Osoba którą należy zawiadomić w razie wypadku przy pracy a przepisy RODO

Obowiązujące (póki co) przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zawierają wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika – czyli osoby z którą formalnie zawarto już stosunek pracy. Kwestionariusz ten zawiera między innymi do wypełnienia miejsce dotyczące osoby jaką należy zawiadomić w razie wypadku.

Niezależnie od powyższego, można przyjąć, iż wskazanie przez pracownika w treści kwestionariusza osobowego osoby kontaktowej powoduje, że rolą pracodawcy lub osoby przez niego wyznaczonej – np. wchodzącej w skład zespołu powypadkowego – będzie dokonanie zawiadomienia o wypadku.

Jak już wcześniej wskazano, przepisy powypadkowe nie odnoszą się bezpośrednio do kwestii obowiązku zawiadomienia osoby kontaktowej, wskazanej przez pracownika. Tym bardziej nie ma regulacji, która określała by na jakim etapie postępowania czynność zawiadomienia powinna być zrealizowana. Wydaje się jednak, że zawiadomienie takie powinno być zrealizowane niezwłocznie. Zatem tak szybko, jak tylko pracodawca uporać się z podstawowymi obowiązkami dotyczącymi zapewnienia pomocy poszkodowanemu, w tym związanymi z zabezpieczeniem miejsca zdarzenia.

Dane osoby kontaktowej jakich można oczekiwać od pracownika to:

• imię i nazwisko,
• adres,
• numer telefonu.

Należy zatem uznać, iż przepisy nie zezwalają pracodawcy na legalne pozyskanie danych osobowych w szerszym zakresie.

Udostępnienie danych osobowych, o sobie jaką należy zawiadomić w razie wypadku przy pracy, wywołuje wątpliwości w zakresie legalnego przetwarzania danych osobowych takiej osoby na potrzeby powypadkowe. Powstaje pytanie:

- czy sama okoliczność, iż pracownik wskazał konkretną osobę jaką „osobę kontaktową” powoduje, iż pracodawca ma legalną możliwość przetwarzania danych osobowych takiej osoby i czy nie pozostaje to w kolizji z Rozporządzeniem RODO?

Odnosząc się do powyższej wątpliwości, należy przyjąć, że sama okoliczność jaką jest udostępnienie przez pracownika w treści kwestionariusza osobowego danych osobowych osoby kontaktowej, nie jest wystarczającą podstawą do przetwarzania danych osobowych przez pracodawcę. Nie można bowiem wykluczyć, iż osoba kontaktowa wskazana przez pracownika nie jest zainteresowana ewentualnym wypadkiem jakiemu może ulec pracownik.

Warto przy okazji zauważyć, że rok 2019 przyniesie z całą pewnością zmiany w zakresie przepisów regulujących kwestię dokumentacji pracowniczej. W fazie projektu znajduje się rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, które nie zawiera wzorów kwestionariuszy osobowych. Tym samym sprawą otwartą będzie podstawa prawna wskazania osoby kontaktowej w razie wypadku. Z całą pewnością pozwolę sobie wrócić do tego problemu, jak tylko wyklaruje się sytuacja dotycząca nowych regulacji prawnych.