Poleć znajomemu

Jak zorganizować zastępstwo pracownika służby bhp podczas jego dłuższej nieobecności?

Służbę bhp tworzą wyspecjalizowane komórki organizacyjne, w których zatrudnione są osoby na podstawie stosunku pracy. Skład osobowy takich komórek ustala pracodawca, kierując się ograniczeniami wynikającymi z przepisów rozporządzenia w sprawie służby bhp. Problemem może się okazać dłuższa nieobecność pracownika służby bhp. Czy w takim wypadku zachodzi konieczność zorganizowania zastępstwa i w jakiej formie?

Obowiązkiem każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości zatrudnienia, jest zapewnienie pracownikom oraz osobom wykonującym na jego rzecz pracę na innej podstawie niż stosunek pracy bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Część obowiązków z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy uzależniona są od liczby zatrudnionych w zakładzie pracowników. Tak jest w przypadku zatrudnienia przekraczającego 100 pracowników. Wówczas pracodawca ma obowiązek utworzenia służby bhp, która pełni funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Szczegółowe kwestie funkcjonowania takiej służby uregulowane są w przepisach rozporządzenia w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z przepisami przywołanego rozporządzenia, służbę tą stanowią wyodrębnione komórki organizacyjne. Liczba pracowników tych komórek ustala co do zasady pracodawca – uwzględniając:

  • stan zatrudnienia oraz
  • warunki występujące w zakładzie pracy, towarzyszące im zagrożenia, jak również
  • uciążliwości pracy.

Czasem w zakresie liczby pracowników służby bhp może zabrać głos inspektor pracy.

Skład służby bhp przy czasowej nieobecności pracownika tej komórki.

Służba bhp powinna składać się z osób zatrudnionych przez pracodawcę – zobowiązanego do utworzenia takiej służby – na podstawie stosunku pracy. Pracodawca, który utworzył służbę bhp o właściwej strukturze – w tym właściwym składzie osobowym – może mieć problem, w przypadku gdy z przyczyn niezależnych liczba pracowników służby bhp ulegnie uszczupleniu. Klasycznym przykładem mogą być np. sytuacje nagłe związane z długotrwałymi zwolnieniami lekarskimi, czy nieobecności planowane związane z urlopem rodzicielskim, z których pracownicy służby bhp również mogą korzystać.

W takiej sytuacji powstaje problem przejściowy. Formalnie wszystko jest w porządku, ponieważ pracownik służby bhp przebywając na zwolnieniu w dalszym ciągu jest zatrudniony na podstawie stosunku pracy, co powoduje, że co do zasady obowiązek prawidłowego obsadzenia komórki bhp jest spełniony. Jednak uwzględniając doniosłą i strategiczną rolę komórki służby bhp można uznać, iż kwestią równie ważną jest nie tylko formalne zatrudnienie w komórce bhp – w kontekście właściwej liczby pracowników – ale również faktyczne i bieżące wykonywanie zadań przez tę komórkę. Dlatego w przypadku dłuższej nieobecności pracownika należy zorganizować zastępstwo.

Organizacja zastępstwa w komórce bhp

W powyższych sytuacjach, pracodawca może mieć różne „pomysły” w zakresie zorganizowania zastępstwa. Chodzi o to, aby liczba pracowników faktycznie wykonujących pracę w komórce bhp dawała podstawę do uznania, iż komórka bhp w pełni wywiązuje się ze swoich obowiązków. Sprawdźmy najczęściej pomysły i ich prawidłowość.

Ważne

Jak już wcześniej wspomniano, osoby zatrudnione w służbie bhp mogą mieć status wyłącznie pracowników.

Przykład 1. Pracownik z zewnątrz na umowę cywilnoprawną.

Pracodawca uzupełnia czasowo brakującego pracownika służby bhp osobą pozyskaną z zewnątrz na podstawie umowy cywilnoprawnej, które spełnia wymagania kwalifikacyjne.

Będzie to nieprawidłowe postępowanie, mając na uwadze ujętą powyżej zasadę, że osoby zatrudnione w służbie bhp mogą mieć status wyłącznie pracowników. Jest to niezależne od tego, że osoba ta będzie posiadała niezbędne wymagania kwalifikacyjne umożliwiające pracę w służbie bhp.

Przykład 2. Oddelegowanie pracownika do komórki bhp.

W zakładzie świadczy pracę osoba, która posiada niezbędne wymogi kwalifikacyjne umożliwiające pracę w służbie bhp, która wykonuje jednak obowiązki na innym stanowisku niezwiązanym zupełnie z komórką bhp. Pracodawca chce „delegować” taką osobę do pracy w komórce bhp.

Ważne

Pamiętajmy, że czasowe delegowanie pracownika do trzech miesięcy jest możliwe (do innej pracy) bez formalnej zmiany umowy o pracę, pod warunkiem, że pracownik posiada właściwe kwalifikacje, a oddelegowanie do innej pracy nie wiąże się z obniżeniem wynagrodzenia.

Uzupełnienia zasobów kadrowych służby bhp poprzez delegowanie pracownika zatrudnionego przy innej pracy do pracy w służbie bhp nie jest rozwiązaniem właściwym. Pracownikami służby bhp są bowiem pracownicy zatrudnieni w komórce bhp, a nie pracownicy zakładu zatrudnieni przy innej pracy (w innym dziale), którzy spełniają wymogi kwalifikacyjne dające podstawę do świadczenia pracy strukturach służby bhp.

Przykład 3: Czasowe zatrudnienie pracownika firmy.

Pracownik zakładu/firmy zatrudniony przy innej pracy spełnia wymogi kwalifikacyjne umożliwiające zatrudnianie w służbie bhp.  Pracodawca chce go przenieść czasowo na stanowisko w komórce bhp przez zmianę umowy o pracę.  

Takie rozwiązanie będzie prawidłowe jeżeli przeniesienie czasowe będzie wiązać się właśnie ze zimną umowy wraz ze wszystkimi tego konsekwencjami, jak wskazanie w treści umowy stanowiska pracy w służbie bhp, miejsca pracy – jakim jest komórka bhp oraz zakład pracy, w tym w razie potrzeby inne miejsce, w którym praca przez pracowników jest wykonywana.

Przykład 4: Zatrudnienie czasowe osoby z zewnątrz na zastępstwo.

W strukturach pracodawcy nie ma pracownika, który mógłby zostać czasowo zatrudniony w komórce bhp. Pracodawca rozważa pozyskanie właściwej osoby z zewnątrz i zatrudnienie jej w komórce bhp na podstawie umowy terminowej o pracę na czas zastępstwa nieobecnego, stałego pracownika służby bhp.

Takie rozwiązanie też będzie postępowaniem prawidłowym.

Reasumując, dłuższa nieobecność pracownika służby bhp nie powoduje, iż formalna, wynikająca z przepisów struktura służby bhp uległa zakłóceniu. Nie można jednak uznać za sytuację prawidłową, w ramach której przez długi okres czasu w komórce bhp faktyczną pracę wykonuje jeden pracownik, a uwzględniając liczbę zatrudnionych w zakładzie lub skalę i rodzaj zagrożeń zawodowych powinno być przynajmniej dwóch.

Autor: 

Sebastian Kryczka

prawnik, ekspert prawa pracy oraz kontroli jego przestrzegania