RODO – wyjaśniamy wybrane problemy i wątpliwości w kontekście bezpieczeństwa pracy

Sebastian Kryczka
Sebastian Kryczka
22.05.2018AKTUALNE

RODO – wyjaśniamy wybrane problemy i wątpliwości w kontekście bezpieczeństwa pracy

25 maja 2018 r. wejdą wżycie nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w związku z obowiązywaniem przepisów potocznie zwanych RODO. Wprowadzają one również zmiany w przepisach kodeksu pracy. Zobacz, jak zmiany te mogą oddziaływać na zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa pracy. Dowiedź się, jak możesz wykorzystać je na gruncie bhp i bądź przygotowany na ich prawidłowe stosowanie. Sprawdź, w jakich przypadkach powinieneś uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, aby uniknąć ewentualnych kar.

Od dnia 25 maja 2018 r. w prawie polskim zacznie obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, znane powszechnie jako RODO (dalej: RODO). W konsekwencji modyfikacji ulega kształt wybranych przepisów kodeksu pracy, o czym mowa w nowej ustawie o ochronie danych osobowych. Nie wykluczone, że wraz z RODO zostaną wprowadzone dodatkowe rozwiązania do kodeksu pracy, które jednak obecnie znajdują się w fazie projektu.

Zmiany w kodeksie pracy

Rozporządzenie w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych znane powszechnie pod nazwą RODO obowiązuje co do zasady bezpośrednio. Jednak przepis art. 88 RODO daje możliwość państwom członkowskim UE zawarcia w swoich przepisach lub w porozumieniach zbiorowych bardziej szczegółowych rozwiązań prawnych mających zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników. Dotyczy to kwestii:

  • zatrudnienia, w szczególności do celów rekrutacji, wykonania umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków określonych przepisami lub porozumieniami zbiorowymi,

  • zarządzania, planowania i organizacji pracy,

  • równości i różnorodności w miejscu pracy,

  • bezpieczeństwa i higieny pracy,

  • ochrony własności pracodawcy.

Konsekwencją dostosowania krajowego prawodawstwa do przepisów wynikających z RODO jest (póki co) ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która zawiera również nowe regulacje do kodeksu pracy dotyczące możliwości stosowania monitoringu przez pracodawców. Nowe rozwiązania prawne mają wejść w życie z dniem 25 maja 2018 r.

W ostatnim czasie dużo mówi się o modyfikacji przepisów kodeksu pracy w zakresie danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie, formalnie zatrudnionego pracownika oraz o modyfikacji niektórych przepisów kodeksu pracy normujących problematykę pracowniczych badań profilaktycznych. Powyższe zagadnienia w zakresie uzupełnienia i modyfikacji stosownych regulacji jednak póki co pozostają na etapie projektu.

Monitoring wizyjny

Z dniem 25 maja 2018 r wchodzi w życie wspomniana wcześniej nowa ustawa o ochronie danych osobowych, a wraz z nią zmiany w przepisach, między innymi kodeksu pracy – co jednoznacznie wynika z art 111 ustawy o ochronie danych osobowych. Istotną zmianą, a właściwie uzupełnieniem obowiązujących regulacji kodeksowych jest unormowanie problematyki monitoringu zakładowego.

Zgodnie z brzmieniem nowych przepisów kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia:

  • bezpieczeństwa pracowników lub

  • ochrony mienia lub

  • kontroli produkcji lub

  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.

Uwaga!

Przepisy określają to mianem monitoringu – tym samym należy przyjąć, że termin „monitoring” jest zarezerwowany dla monitoringu wizyjnego.

Monitoring a bezpieczeństwo pracy

Przepisy dające podstawę zastosowania monitoringu wskazują na konieczne przesłanki umożliwiające jego zastosowanie. Kluczową z nich jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz kontroli produkcji. Z całą pewnością analiza zapisów monitoringu wizyjnego może być pomocna w zapewnieniu bezpieczeństwa pracy – w tym produkcji na optymalnym poziomie. Zapisy monitoringu są ponadto bardzo cennym źródłem dowodowym w przypadku wystąpienia zdarzeń, które mogą być rozpatrywane w kategoriach wypadków przy pracy. Istnieje duża szansa, że pracownik mając świadomość monitoringu powstrzyma się od rutynowych postępowań, sprzecznych z podstawowymi przepisami i zasadami bhp. Monitoring zakładowy, w tym dotyczący procesów produkcyjnych może być istotnym elementem analiz stanu bhp w zakładzie pracy.

