Forma elektroniczna dokumentów w postępowaniu powypadkowym

Zgłoszenie wypadku przy pracy zmusza pracodawcę do wszczęcia procedury powypadkowej. Zawarta jest ona w rozporządzeniu w sprawie ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy. Formalności jest całkiem sporo. Począwszy od udzielenia pomocy poszkodowanemu, skończywszy na przesłaniu do PIP protokołu powypadkowego i zarejestrowaniu zdarzenia w rejestrze wypadków.

W toku postępowania powypadkowego generowane są dokumenty. Nawet jeżeli obowiązek ich sporządzenia nie wynika bezpośrednio z przepisów. Nie ma obowiązku:

• protokołowania wyjaśnień poszkodowanego,
• zbierania pisemnie informacji od świadków wypadku,
• sporządzania opinii lekarskiej w zakresie medycznej oceny urazu.

Również forma tych dokumentów jest kwestią otwartą. Dokumenty tworzone na potrzeby postępowania, nawet te co do zasady nieobowiązkowe, mają zwykle formę pisemną. Jest to oczywiście uzasadnione zwyczajem i możliwościami technicznymi.

Obecnie praktycznie każdy dokument może być zeskanowany i przesłany jednym kliknięciem w dowolne miejsce. Pytanie czy można stosować elektroniczne dokumenty na potrzeby postępowania powypadkowego? Takie rozwiązanie w znacznym stopniu przyczyniłoby się do usprawnienia procesu ustalania okoliczności i przyczyn wypadku. Jak również przechowywania dokumentów zgromadzonych w toku postępowania powypadkowego. 

Wydaje się, że takie rozwiązanie będzie można stosować. Można zeskanować dokumenty, o ile pracodawca wraz z zespołem powypadkowym zapewni  właściwe zabezpieczenie przesyłanych elektronicznie plików. Nie mogą one trafić w niepowołane ręce. Trudno bowiem uznać, że lepszym, sprawniejszym i właściwszym w okresie epidemii COVID-19 postępowaniem będzie przesyłanie dokumentów drogą pocztową, kurierem czy wykorzystując upoważnionych pracowników jako osoby doręczające.

Nasuwa się jeszcze jedno pytanie. Czy stosowanie elektronicznych dokumentów na potrzeby prowadzonego postępowania powypadkowego może zostać zakwestionowane przez PIP? Tu odpowiedź nie będzie już taka jednoznaczna. Dużo zależy od inspektora pracy, na jakiego się trafi. Służbista i osoba przyzwyczajona do dokumentów papierowych zawsze może poddać w wątpliwość stosowanie dokumentów elektronicznych. Jednak wydaje się, że każdy racjonalnie działający inspektor nie powinien mieć zastrzeżeń do dokumentów elektronicznych. Wpisują się one bowiem w zasadę szybkości i prostoty postępowania. Zastrzeżeń nie powinien mieć również UODO. O ile pracodawca, jako administrator danych osobowych, właściwie zabezpieczy transfer dokumentów między zespołem powypadkowym – pracodawcą – poszkodowanym.