Minimalizuj ryzyko zakażenia koronawirusem w miejscu pracy – 14 praktycznych rozwiązań

Wiele firm i instytucji, po apelach Ministra Zdrowia, zdecydowało się na przywrócenie pracy zdalnej lub hybrydowej, tam, gdzie specyfika działalności na to pozwala. W instytucjach, które muszą zapewnić ciągłość wykonywanych, terminowych zadań, zdecydowano się na pracę zmianową, co jest ewenementem np. w administracji publicznej. Obecna, wyjątkowo trudna sytuacja epidemiczna, wymaga od pracodawców nie tylko wprowadzenia czy uaktualnienia istniejących zarządzeń i regulaminów, ale także – szybkiego podejmowania decyzji w sytuacjach krytycznych, gdy okazuje się np., że połowa zespołu pracowników nagle przechodzi na zwolnienia lekarskie. Natomiast praca zdalna, w czasie izolacji – ze względu na stan zdrowia konkretnego pracownika lub całej grupy osób zakażonych – nie zawsze może być brana pod uwagę.

Przedstawiamy wskazówki, które pomogą pracodawcom rozwiązać problemy związane z koniecznością minimalizowania ryzyka zakażenia w miejscu pracy w czasie epidemii.

1. Powołanie zespołu antycowidowego – złożonego z kierowników wszystkich grup pracowniczych – którego zadaniem będzie stały monitoring sytuacji w zakładzie pracy pod względem np. liczby osób przebywających na zwolnieniach lekarskich.

2. Wprowadzenie pracy zdalnej lub hybrydowej dla konkretnych zespołów pracowników, które rotacyjnie przebywają w siedzibie firmy lub instytucji, bez możliwości osobistego kontaktu z pracownikami innych zespołów, w danej chwili pracujących zdalnie.

3. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, co pozwoli na efektywną pracę zdalną pracowników administracji.

4. Przeprowadzenie, o ile jest to możliwe w obecnej sytuacji, testów pracowników pod względem obecności przeciwciał – testy powinny być dobrowolne, anonimowe i przeprowadzone w ciągu jednego dnia. Na podstawie wyników kierownictwo instytucji może z dużym prawdopodobieństwem poznać informację, jaki procent załogi ma przeciwciała, będące także wynikiem bezobjawowego przebiegu koronawirusa.

5. Przeprowadzenie procedury oceny ryzyka zawodowego w kontekście zagrożeń dla dobrostanu psychofizycznego – chodzi o uwzględnienie wpływu stresu związanego z wykonywaniem obowiązków służbowych w stanie zagrożenia zdrowotnego na poszczególnych stanowiskach i możliwości jego ograniczenia (np. poprzez zdalne konsultacje psychologiczne, czy warsztaty radzenia sobie ze stresem, prowadzone w formule on-line).

6. Dbanie o stały dostęp pracowników do środków ochrony osobistej (maseczki, płyny do dezynfekcji, rękawiczki ochronne) oraz częsta dezynfekcja klamek oraz przycisków w windach przez personel pomocniczy.

7. Kierownicy poszczególnych działów są upoważnieni do egzekwowania przestrzegania zasad bezpieczeństwa epidemicznego przez podległych pracowników (noszenie maseczek, dezynfekcja rąk przed wejściem do pomieszczenia biurowego, zachowanie przepisowych odległości między pracownikami w czasie realizacji obowiązków służbowych).

8. Kierownicy poszczególnych działów w czasie pandemii muszą dbać o równomierne obciążanie pracowników obowiązkami służbowymi – warto organizować cotygodniowe spotkania zespołu on-line, by w porę zareagować na ewentualne przeciążenie konkretnego pracownika zadaniami bieżącymi i podzielić obowiązki na większą liczbę pracowników (brak reakcji przełożonego we właściwym czasie może prowadzić do tzw. wypalenia zawodowego i długotrwałego zwolnienia lekarskiego, z powodu problemów psychicznych).

9. Zmniejszenie liczby godzin pracy (okresowo) oraz zmniejszenie obciążenia pracą (np. decyzja przełożonego o braku konieczności sporządzania okresowych, szczegółowych raportów, na rzecz krótkiego zestawienia bieżącego).

10. W przypadku rodziców uczniów klas wczesnoszkolnych, ale także przedszkolaków (w sytuacji obostrzeń, związanych z koniecznością nauki zdalnej lub hybrydowej) warto rozważyć elastyczny, indywidualny czas pracy, uzgodniony z poszczególnymi osobami.

11. Umieszczenie informacji (oraz uaktualnianie jej pod kątem zmieniających się przepisów prawa i zaleceń) na drzwiach wejściowych do budynku oraz poszczególnych pomieszczeń biurowych o koniecznych środkach bezpieczeństwa dla osób wchodzących (interesantów spoza instytucji), w tym dostępności maseczek i płynów dezynfekcyjnych w oznaczonych miejscach.

12. Konieczna właściwa komunikacja kierownictwa firmy z pracownikami, z wykorzystaniem informacji zamieszczanych na stronie internetowej, ale także rozsyłanej na adresy skrzynek mailowych pracowników (chodzi o uniknięcie plotek, niejasności, a w konsekwencji strachu wśród pracowników – komunikaty powinny być krótkie, ale konkretne i wiarygodne, z powołaniem na źródło, np. dane z Sanepid czy ustalenia zespołu antycowidowego). Rzetelne informacje nie tylko pozwalają zmniejszyć stres w sytuacji kryzysowej, ale także – zmniejszyć ryzyko wypadków przy pracy (zestresowany pracownik częściej popełnia błędy, co może skutkować błędami i zdarzeniami niepożądanymi, w tym wypadkami)

13. Warto zaproponować pracownikom możliwość zgłaszania własnych pomysłów na działania wspierające, które zminimalizują zagrożenie epidemiczne (sugestie można zgłaszać, np. poprzez dedykowaną zakładkę na stronie internetowej firmy.

14. W czasie długotrwałej sytuacji kryzysowej pracownicy mogą stawać się, w stosunku do siebie nawzajem i przełożonych, impulsywni i łatwo tracący cierpliwość w często błahych sprawach – stąd już niewielki dystans do kuriozalnych (w przypadku stanu zagrożenia dla wszystkich trudno jest przyjąć zarzuty o dyskryminację czy mobbing) skarg na złośliwe traktowanie przez przełożonych, w tym nadmierne obciążanie pracą – w takiej sytuacji warto rozważyć możliwość wspólnego przepracowania problemu przez zespół pracowników (oczywiście w reżimie sanitarnym) oraz przyjęcia konkretnych zasad, dotyczących kształtowania i utrzymywania opartych na wzajemnym szacunku, relacji