Jak pozyskać dofinansowanie w konkursie ZUS – porady praktyczne

Magdalena Pokrzycka-Walczak
Magdalena Pokrzycka-Walczak
07.08.2018AKTUALNE

Jak pozyskać dofinansowanie w konkursie ZUS – porady praktyczne

Tegoroczny konkurs ZUS, dotyczący poprawy warunków pracy, w tym utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej, wymaga od potencjalnych beneficjentów nie tylko odpowiednich pomysłów, ale także ich umiejętnego opisania. Oto kilka wskazówek, dzięki którym przygotowanie wniosku i wypełnienie formularza w generatorze będzie dużo łatwiejsze. Podpowiemy Wam również co należy mieć na uwadze planując działania, na które chcecie uzyskać dofinansowanie.

Przydatne będą tu umiejętności pisania wniosków o dofinansowanie, w ramach programów operacyjnych i innych konkursów UE, bowiem jednym z wymogów formalnych jest m.in. wypełnienie formularza w generatorze wniosków, a tzw. suma kontrolna w wersji elektronicznej i wydruku papierowym musi być identyczna. Ale to, co najważniejsze, jeszcze przed rozpoczęciem pracy nad wnioskiem, to pomysł na poprawę warunków pracy, który musi wpisywać się w Katalog działań inwestycyjnych i doradczych – jest to załącznik nr 4 do Regulaminu konkursu.

Ważne

Obowiązkiem beneficjenta jest dokładne zapoznanie się z dokumentacją konkursową oraz załącznikami. Brak jednego z wymaganych załączników, na etapie oceny formalnej, może skutkować koniecznością wezwania do uzupełnień lub odrzuceniem wniosku – w zależności od stwierdzonego błędu lub uchybienia.

Przygotowanie załączników – czasochłonne i stresujące

Już na etapie przygotowywania załączników może okazać się, że brak jest istotnego dokumentu, który wydaje np. ZUS lub Urząd Skarbowy, na życzenie przedsiębiorcy. Czasem na wydanie dokumentu trzeba poczekać, a czas, w przypadku składania wniosku o dofinansowanie, jest kwestią kluczową. Dlatego najlepiej skompletować załączniki „na spokojnie”, a jeżeli na ich wydanie trzeba czekać kilka dni – można w międzyczasie zająć się przygotowaniem wniosku o dofinansowanie.

Uwaga!

Pomysły, które nie znajdą się w Katalogu, nie mają szans na pozyskanie dofinansowania z ZUS. Przedsiębiorca, który przykładowo planuje zainstalować klimatyzację w pomieszczeniach biurowych, otrzyma negatywną decyzję na etapie oceny merytorycznej – w Katalogu jest bowiem wyraźnie napisane, że „nie podlegają dofinansowaniu…indywidualne urządzenia klimatyzacyjne” oraz w kolejnym punkcie „nie podlegają dofinansowaniu urządzenia i elementy wentylacji w pomieszczeniach biurowych”. 

Projekty, także z zakresu bhp, to praca zespołowa

Ze względu na konieczność dużego nakładu pracy, związanej z przygotowaniem wniosku, warto podzielić zadania wśród kilku osób – angażując w nie, oprócz kierownictwa, także pracowników, którzy – w przypadku, gdy wniosek otrzyma dofinansowanie z ZUS – będą odpowiedzialni za realizację projektu, zgodnie z zapisami harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz umowy o dofinansowanie.

Jednym z istotnych elementów wniosku, który dotyczy poprawy bhp w ramach stanowiska pracy, jest opisanie oceny ryzyka zawodowego. Do realizacji tego zadania powinien być wyznaczony przynajmniej jeden pracownik, który będzie współpracować z ekspertem zewnętrznym (tak będzie najszybciej i najbardziej efektywnie, gdy zlecimy sporządzenie oceny specjalistom spoza firmy) i dołączy opracowaną ekspertyzę do wniosku. Ale także – znając najważniejsze zapisy dokumentacji oceny – na etapie pisania wniosku szybko i sprawnie pomoże wpisać ustalenia w formularzu.

