Kompetencje właściciela procesu w Systemie Zarządzania Jakością

Jeżeli chodzi o instrukcje bhp to, żaden obowiązujący przepis nie nakłada na pracownika służby bhp obowiązku ich opracowywania lub aktualizowania.

W rozporządzenie w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy, wskazuje, że zadaniem służby bhp jest m.in.:

• udział w opracowywaniu zakładowych układów zbiorowych pracy, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (zad. nr 9) 
• opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy (zad. nr 10).

Dalej w tym rozporządzeniu zapisano, że służba bhp nie może być obciążana innymi zadaniami niż w nim wymienione, z wyjątkiem pracownika zatrudnionego przy innej pracy, o którym mowa w art. 237¹¹ § 1 Kodeksu pracy.

Natomiast przepisy art. 207¹ Kodeksu Pracy  oraz rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy wskazują na obowiązki pracodawcy w zakresie stanowiskowych instrukcji bhp.

Jeżeli chodzi o funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością to powinno być w nim jasno określone kto, co i kiedy ma robić oraz powinno być to jednoznacznie opisane w procedurach dotyczących wdrażania, funkcjonowania i audytowania systemu.

Jedną z takich procedur jest procedura „Nadzór nad usługami niezgodnymi z wymaganiami” W tej procedurze powinno być wskazane:

• kto wydaje dyspozycje (z reguły jest to właściciel procesu),
• komu zleca wykonanie dyspozycji dotyczących korekcji.

Właściciel procesu jest osobą odpowiedzialną za prawidłowy przebieg procesu. Czyli na etapie wdrażania SZJ odpowiedzialny jest za opracowanie dokumentacji swojego procesu, a w okresie funkcjonowania Systemu monitoruje i doskonali proces, nadzoruje prawidłowość powstających zapisów, wskazuje działania korygujące mające na celu usunięcie pojawiających się zaburzeń procesu.

Pamiętać należy, że właściciel procesu powinien mieć prawo (a w zasadzie obowiązek) zgłaszania do Pełnomocnika uwag, zastrzeżeń, a nawet skarg, dotyczących trudności w zakresie realizacji swoich zadań wynikających z funkcji i miejsca w Systemie.

W sytuacjach wątpliwych decyzje podejmuje Pełnomocnik, najczęściej w uzgodnieniu z kierownictwem organizacji (prezesem, dyrektorem).

Reasumując:

• służba bhp nie ma obowiązku opracowywania i aktualizowania stanowiskowych instrukcji bhp,
• właściciel procesu nie jest wykonawcą lecz nadzorującym proces i zlecającym zadania,
• obowiązujące w zakładzie instrukcje są integralną częścią SZJ i ich zapisy obowiązują wszystkich pracowników organizacji w formie zatwierdzonej przez kierownictwo czy Pełnomocnika,
• z reguły w zakładach jest tak, że osobami odpowiedzialnymi za aktualizację dokumentów funkcjonujących w zakładzie (w tym instrukcji) są osoby opracowujące dany dokument (powinno to być zapisane w zakresie obowiązków poszczególnych osób),
• jeżeli w instrukcji jest zapis, że odpowiedzialnym za jej aktualizacje jest kierownik działu – to tym bardziej, ani właściciel procesu ani inspektor bhp nie powinni (w zasadzie nie mają prawa) instrukcji aktualizować.

Autor: Lesław Zieliński
były główny inżynier zarządzania
bezpieczeństwem pracy, rejestrowany
audytor pomocniczy SZBP wg ISRS