Prowadzenie dokumentacji przez służbę bhp z uwagi na jej kompetencje

Obowiązki związane z dokumentacją służby bhp to szeroki temat, który w rozporządzeniu w sprawie służby bhp został jedynie zasygnalizowany poprzez prowadzenie rejestrów, kompletowanie

i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.

Trzeba jednak pamiętać, że oprócz przepisów dotyczących zadań i uprawnień służby bhp specjaliści ds. bhp wykonują również czynności dodatkowe, a mieszczące się w ramach szeroko pojętej działalności służby bhp.

W śród dokumentacji prowadzonej przez służbę bhp jest dokumentacja, którą zgodnie z przepisami prowadzić powinien pracodawca, ale w związku z tym, że dotyczy ona problematyki bhp, obowiązek ten jest scedowany na służbę bhp, gdyż tylko ona z racji swoich kompetencji zawodowych jest w stanie rzetelnie go wypełnić (art. 237¹¹ Kodeksu pracy: służba bhp pełni funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bhp. Wiąże się to również z całym szeregiem zapisów i rejestrów będących w wielu sytuacjach impulsem podejmowania przez pracodawcę działań dla ograniczania zagrożeń i poprawy warunków pracy).

Dokumenty i rejestry prowadzone przez służbę bhp w szczególności dotyczą:

• wypadków przy pracy:

−       protokół powypadkowy (prowadzony jest w imieniu pracodawcy),

−       statystyczna karta wypadku przy pracy (z oczywistych przyczyn powinna być opracowana przez tę samą osobę, która sporządzała protokół powypadkowy, a także wyniki kontroli realizacji wniosków powypadkowych);

• chorób zawodowych – rejestr podejrzeń i stwierdzonych zachorowań wraz z dokumentacją prowadzoną na podstawie obowiązujących przepisów;
• substancji i czynników szkodliwych dla zdrowia, na podstawie obowiązujących przepisów. Znajdą się tutaj:

−       rejestr czynników szkodliwych i uciążliwych dla zdrowia występujących na stanowiskach pracy,

−       spis (rejestr) występujących w procesie pracy substancji niebezpiecznych lub preparatów niebezpiecznych, z podziałem na niebezpieczne, rakotwórcze i mutagenne wraz ze wskazaniem stanowisk pracy i miejsc występowania,

−       karta badań i pomiarów czynników szkodliwych z podziałem na: czynniki chemiczne, pyły, czynniki fizyczne,

−       rejestr czynników rakotwórczych,

−       rejestr prac, których wykonywanie powoduje konieczność pozostawania w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym,

−       rejestr pracowników narażonych na działanie substancji, preparatów, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym,

−       karty czynników rakotwórczych,

−       rejestr występujących szkodliwych czynników biologicznych,

−       rejestr pracowników narażonych na działanie szkodliwych czynników biologicznych,

−       karty pomiarów czynników szkodliwych,

−       karty charakterystyki substancji niebezpiecznych lub preparatów niebezpiecznych,

−       karty charakterystyki preparatu niezaklasyfikowanego jako niebezpieczny, który jednak zawiera w stężeniach (określonych w rozporządzeniu) co najmniej jedną substancję stwarzającą zagrożenie dla zdrowia człowieka lub dla środowiska,

−       rejestry wyników i kart pomiarów,

−       rejestr i wyniki pomiarów hałasu oraz drgań mechanicznych,

−       rejestry wyników wykonywanych badań i pomiarów,

−       harmonogramy badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia.

• badań lekarskich

−       przekazywanie lekarzowi sprawującemu medyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami informacji o czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunkach uciążliwych oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach. Wymaga  opracowania formy, sposobu oraz okresów przekazywania – rola służby bhp.

−       rejestr skierowań i wykonanych badań lekarskich. Rejestr najczęściej prowadzą kierownicy komórek organizacyjnych lub dział kadr, a służba bhp nadzoruje funkcjonowanie badań;

• przekazywanie pracownikom informacji o czynnikach szkodliwych dla zdrowia lub warunkach uciążliwych oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach. Opracowanie formy przekazywania leży w gestii służby bhp, a samo informowanie pracowników odbywać się powinno poprzez kierowników komórek organizacyjnych;
• rejestr rodzajów działalności i prac, przy których istnieje możliwość wystąpienia szczególnego zagrożenia dla zdrowia lub życia ludzkiego.

• wykaz prac szczególnie niebezpiecznych występujących w zakładzie pracy.

Dokumenty i rejestry prowadzone w imieniu pracodawcy to:

• dokumentacja systematycznych analiz przyczyn wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wdrażania odpowiednich środków zapobiegawczych,
• dokumentacja ryzyka zawodowego oraz zastosowanych niezbędnych środków profilaktycznych,
• sprawozdanie Z-10 (roczne sprawozdanie o warunkach pracy), którego wzór jest określany corocznie w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet
• statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na dany rok oraz art. 31 ustawy o statystyce publicznej,
• protokoły z posiedzeń komisji bhp.