Ważne

Ze względu na krótki czas, pozostały do złożenia wniosku, ale także okres wakacyjno-urlopowy – można zaprosić do współpracy firmę zewnętrzną, specjalizującą się w przygotowywaniu wniosków o unijne dofinansowanie. Specjaliści z firmy pomogą spełnić wymagania formalne, jednak za merytoryczną część projektu – pomysł i sposób realizacji – odpowiedzialna jest firma, która będzie – w przypadku otrzymania dofinansowania – realizować przedsięwzięcie i odpowiadać za osiągnięcie zaplanowanych efektów.

Istotna diagnoza problemu i jego rozwiązanie, poprzez wdrożenie działań w ramach projektu

W formularzu wniosku, w generatorze, należy dokładnie opisać nie tylko sam pomysł, ale także cel projektu, który musi być osiągnięty dzięki wprowadzeniu w życie konkretnego, jeszcze planowanego – na etapie pisania wniosku – przedsięwzięcia inwestycyjnego. Pomysł powinien wynikać z potrzeby firmy i przeprowadzonej wcześniej diagnozy.

Do określonego celu prowadzą konkretne działania inwestycyjne, które także muszą być opisane. Dodatkowo konieczne jest powiązanie działań z konkretnymi stanowiskami pracy oraz podanie konkretnych liczb pracowników, do których adresowany jest dany element harmonogramu inwestycyjnego. Kierownictwo firmy musi również uzasadnić, w jaki sposób podejmowane zadania przyczynią się do ograniczenia niekorzystnego oddziaływania czynników ryzyka, co z kolei wpłynie na zmniejszenie zagrożenia wypadkami przy pracy lub chorobami zawodowymi.

Firma, w ramach funduszy UE, zrealizowała projekt inwestycyjny, który zakładał budowę obiektu administracyjnego z częścią do prowadzenia badań, jako centrum badawczo-wdrożeniowe. Jednym z elementów wyposażenia jest rezonans magnetyczny, który – zgodnie z wymaganiami umowy o dofinansowanie – musi być włączony nawet w sytuacji, gdy nie są prowadzone badania. Kierownictwo firmy obawia się, że pracownicy w części administracyjnej są narażeni na ekspozycję pola elektromagnetycznego, a co z tym się wiąże – w dłuższym okresie czasu mogą zapadać na ciężkie choroby, spowodowane promieniowaniem. Dlatego firma rozważa złożenie wniosku o dofinansowanie na zakup i instalację obudów, osłon i ekranów chroniących przed promieniowaniem i polami elektromagnetycznymi. Jednak, wraz z wnioskiem, kierownictwo musi złożyć dodatkowe dokumenty, w których znajdą się wyniki analiz i rozpoznania, wskazujące na potrzebę zastosowania środków ochronnych w celu ograniczenia zagrożeń.

Istotnym elementem wniosku o dofinansowanie z ZUS jest m.in. opisanie ogólnego stanu bhp, przykładowo na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego, ale także liczby wypadków przy pracy oraz informacja o istniejących problemach związanych z bhp na stanowiskach pracy, które zostaną objęte działaniami inwestycyjnymi. Dlatego tak ważna jest koordynacja prac nad wnioskiem i rozdzielenie zadań wśród pracowników. Także na etapie realizacji projektu, po otrzymaniu dofinansowania, niezbędna jest dobra współpraca między członkami zespołu, wdrażającego przedsięwzięcie – podobnie, jak ma to miejsce w projektach unijnych.

Autor: 

Magdalena Pokrzycka-Walczak

Autor
Magdalena Pokrzycka-Walczak
Ekonomistka, dziennikarka, absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie i Uniwersytetu Warszawskiego. Jej zainteresowania zawodowe koncentrują się wokół zagadnień psychologicznych w zakresie bhp, głównie w obszarach ochrony zdrowia i transportu.