Ważne

Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Jednak powyższa zasada wyłączająca stosowanie monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach, w których nie odbywa się bezpośrednio proces pracy, w których to miejscach pracownicy mają wzmożone prawo do prywatności, nie ma charakteru bezwzględnego. Jeżeli stosowanie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych będzie niezbędne do realizacji celu jakim jest bezpieczeństwo pracowników czy ochrona mienia, wówczas monitoring może być stosowany.

Uwaga!

Warunek jest jeden – stosowanie monitoringu we wskazanych wyżej miejscach nie może naruszyć godności oraz innych dóbr osobistych pracowników. Nowe przepisy kodeksu pracy wymagają w takim przypadku zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie osób – przebywających we wskazanych wyżej szczególnych kategoriach pomieszczeń zakładu pracy.

Obowiązki pracodawcy w związku z wprowadzeniem monitoringu wizyjnego

W przypadku wprowadzenia monitoringu obowiązkiem pracodawcy będzie oznaczenie pomieszczenia i terenu monitorowanego

  1. w sposób widoczny i czytelny,

  2. za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych,

  3. nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Zarejestrowane przez monitoring zakładowy obrazy powinny być przetwarzane wyłączne do celów związanych z wprowadzeniem monitoringu wizyjnego. Jeżeli zatem powodem jego wprowadzenia są względy bezpieczeństwa – wówczas przetwarzanie zapisów monitoringu może być dokonywane wyłącznie w kontekście problematyki bhp.

Ważne

Zapisy monitoringu mogą być przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy licząc od dnia nagrania.

Powyższy graniczny okres przechowywania zapisów monitoringu nie ma charakteru bezwzględnego. W przypadku, gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, wówczas niezbędne jest przechowywanie danych z monitoringu zakładowego dłużej – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Monitoring poczty elektronicznej

Drugim rodzajem monitoringu zakładowego, który został uregulowany w nowych przepisach kodeksu pracy to monitoring poczty elektronicznej. Można go będzie wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Użycie w przepisie zwrotu „narzędzia pracy” jest nieco problematyczne. Rodzi się bowiem pytanie, czy chodzi wyłącznie o narzędzie pracy, jakim jest komputer przy pomocy którego pracownik wykonuje swoje obowiązki, czy może chodzi o każde niewłaściwe wykorzystywanie dowolnych narzędzi pracy, w tym do prowadzenia działalności konkurencyjnej, co może zostać ujawnione w ramach kontroli poczty elektronicznej.

Ważne

Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Tym samym powinien być ograniczony wyłącznie do poczty i wiadomości mających charakter służbowy.

Inne formy monitoringu

Mimo, iż nowe przepisy kodeksu pracy eksponują monitoring wizyjny oraz służbowej poczty elektronicznej, pracodawca ma bardzo duże pole manewru do stosowania praktycznie dowolnej formy monitoringu. Nowe przepisy zawierają kluczową w tym zakresie informację, niejako wplecioną „drobnym druczkiem”, z której wynika, iż pracodawca w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy może stosować inne formy monitoringu.

Przepisy nie wskazują czym są owe „inne formy”, nie zawierają również przykładowego katalogu innych form monitoringu.

Przykład

Dopuszczalnym rozwiązaniem będzie zatem prowadzenie geolokalizacji pracowników, w tym samochodów służbowych czy innych narzędzi pracy.

Takie rozwiązanie może być pomocne, np. w ustaleniu, czy zdarzenie noszące cechy wypadku przy pracy miało miejsce w godzinach pracy, czy też nie – co często jest sprawą kluczową dla ustalenia związku wypadku z pracą.

Dane dotyczące zdrowia pracowników i ich przetwarzanie w związku z profilaktycznymi badaniami lekarskimi pracowników

Zgodnie z art. 9 RODO zabrania się przetwarzania danych osobowych ujawniających między innymi kwestie zdrowotne. Powstaje wątpliwość – czy i na ile przepis ten komplikuje życie pracodawcom na gruncie problematyki związanej z badaniem okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, profilaktycznymi badaniami lekarskimi oraz okolicznością jaką jest bezprawność pracownika. Problem jest istotny – przywołane wyżej zagadnienia dotyczą bowiem kwestii zdrowotnych pracowników, które podlegają szczególnej ochronie.

