Szykują się kolejne zmiany w Kodeksie pracy

Kinga Grodzicka-Lisek
Kinga Grodzicka-Lisek
07.04.2015AKTUALNE

Szykują się kolejne zmiany w Kodeksie pracy

Ledwie kilka dni temu weszły w życie zmiany do Kodeksu pracy, a tu już mamy propozycje kolejnych. Tym razem z inicjatywą nowelizacji występuje Minister Gospodarki. Projektowane przez niego zmiany mają ograniczyć koszty pracodawców wynikające z przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Wejście w życie tej noweli to początek 2016 r.

Jakie są podstawy wprowadzania kolejnych zmian?

Szykują się nam kolejne zmiany w przepisach Kodeksu pracy. Minister Gospodarki przedstawił do konsultacji publicznych projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Tym razem zmiany dotyczyć będą w głównej mierze przepisów regulujących kwestie przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Natomiast ich podstawą jest zmniejszenie kosztów ponoszonych przez pracodawców w związku z obowiązkiem przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Projektowane rozwiązania polegają na ograniczeniu zakresu i czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawców. A zatem zmiany te dotkną również czasu przechowywania dokumentów związanych z bhp, orzeczeń lekarskich, jak i świadectw i innych dokumentów potwierdzających nabycie określonych uprawnień.

Uwaga!

Według szacunków Ministerstwa Gospodarki, roczne koszty administracyjne w gospodarce z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą niebagatelną kwotę 130 mln zł.

Jak obecnie prowadzi się i przechowuje dokumentację pracowniczą i akta osobowe?

Obecnie akta osobowe i płacowe są przechowywane przez okres 50 lat, po upływie którego są niszczone. Okres 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy dla dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dla dokumentacji płacowej.

Na dzień dzisiejszy akta osobowe prowadzi się podzielone na trzy części:

  • A (dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie),
  • B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika) i
  • C (dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia).

Dodatkowo dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić odrębnie dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:

  • kartę ewidencji czasu pracy,
  • imienna kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz
  • kartę środków ochrony indywidualnej, a także
  • kartę wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Jakie są proponowane zmiany w przepisach?

Projekt ustawy zakłada nowe okresy przechowywania dokumentacji w zależności od rodzaju dokumentu i jego przydatności do celów bieżących, do dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno-rentowych.

Według propozycji Ministerstwa Gospodarki mielibyśmy wyróżniać trzy okresy przechowywania:

  1. okres zatrudnienia (określany jako „0 lat”, tj. zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy),
  2. 5-cioletni okres po ustaniu zatrudnienia (dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy),
  3. 50-cioletni okres po ustaniu zatrudnienia (co do zasady, dotyczący dokumentów gromadzonych dla celów emerytalno-rentowych)

(projektowany nowy art. 944 Kodeksu pracy).

Przewiduje się ścisłe (enumeratywne) wyliczenie, wskazanie zamkniętych katalogów dokumentów, które należałoby przechowywać tylko przez czas zatrudnienia oraz przez 50 lat. Inne niż te wskazane przez przepisy dokumenty podlegałyby obowiązkowi przechowywania przez okres 5 lat od ustania zatrudnienia. Natomiast jeżeli przepisy dotyczące stosunku pracy określonej kategorii pracowników będą przewidywały indywidulanie obowiązek włączenia do akt osobowych pracownika jakiegoś dokumentu, a nie będzie dla tego dokumentu podany czas jego przechowywania, wówczas taki dokument należałoby przechowywać 5 lat od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Uwaga!

Przy projektowaniu zmian wzięto pod uwagę 3-letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, i przeciętny czas trwania postępowań sądowych prowadzonych przez sądy pracy. Stąd proponowany 5-cioletni okres przechowywani dokumentacji, po ustaniu zatrudnienia.

Zmiana czasu przechowywania dokumentów wiąże się również ze zmianą sposób gromadzenia akt osobowych pracownika. W przygotowanym przez siebie projekcie Ministerstwo Gospodarki proponuje podzielenie akt osobowych pracownika dalej na 3 części, ale z uwagi na okresy przechowywania dokumentów w nich zawartych. Rodzaje dokumentów gromadzonych w poszczególnych częściach akt osobowych oraz sposób prowadzenia tych akt, ministerstwo zakłada, że zostanie określony w wydanym na podstawie nowego art. 945§ 3 Kodeksu pracy rozporządzeniu właściwego ministra.

