marketingu,
Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Mikomax Smart Office jest polską, rodzinną firmą z 25-letnim doświadczeniem w zakresie aranżacji przestrzeni biurowych. Posiada 16 salonów w Polsce i 37 partnerów za granicą. Mikomax Smart Office to ekspert w tworzeniu nowoczesnych biur łączący fachową wiedzę o produkcji mebli z autorską koncepcją jej zastosowania we współczesnym miejscu pracy. Firma tworzy biura dostosowane do potrzeb, specyfiki, kultury organizacyjnej, charakteru działań swoich klientów oraz do celu, który chcą osiągnąć. Oferta Mikomax Smart Office skierowana jest zarówno do dużych jak i małych firm. Współpracuje m.in. z sektorem usług dla biznesu, telekomunikacji, consultingowym, transportowym i publicznym. Proponuje też usługi wspierające projekt, od procesu rozpoczęcia współpracy po realizację rozwiązań, np. projektowanie przestrzeni pracy, transport i montaż, czy szkolenia z zasad ergonomii.