7 kroków do przygotowania instrukcji bhp

Czy kiedykolwiek zdarzyło się kupić komuś niezmontowany mebel, wróci do domu, próbował postępować zgodnie z instrukcją montażu i całkowicie się pomylił? Jest wiele takich osób. Z tego powodu dobrzy pisarze techniczni są niezwykle ważnym członkiem zespołu tworzącego instrukcje pracy.

Co jest na wstępie? Cóż, całkiem sporo istotnych informacji. Ważne jest, aby opracować tę część dobrze. Aby to zrobić, należy upewnić się, że wykonane zostały następujące czynności:

• Podanie kontekstu: wyjaśnienie, do którego procesu należy zadanie.

• Zidentyfikowanie właścicieli: wskazanie, kto jest właścicielem procesu, kto jest właścicielem zadania.

• Podanie wyniku: wyjaśnienie, jakie jest wyjście lub cel zadania.

• Tytuł musi odnosić się do pracy: dobrym przykładem może być „jak bezpiecznie obsługiwać wózek jezdniowy”.

Jaki jest cel instrukcji pracy? Dlaczego ją przygotowujesz? Pytanie, dlaczego pomaga cofnąć się i zastanowić nad tym, co próbujemy osiągnąć. Odpowiedź na pytanie dlaczego nie jest po prostu wynikiem, który już zidentyfikowaliśmy. Pytanie, dlaczego ma na celu zrozumienie, zanim przejdziemy do szczegółów.

Przede wszystkim należy wymienić materiały wymagane do wykonania pracy. Aby ułatwić czytanie, najlepiej jest wymienić je w punktach i rozróżnić materiały, które są dostarczane i nie są dostarczane. Należy stworzyć logicznie listę punktorów. Na przykład w przypadku obsługi wózka jezdniowego:

•    wózek jezdniowy,

• książka obsługi codziennej,

• kask z pasem podbródkowym,

• operator z uprawnieniami do korzystania z danego wózka.

Warto dołączyć wszelkie istotne lub pomocne odniesienia bezpośrednio do tekstu jako naturalne hiperłącza. Ułatwia to czytelnikowi wyjaśnienie rzeczy.

Podczas tworzenia instrukcji należy rozważać go w kontekście instruktażowym, jako narzędziu edukacyjnym. Warto postawić się na miejscu czytelnika i zastanowić, w czym pomoże mu zapoznanie się z takim dokumentem.

Należy wszystkie kroki podzielić na sekwencję liczb. Jeden krok opisuje jedną akcję, która trwa nie dłużej niż 15 sekund. W instrukcję można wpleść obrazy lub rysunki. Należy jednak pamiętać, że obraz powinien pasować do tekstu. W tekście odwołujemy się do zamieszczonych grafik. Poprawną kolejnością jest umieszczenie obrazu po lewej stronie papieru, a tekstu po prawej stronie.

Podkreślamy ważne informacje, używając wielkich liter, pogrubienia lub tekstu pisanego kursywą.

Kluczową zasadą dobrego pisania jest zwięzłość – krótkie, proste i jasne. W instrukcji używamy krótkich i prostych zdań. Zdania nie powinny być dłuższe niż 15 słów. Używamy krótkich i prostych słów. Słowa o wielu sylabach brzmią wspaniale, ale spowalniają czytanie. Proces można znacznie ułatwić wyobrażając sobie, że piszemy dla pięciolatka. Unikamy akronimów (skrót utworzony z pierwszych liter wyrazów), a jeśli jest to konieczne, podajemy pełną nazwę, akronim który literujemy po raz pierwszy i dołączamy akronim w nawiasie obok np.:

Używamy jednego słowa lub terminu do opisania czegoś i trzymamy się tego. Nie używaj różnych słów do tego samego. Na przykład, jeśli używasz terminu „wózek jezdniowy”, używamy go w całym dokumencie.

Jak wspomniano powyżej, używamy prostych równoważników zdań:

• Prawidłowo: Załóż kask i zapnij pas podbródkowy.

• Nieprawidłowo: Przed przystąpieniem do pracy z wózkiem jezdniowym załóż kask, następnie zapnij pas podbródkowy.

Zawsze pomocne jest dostarczanie źródeł i sugestii dotyczących dalszego czytania oraz uczenia się. Warto umieścić przypisy lub dodać załącznik na końcu dokumentu, np. do instrukcji producenta wózka jezdniowego.

Aby upewnić się, że instrukcja pracy jest łatwa do zrozumienia i przestrzegania, poproś współpracownika na danym stanowisku, aby wykonał to zadanie, podążając za opracowanym dokumentem. To pozwoli zweryfikować, czy pewna część lub wyjaśnienia są mylące lub wymagają dalszego doprecyzowania.

Poproś odpowiedniego pracownika, aby przeczytał projekt instrukcji pracy i przekazał opinię:

• Czy instrukcja pracy odpowiada sposobowi wykonywania zadania w rzeczywistości?

• Czy coś jest mylące?

• Co może być jaśniejsze?

Podsumowując i upraszczając, oto lista kontrolna, którą należy mieć pod ręką podczas przygotowywania instrukcję pracy.

1. Identyfikacja procesu, którego częścią jest zadanie.

2. Identyfikacja celu zadania.

3. Zrozumiały zakres zadania.

4. Wskazanie osób odpowiedzialnych za zadanie.

5. Przygotowanie wymaganych narzędzi do wykonania zadania.

6. Wymiana wszelkich wymogów bezpieczeństwa.

7. Wybieranie odpowiedniego i pomocnego formatu.

8. Używanie pomocy wizualnych.

9. Sprawdzenie pod kątem prostego języka i krótkich zdań.

10. Usunięcie niepotrzebnego żargonu i terminów technicznych.

11. Przetestowanie ze współpracownikami.

12. Czas, na wprowadzenie w życie i zapoznanie pracowników.