Rozwiązanie dylematu przetwarzania danych zdrowotnych znajduje się w art. 9 ust 2 RODO, który zawiera katalog wyłączeń w zakresie zakazu przetwarzania danych dotyczących zdrowia – w tym zdrowia pracowników. Z przywołanego przepisu wynika, iż zakaz przetwarzania danych zdrowotnych nie dotyczy między innymi przypadków gdy:

Ważne

Dane dotyczące zdrowia na gruncie przepisów RODO oznaczają dane osobowe o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej – w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej – ujawniające informacje o stanie jej zdrowia.

Dane fizyczne pracowników a dobór środków ochrony indywidualnej

Prawidłowa realizacja obowiązków dotyczących ochrony zdrowia i życia pracowników wymaga informacji w zakresie wybranych danych charakteryzujących sylwetkę osób zatrudnionych. Konieczność podania danych takich jak wzrost, rozmiar buta czy obwód klatki piersiowej wynika z potrzeby prawidłowej realizacji obowiązku wydania odzieży roboczej. Trudno bowiem przyjąć, że można w tym względzie oprzeć się na „średniej” obowiązującej w zakładzie pracy.

Przepisy rozporządzenia RODO wyróżniają dane osobowe w tym dane:

  • genetyczne,

  • biometryczne,

  • dotyczące stanu zdrowia.

Parametry odnoszące się do cech fizycznych nie mieszczą się zarówno w pojęciu danych genetycznych jak i biometrycznych – nie mówiąc już o danych zdrowotnych. Należy zatem przyjąć, że dane charakteryzujące sylwetkę pracownika, w kontekście zapewnienia mu niezbędnego wyposażenia wpisują się w ogólne pojęcie danych osobowych.

Z przepisu art. 4 pkt 1 RODO wynika, iż „dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Natomiast możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio wskazać, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, w tym w oparciu o jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną tożsamość tej osoby.

Jak zatem na gruncie RODO przedstawia się kwestia pozyskiwania informacji odnoszących się do poszczególnych cech fizycznych pracowników? Należy w tym zakresie odnieść się do ogólnych zasad przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 5 rozporządzenia RODO, jak również do art. 6 RODO normującego zgodność przetwarzania danych z prawem.

Z przepisu art. 6 ust 1 RODO wynika, iż przetwarzanie (w tym zbieranie i przechowywanie) danych osobowych jest zgodne z prawem między innymi w przypadkach gdy:

  • osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,

  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Uzyskanie zgody od pracownika na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby prawidłowej realizacji obowiązków wyposażenia go w niezbędne środki ochronne nie jest sprawą szczególnie kłopotliwą. W przypadku gdyby pracodawca chciał odwołać się wyłącznie do przetwarzania danych osobowych z uwagi na konieczność wypełniania obowiązku prawnego, niezbędne jest wskazanie jego podstawy prawnej. W przypadku konieczności zapewnienia odzieży i obuwia roboczego podstawą taką są stosowne przepisy kodeksu pracy, choć z ich treści nie wynika bezpośrednie wskazanie w zakresie udostępnienia danych osobowych obejmujących cechy fizyczne pracownika. Tym samym bezpiecznym rozwiązaniem wydaje się być na chwilę obecną uzyskanie od pracowników zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji obowiązków wyposażenia ich w odzież i obuwie robocze.

Ważne

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.

Przykład

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może brzmieć następująco:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w …………………(wskazać dokument, np. formularzu danych do przydziału odzieży roboczej), takich jak ………………………………………………………… przez pracodawcę …………………………………………………………(podać nazwę pracodawcy) w celach …………………………………………….(np. doboru odpowiednich środków ochrony indywidualnej, odzieży lub obuwia roboczego). Zgodę wyrażam dobrowolnie. Wiem, że w każdej chwili będę mógł odwołać zgodę przez …………………….

Podawanie danych pracowników wyznaczonych do zwalczania pożarów i ewakuacji  czy udzielania pierwszej pomocy nadal możliwe

W odniesieniu do przepisów RODO rodzi się również pytanie w zakresie przetwarzania danych pracowników wyznaczonych przez pracodawcę dowykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracownikówczy udzielania pierwszej pomocy i obsługi punktów pierwszej pomocy. Czy są to dane wrażliwe? Czy należy mieć zgodę na ich przetwarzanie?

Przepisy obligują pracodawcę do przekazania pracownikom informacji dotyczących:

  • imion i nazwisk,

  • miejsca wykonywania pracy oraz

  • numerów telefonów służbowych

   pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy czy wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników (art. 2071§1 pkt 3 kodeksu pracy).

