Relacje pracodawca – jednostka prowadząca szkolenia bhp a kwestie danych osobowych pracowników

Przepisy prawa pracy, regulujące problematykę szkoleń bhp w zakresie możliwości ich powierzania (w zakresie realizacji) podmiotowi zewnętrznemu, nie normują wzajemnej relacji pracodawca – jednostka szkoleniowa  prowadząca szkolenia bhp w zakresie oceny statusu takiej jednostki w kategoriach administratora danych osobowych. Uwzględniając fakt, iż to pracodawca zatrudnia pracowników i pozyskuje całe spektrum danych osobowych w ramach zarówno naboru, jak i procesu pracy, nie można mu odmówić statusu administratora danych osobowych pracowników – w tym w przypadku powierzenia organizowania szkolenia firmie zewnętrznej. To pracodawca zleca firmie zewnętrznej przeprowadzenie szkolenia bhp, udostępniając jednostce szkoleniowej dane osobowe pracowników w niezbędnym zakresie uwzględniają zasadę minimalizacji danych wynikającą z RODO.

W mojej ocenie jednostka szkoleniowa wpisuje się bardziej w pojęcie podmiotu przetwarzającego, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Niezależnie od tego, że to firma szkoleniowa dokonuje czynności w obrębie przetwarzania danych osobowych, w zakresie uzgodnionym z pracodawcą. Warto bowiem pamiętać, że podmiot przetwarzający nie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych, działając w tym zakresie na podstawie uzgodnień poczynionych z administratorem.

Natomiast pracodawca, moim zdaniem, występuje w charakterze administratora.

Oczywiście nie można wykluczyć przypadku, gdzie jednak jednostka szkoleniowa będzie występowała również w roli administratora danych osobowych, uwzględniając przyjętą na gruncie RODO konstrukcję współadministrowania, o której mowa w art. 26 RODO.

W zakresie obowiązku uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych pracowników przez firmę szkoleniową uważam, że obowiązek zapewnienia szkolenia bhp po stronie pracodawcy,. Również obowiązek prawny uczestniczenia w nim pracowników ma na tyle czytelną podstawę prawną, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest w omawianym przypadku zbędna. Chodzi bowiem o realizację obowiązków prawnych związanych z procesem przeprowadzenia szkolenia bhp, których naruszenie kwalifikowane jest w kategoriach wykroczenia a czasem przestępstwa.

W przypadku gdy jednostka szkoleniowa prowadząca szkolenia bhp miałaby występować w roli administratora danych, wydaje się, że zgoda uczestników szkolenia nie jest wymagana, uwzględniając, iż na postawie umowy z pracodawcą na firmę szkoleniową przechodzą określone obowiązki prawne jakie ciążą na organizatorze szkolenia. Posiadanie przez jednostkę szkoleniową danych osobowych pracowników w niezbędnym zakresie, jak również ich dalsze przetwarzanie przez jednostkę szkoleniową działającą na zlecenie pracodawcy jest niezbędne dla realizacji obowiązków prawnych obciążających organizatora szkolenia.

Proszę mieć na względzie, że prezentowane wyżej poglądy są moją oceną sytuacji.  Niestety rozporządzenie RODO, póki co, jest aktem budzącym wiele wątpliwości. Potęgują się one w zakresie relacji pracodawca – firmy zewnętrzne (prowadzące obsługę z zakresu bhp, szkoleniowe, prowadzące obsługę kadrowo – płacową). Nie można wykluczyć, że głos w dyskusji osób zainteresowanych – zarówno ekspertów, jak również osób prowadzących działalności na rzecz pracodawców, skłoni krajowego ustawodawcę do doprecyzowania dyskusyjnych póki co regulacji na gruncie krajowego porządku prawnego, z uwzględnieniem zasad narzuconych przez RODO.