Jednocześnie warto podkreślić, że do projektu Ministerstwo Gospodarki dodało również dwa załączniki, w których już określiło zamknięte katalogi dokumentów dla okresów przechowywania:

  • „0 lat” (czyli przechowywane tylko przez czas zatrudnienia) – tu zakwalifikowano 23 pozycje)
  • 50 lat po ustaniu zatrudnienia – tu zakwalifikowano 31 pozycji (11 rodzajów dokumentów).

Te dwa katalogi zostaną ujęte w rozporządzeniu wydanym właśnie na podstawie nowego art. 945 § 3 Kodeksu pracy. Natomiast pozostałe dokumenty objęte 5-letnim okresem przechowywania zostaną w rozporządzeniu określone rodzajowo w katalogu otwartym. Rozporządzenie to zastąpi obecnie funkcjonujące rozporządzenie wydane na podstawie art. 2981 Kodeksu pracy, w związku z czym w projekcie ustawy uregulowano uchylenie tego przepisu.

Co z dokumentami potwierdzającymi uprawnienia lub kwalifikacje pracownika?

Projekt zakłada również, że pracodawca na wniosek pracownika, w dniu ustania zatrudnienia tego pracownika, wyda mu:

  • kopie lub odpisy świadectw pracy wydanych przez innych pracodawców, złożonych przez pracownika na etapie ubiegania się o zatrudnienie oraz
  • kopie lub odpisy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, złożonych przez pracownika, uzyskanych u innych pracodawców.

Taki zapis ma zapobiec niepotrzebnemu gromadzeniu, przechowywaniu, powielaniu tych samych dokumentów przez wielu pracodawców.

Co z orzeczeniami lekarskimi wydanymi w ramach pracowniczych badań lekarskich?

Ministerstwo Gospodarki przewiduje również zmiany w art. 229 § 7 Kodeksu pracy. Miałyby one polegać na zwolnieniu pracodawcy z obowiązku przechowywania orzeczeń lekarskich wydanych po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy badania przeprowadzono na wniosek byłego pracownika. W myśl przewidywanych zmian orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami będą mieściły się w kategorii dokumentów przechowywanych przez pracodawcę przez okres 5 lat od zakończenia pracy pracownika. A zatem, jak podkreśla resort gospodarki w uzasadnieniu do projektu zmian, bezprzedmiotowe byłoby dołączenie do akt tych orzeczeń, które zostały wydane w związku z wnioskiem pracownika złożonym po 6 lub 10 latach od zakończenia pracy.

W przypadku przechowywania dokumentacji medycznej oraz orzeczeń resort powołuje się na § 12 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 29 lipca 2010 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz wzorów stosowanych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 1002). Tak więc, orzeczenia lekarskie będą przechowywane w dokumentacji medycznej, która będzie dostępna w jednostce służby medycyny pracy. A wydane orzeczenia lekarskie będą przechowywane, jak dotychczas, przez okres 20 lat (lub 40 lat w przypadku pracowników zawodowo narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne itp.) na podstawie przepisów ustawy o służbie medycyny pracy.

Jak planowane jest rozwiązanie okresu przejściowego?

Chcąc zapewnić płynne przejście na nowy system gromadzenia akt pracowniczych, projekt ustawy zakłada, że dokumenty z akt osobowych pracowników zatrudnionych w dniu wejścia w życie ustawy i zgromadzone do tego dnia, staną się dokumentami przechowywanymi przez okres 50 lat od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca zdecyduje o stosowaniu do tych dokumentów nowych zasad ich przechowywania. Natomiast kolejne dokumenty dołączane do akt osobowych będą umieszczane już w częściach odpowiadających okresowi ich przechowywania.

Resort gospodarki zakłada, że proponowane w projekcie ustawy zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2016 r. 

Autor: 

Kinga Grodzicka-Lisek

Autor
Kinga Grodzicka-Lisek
Prawnik, specjalizujący się w zagadnieniach prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Kilkuletni pracownik kancelarii adwokackiej. Autorka wielu tekstów i porad w zakresie prawa pracy oraz bhp. Redaktor „Portalu bhp” i była redaktor naczelna „Bhp w firmie” w 2011 r., redaktor prowadząca poradnik „Szkolenia bhp w firmie” w latach 2007-2009.