Koszty uzyskania przychodów pracodawcy a wydatki związane z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy zleceniobiorcy

Coraz więcej firm zatrudnia pracowników na umowę zlecenie. Jeżeli zleceniobiorca ma wykonywać pracę we wskazanym przez zleceniobiorcę miejscy i z użyciem sprzętu zleceniobiorcy należy zapewnić takiemu pracownikowi takie same warunki pracy jak osobom zatrudnionym na umowę o pracę. Czyli właściciele firm powinni zapewnić takim pracownikom np. środki ochrony indywidualnej, wysłać ich na badania lekarskie. Jak zatem skonstruować umowę aby zleceniodawca mógł zaliczyć wydatki z tym związane w koszty?

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wyłączonych ustawowo z kosztów podatkowych czyli wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że koszty poniesione na ubranie robocze, szkolenie bhp czy badania lekarskie zleceniobiorcy stanowią koszty uzyskania przychodów zleceniodawcy. Również koszty związane z podróżami, delegacją zleceniobiorcy zaliczać będziemy do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy.

Przyjmuje się, zatem że wydatki poniesione na zapewnienie pracobiorcy bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jak na ubranie robocze, szkolenie czy badania lekarskie spełniają przesłanki kosztów uzyskania przychodów tzn. są ponoszone w celu uzyskiwania przychodów z działalności.

Kluczową rolę odgrywają tu również przepisy z art. 304 Kodeksu pracy. W myśl tych przepisów pracodawca jest zobowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, o których mowa w art. 207 § 2 (m.in. ochrona zdrowia i życia), osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą.

Tak więc, nie tylko pracowników, ale również zleceniobiorców pracodawca musi zaopatrzyć w odpowiednie środki ochronne jak odzież robocza, a także zapewnić przeszkolenie.

Natomiast chociaż na bazie tego przepisu zleceniodawca nie ma obowiązku ponoszenia za zleceniobiorcę kosztów badań profilaktycznych, to jeśli strony tak się umówiły i odpowiedni zapis w tej sprawie został zawarty w umowie, wówczas taki koszt również uważa się za poniesiony w związku z działalnością gospodarczą. A zatem koszty z tego tytuły zaliczyć można do kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy.

W przypadku zaś świadczeń podróżnych związanych z delegacjami, to ich rodzaj również powinien wynikać z umowy zlecenia. Jeśli bowiem zleceniobiorca musi podróżować w celu prawidłowej realizacji przedmiotu zlecenia, a w związku z tym ponosi dodatkowe wydatki, zleceniodawca powinien je pokryć - np. koszty noclegów. Tak zresztą wynika z art. 742 Kodeksu cywilnego – dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia.

Wartość świadczeń z tytułu wyjazdów, takich jak zwrot kosztów noclegów czy diety, również stanowi koszt uzyskania przychodów w firmie zleceniodawcy. Tego rodzaju wydatki nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT jako niestanowiące kosztów w rachunku podatkowym, a służą uzyskiwaniu przychodów dzięki pracy osób zatrudnionych również w ramach stosunku cywilnoprawnego.