Przechowywanie informacji po weryfikacji trzeźwości pracownika

Kontrola trzeźwości pracowników może być przez pracodawców wprowadzona wyłącznie w sytuacji, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Brak odwołania się do kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy wydaje się być przeoczeniem, co nie zmienia faktu, że ochrona życia oraz zdrowia również (a może przede wszystkim) realizowana jest z poziomu przepisów dotyczących technicznego bezpieczeństwa pracy.

Pracodawca nie może uregulować procedury pomiaru trzeźwości w sposób dowolny. Stosowne zapisy są bowiem wiążące zarówno z poziomu Kodeksu pracy, jak również rozporządzenia z 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

Przepisy w szczególności regulują kwestie udokumentowania pomiaru trzeźwości. Co ciekawe nowe rozporządzenie normuje sposób dokumentowania badań. Jednak wyłącznie tych, które zostały przeprowadzone lub zlecone przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Tym samym w przypadku badań przeprowadzonych z poziomu zakładu pracy należy odwołać się do regulacji kodeksowych.

Z Kodeksu pracy wynika, że pracodawca przetwarza informacje o:

• dacie badania,

• godzinie i minucie badania,

• wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stanu nietrzeźwości

– wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.

W jaki sposób wykazać związek między niezbędnością ochrony zdrowia i życia pracowników – a przechowywaniem danych z wyniku pomiaru? To chyba jest tajemnica, pozostawiona do wyłącznej wiedzy ustawodawcy. Niech każdy sobie odpowie na pytanie, czy przechowywanie wyników pomiaru trzeźwości jest działaniem niezbędnym do zapewnienia ochrony zdrowia i życia pracowników (na podobnej zasadzie, jak zapewnienie środków ochrony indywidualnej zabezpieczających przed upadkiem z wysokości). A może to będzie nowy argument na wypadek kontroli PIP? Pracodawca będzie mógł wykazać, że stosuje środki zapobiegawcze chroniące życie i zdrowie zatrudnionych, w postaci przechowywania wyników pomiarów trzeźwości pracowników.

Niezależnie od powyższego, przepisy wyznaczają dopuszczalne okresy przechowywania danych z badania. Zasadą jest, że wyniki z badania wskazujące na stan po użyciu alkoholu albo stanie trzeźwości przechowuje się w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.

Z przywołanego wyżej przepisu wynika, że karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Co to jest rok nienagannej pracy? Tego przepisy tradycyjnie nie wyjaśniają.

• Czy rok nienagannej pracy, to rok w czasie którego na pracownika nie nałożono kary nagany (skoro mowa o pracy nienagannej)?

• Czy może rok nienagannej pracy, to rok kiedy na pracownika nie nałożono żadnej kary porządkowej?

• Czy może rok nienagannej pracy, to rok zupełnie bezusterkowej pracy pracownika, niezależnie od tego czy kara została nałożona czy też ni ?

Odpowiedzialnym za usunięcie dokumentacji z badania trzeźwości pracownika w żadnym razie nie jest pracownik służby bhp. Nawet w sytuacji gdyby został przez pracodawcę zobowiązany do uczestnictwa w przeprowadzaniu pomiarów. Za usunięcie dokumentu będzie odpowiadała osoba upoważniona do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która w żadnym razie nie ma roszczenia do struktur bhp w sprawie ewentualnego przypomnienia o potrzebie usunięcia danych z pomiaru trzeźwości z dokumentacji pracownika. Jeżeli jednak jakimś cudem w procesie weryfikacji trzeźwości uczestniczą zakładowe struktury do spraw bhp, w żadnym razie nie powinny sobie robić odpisów czy kopii (na własne potrzeby) dokumentacji z pomiarów trzeźwości pracowników.