Dokumenty opracowywane przez zakładowych specjalistów z udziałem służby bhp, która powinna je archiwizować oraz nadzorować ich aktualność:

• zakładowy wykaz stanowisk i miejsc pracy wymagających obsady co najmniej 2-osobowej,
• wykaz rodzajów prac wymagających szczególnej sprawności psychofizycznej,
• wykaz prac wzbronionych kobietom,
• wykaz prac wzbronionych młodocianym,
• dokumentacja stałej kontroli stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia (stężenie pułapowe) tych czynników, a jeśli jest to niemożliwe – dokonywanie badań i pomiarów co najmniej raz na sześć miesięcy,
• wykaz stanowisk pracy wskazanych do wykonania pracownikom szczepień ochronnych,
• dokument potwierdzający spełnienie wymogów rozporządzenia ministra gospodarki w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bhp w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy,
• dokument potwierdzający spełnienie wymogów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe,
• rejestr źródeł promieniowania jonizującego,
• wykaz pomieszczeń, w których jest zatrudniona jedna osoba, a mogą w nich wystąpić sytuacje awaryjne stwarzające zagrożenia zdrowia lub życia pracowników,
• dokumentacja konsultowania spraw bhp z załogą oraz współpracy ze związkami zawodowymi, SIP,
• dokumentowanie systematycznych kontroli stanu bezpieczeństwa i higieny pracy ze szczególnym uwzględnieniem organizacji procesów pracy, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych oraz rejestracja nieprawidłowości i metod ich usuwania,
• szczegółowe programy szkoleń bhp,
• regulamin i tabele przydziału środków ochrony indywidualnej oraz regulamin i tabele przydziału odzieży roboczej i ochronnej oraz środków do higieny osobistej,
• charakterystyki stanowisk pracy (na potrzeby oceny ryzyka zawodowego, zachorowań na choroby zawodowe, profilaktycznych badań lekarskich, uznawania pracy jako wykonywanej w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze),
• inne wymagane szczegółowymi przepisami bhp dotyczącymi konkretnej działalności gospodarczej czy uregulowaniami wewnętrznymi.

Dokumentacja nieobowiązkowa, ale często niezbędna, to:

• wykaz obowiązujących w zakładzie przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów bhp – ogólnych i szczegółowych,
• wykaz norm z podziałem na obowiązujące i nieobowiązujące związanych z bhp i prowadzoną działalnością gospodarczą,
• wykaz wewnętrznych aktów normatywnych związanych z bhp – służba bhp,
• wykaz instrukcji bhp dotyczących: procesów technologicznych, wykonywania prac związanych z zagrożeniami wypadkowymi lub zagrożeniami zdrowia pracowników, obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych, postępowania z materiałami szkodliwymi dla zdrowia i niebezpiecznymi, udzielania pierwszej pomocy, ppoż.,
• wykaz zagrożeń występujących w zakładzie, z podziałem na wypadkowe, chorobowe i uciążliwości – służba bhp,
• harmonogram badań lekarskich,
• harmonogram szkoleń okresowych,
• plan dróg ewakuacyjnych,
• wykaz miejsc usytuowania punktów pierwszej pomocy i apteczek,
• wykaz osób do obsługi punktów i apteczek,
• wykaz osób do udzielania pierwszej pomocy i zwalczania pożarów,
• wykaz stanowisk pracy, na których należą się posiłki profilaktyczne i napoje,
• zestawienia wypadków przy pracy (miesięczne, kwartalne, roczne) w układzie wg: przyczyn, urazów, zdarzeń powodujących uraz, komórek organizacyjnych zakładu – służba bhp,
• rejestr zdarzeń potencjalnie wypadkowych (np. taki jak dla wypadków przy pracy) – służba bhp,
• rejestr osób, którym zrefundowano zakup okularów korygujących wzrok,
• zestawienia protokołów kontroli i przeglądu stanowisk pracy z wnioskami do realizacji i potwierdzeniami ich wykonania oraz protokołami z rekontroli – służba bhp,
• wykaz wniosków i nieprawidłowości dotyczących bhp zgłoszonych przez pracowników – służba bhp,
• protokoły z okresowych przeglądów warunków pracy w ramach komisji bhp – służba bhp,
• plany poprawy warunków bhp – służba bhp.

Rodzaje dokumentacji zależą od prowadzonej działalności gospodarczej zakładu, miejsc wykonywanych prac, a szczególnie od liczby i rodzaju zagrożeń oraz narażeń występujących w procesie pracy. Natomiast od liczby zatrudnionych i liczby występujących stanowisk pracy zależeć będzie jedynie objętość poszczególnych rejestrów czy dokumentów.