Umieszczenie danych tych pracowników, np. w punktach pierwszej pomocy, czy w apteczkach, mieści się w kategorii przetwarzania danych osobowych na gruncie przepisów RODO. Wskazane dane nie są danymi wrażliwymi, niezależnie od tego, że przepisy RODO nie odwołują się bezpośrednio do pojęcia takich danych. Przetwarzanie powyższych danych jest niezbędne do wypełnienia prawnego obowiązku ciążącego na administratorze danych, jakim w omawianym przypadku jest pracodawca. Tym samym należy uznać, że umieszczanie danych osobowych osób wyznaczonych dowykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracownikówczy udzielania pierwszej pomocy, w widocznym miejscu dostępnym dla pracowników nie pozostaje w sprzeczności z artykułem 6 RODO regulującym zgodność przetwarzania danych z prawem.

Podkreślmy, że do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie środków niezbędnych m.in. do zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników. Obowiązkiem pracodawcy jest zatem wyznaczenie pracowników do udzielania pierwszej pomocy czy wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników. Jednak samo wyznaczenie pracowników wykonujących czynności w tym zakresie nie jest wystarczające. Pracodawca powinien bowiem poinformować pracowników o podjętej decyzji wskazując, którzy pracownicy zostali wyznaczeni do pełnienia działań w zakresie ewakuacji i udzielania pierwszej pomocy. 

Ważne

Wykaz (wykazy) pracowników wyznaczonych do działań w zakresie ewakuacji i zwalczania pożarów, udzielania pierwszej pomocy powinny być w widocznym miejscu wywieszone w punktach pierwszej pomocy oraz przy apteczkach.

Zatem wyznaczenie pracowników do ewakuacji oraz udostępnienie ich danych osobowych jest jednym z elementów składających się na złożoną i sprawnie funkcjonującą bezpieczną organizację pracy. Dane takie jak imię i nazwisko czy numer telefonu – w tym służbowego – nie są uznawane za dane wrażliwe. Są to „zwykłe” dane osobowe, o których mowa w art. 4 pkt 1 rozporządzenia RODO.

Wyznaczenie pracowników do ewakuacji oraz udostępnienie ich danych na forum zakładu pracy wpisuje się w pojęcie przetwarzania danych osobowych. Dane te są zebrane w konkretnym i prawnie usprawiedliwionym celu, w zakresie niezbędnym do wykonania przez pracodawcę obowiązku zapewnienia sprawnie funkcjonującego zakładowego systemu pierwszej pomocy.

Mimo, iż przetwarzanie danych w zakresie ewakuacji i zwalczania pożarów, udzielania pierwszej pomocy jest zgodne z prawem na gruncie art. 6 ust pkt c RODO, warto również w tym wypadku dodatkowo, dla bezpieczeństwa administratora – pracodawcy, uzyskać zgodę na przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do prawidłowego wypełnienia obowiązków związanych z wyznaczeniem pracowników do ewakuacji.

Przykład

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może brzmieć następująco:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w …………….............................…… (wskazać dokument, np. informacji o pracownikach wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy czy wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników ), takich jak:

  • imię i nazwisko,

  • miejsce wykonywania pracy oraz

  • numer telefonu służbowego

przez pracodawcę …………………………………………………………(wskazać nazwę pracodawcy) w celach ……………………………………………(np. zapewnienia sprawnie funkcjonującego zakładowego systemu pierwszej pomocy oraz zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników, aby chronić zdrowie i życie pracowników). Zgodę wyrażam dobrowolnie. Wiem, że w każdej chwili będę mógł odwołać zgodę przez …………………….

Autor: 

Sebastian Kryczka

prawnik, ekspert prawa pracy oraz kontroli jego przestrzegania

Autor
Sebastian Kryczka
Absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Były pracownik merytoryczny Państwowej Inspekcji Pracy, jak również współpracownik Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Autor komentarza do kodeksu pracy, ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do kodeksu pracy, jak również kilkuset publikacji poświęconych problematyce prawa pracy oraz bhp. Jako były pracownik PIP posiada bogate doświadczenie w zakresie między innymi poradnictwa, w ramach którego ocenia wątpliwości prawne przez pryzmat zarówno szeroko rozumianego prawa pracy ale i kompetencji kontrolno-nadzorczych inspektorów pracy.