Nie każdy pracujący w biurze to pracownik administracyjno-biurowy

W myśl przepis szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego nie jest wymagane w przypadku gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka, o której mowa w art. 226 pkt 1 kp, wynika, że jest to konieczne (art. 237³ § 2² Kodeksu pracy).

Problem ze stosowaniem powyższej regulacji to nie tylko właściwa ocena ryzyka, która i tak może być zakwestionowana przez inspektora pracy – ale i prawidłowa kwalifikacja pracownika do grona pracowników administracyjno-biurowych. Źródłem wątpliwości jest brak zdefiniowania pracownika administracyjno-biurowego zarówno na gruncie przepisów Kodeksu pracy dających prawo do odstępstw od szkoleń okresowych, jak również w przepisach szczegółowych zawartych w rozporządzeniu w sprawie szkoleń bhp.

Uwzględniając brak jasnej definicji kogo ustawodawca miał dokładnie na myśli, rozpoczął się proces szerokiej interpretacji pojęcia „pracownik na stanowisku administracyjno-biurowym”. Z praktyki stosowanej przez niektórych pracodawców wynika, że do pracowników administracyjno-biurowych zaczęli się zaliczać nie tylko zatrudnieni przy pracach typowo administracyjno-biurowych, ale wszyscy, którzy pracują w biurach – w tym osoby zarządzające niezależnie od usytuowania w strukturze zakładu pracy czy pracownicy inżynieryjno-techniczni. Stosowane przez część pracodawców kryterium, w zakresie odstępstw od szkoleń okresowych, opiera się na miejscu pracy jakim jest szeroko rozumiane biuro i towarzyszące mu biurowe narzędzia pracy – komputer (stacjonarny lub mobilny), telefon, tablet, ksero czy drukarka.

Problem w tym, że stosowanie kryterium w zakresie kwalifikowania osób podlegających szkoleniom bhp do pracowników administracyjno-biurowych przez pryzmat wyłącznie miejsca wykonywania obowiązków i tego, że nie jest to praca na otwartej przestrzeni to prosta droga do sankcji w przypadku pierwszej lepszej kontroli PIP nastawionej na problematykę bhp.

Warto bowiem przyjrzeć się przepisowi § 14 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bhp, który zawiera katalog osób i pracowników podlegających formalnie szkoleniom okresowym. Zaliczają się do nich:

• pracodawcy,
• osoby zarządzające,
• pracownicy na stanowiskach robotniczych,
• pracownicy inżynieryjno-techniczni,
• pracownicy służby bhp,
• pracownicy administracyjno-biurowi.

Z przywołanego wcześniej przepisu, który zawiera wyraźny podział osób oraz pracowników, którzy podlegają szkoleniom okresowym wynika, iż niezależnie od tego czy pracodawca, kierownik czy główny konstruktor będzie wykonywał pracę w biurze – w żadnym razie pracownikiem administracyjno-biurowym w zakresie szkoleń okresowych nie jest.

Prawidłowa kwalifikacja pracowników, w stosunku do których istnieje możliwość odstąpienia od szkoleń okresowych może być przedmiotem analizy inspektora pracy. Dokona on nie tylko czynności w ramach wizytacji biurowego stanowiska pracy, ale również odwoła się do zakresu obowiązków poszczególnych pracowników, zwolnionych decyzją pracodawcy z obowiązku zapewniania szkoleń. Weryfikacji będzie podlegał nie tylko pisemny zakres czynności, ale i czynności faktycznie realizowane na podstawie ustnych poleceń przełożonych.

Jeżeli w wyniku kontroli okaże się, że obok biurowego środowiska pracy osoby zwolnione ze szkoleń okresowych zarządzają ludźmi lub należą do kadry inżynieryjno-technicznej, wówczas należy spodziewać się nakazu zobowiązującego zapewnienie przeszkolenia wskazanych z imienia i nazwiska osób.

Czy można spodziewać się zarzutu w sprawie wykroczenia? Dużo zależy od konkretnego przypadku oraz oceny inspektora pracy. Wydaje się, że póki przepisy dotyczące odstępstw od szkoleń okresowych nie „okrzepną” i nie staną się w miarę jednoznaczne, to inspektorzy pracy nie będą wyciągali szczególnie surowych konsekwencji – za wyjątkiem oczywiście sytuacji skrajnych, kiedy to odstępstwo od szkoleń bhp jest zwyczajem zakładowym, który pojawił się na długo przed dniem 1 stycznia 2019 r.