Poleć znajomemu

Relacje pracodawca – jednostka prowadząca szkolenia bhp a kwestie danych osobowych pracowników

Rozporządzenie RODO normujące problematykę ochrony danych osobowych ma zastosowanie również w relacjach związanych z zatrudnianiem, m.in. w sferze zagadnień związanych z bhp. Pracodawcy często współpracują z podmiotami zewnętrznymi w zakresie zapewnienia pracownikom szkoleń bhp. Taka współpraca może wywoływać wątpliwości dotyczące wzajemnych relacji pracodawcy oraz firmy prowadzącej szkolenia bhp na gruncie rozporządzenia RODO w kwestii danych osobowych pracowników.

Przepisy prawa pracy, regulujące problematykę szkoleń bhp w zakresie możliwości ich powierzania (w zakresie realizacji) podmiotowi zewnętrznemu, nie normują wzajemnej relacji pracodawca – jednostka szkoleniowa  prowadząca szkolenia bhp w zakresie oceny statusu takiej jednostki w kategoriach administratora danych osobowych. Uwzględniając fakt, iż to pracodawca zatrudnia pracowników i pozyskuje całe spektrum danych osobowych w ramach zarówno naboru, jak i procesu pracy, nie można mu odmówić statusu administratora danych osobowych pracowników – w tym w przypadku powierzenia organizowania szkolenia firmie zewnętrznej. To pracodawca zleca firmie zewnętrznej przeprowadzenie szkolenia bhp, udostępniając jednostce szkoleniowej dane osobowe pracowników w niezbędnym zakresie uwzględniają zasadę minimalizacji danych wynikającą z RODO.

Kto jest administratorem danych osobowych pracowników poddawanych szkoleniu bhp?

W mojej ocenie jednostka szkoleniowa wpisuje się bardziej w pojęcie podmiotu przetwarzającego, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Niezależnie od tego, że to firma szkoleniowa dokonuje czynności w obrębie przetwarzania danych osobowych, w zakresie uzgodnionym z pracodawcą. Warto bowiem pamiętać, że podmiot przetwarzający nie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych, działając w tym zakresie na podstawie uzgodnień poczynionych z administratorem.

W ocenie statusu jednostki szkoleniowej w kategoriach administratora danych osobowych pracowników dużo zależy od wzajemnych ustaleń między pracodawcą a jednostką szkoleniową.

Natomiast pracodawca, moim zdaniem, występuje w charakterze administratora.

Oczywiście nie można wykluczyć przypadku, gdzie jednak jednostka szkoleniowa będzie występowała również w roli administratora danych osobowych, uwzględniając przyjętą na gruncie RODO konstrukcję współadministrowania, o której mowa w art. 26 RODO.

Czy zewnętrzna jednostka prowadząca szkolenia bhp musi pozyskać zgody od pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych?

W zakresie obowiązku uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych pracowników przez firmę szkoleniową uważam, że obowiązek zapewnienia szkolenia bhp po stronie pracodawcy,. Również obowiązek prawny uczestniczenia w nim pracowników ma na tyle czytelną podstawę prawną, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest w omawianym przypadku zbędna. Chodzi bowiem o realizację obowiązków prawnych związanych z procesem przeprowadzenia szkolenia bhp, których naruszenie kwalifikowane jest w kategoriach wykroczenia a czasem przestępstwa.

W przypadku gdy jednostka szkoleniowa prowadząca szkolenia bhp miałaby występować w roli administratora danych, wydaje się, że zgoda uczestników szkolenia nie jest wymagana, uwzględniając, iż na postawie umowy z pracodawcą na firmę szkoleniową przechodzą określone obowiązki prawne jakie ciążą na organizatorze szkolenia. Posiadanie przez jednostkę szkoleniową danych osobowych pracowników w niezbędnym zakresie, jak również ich dalsze przetwarzanie przez jednostkę szkoleniową działającą na zlecenie pracodawcy jest niezbędne dla realizacji obowiązków prawnych obciążających organizatora szkolenia.

Oczywiście najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest pozyskanie od uczestników szkolenia zgody na przetwarzanie danych, na potrzeby procesu szkolenia bhp, jednak uwzględniając wspomniany wcześniej obowiązek prawny poddania się takiemu szkoleniu w praktyce czyni niemożliwym (lub mało prawdopodobnym) niewyrażenie przez pracowników zgody na przetwarzanie danych w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia szkolenia bhp, w tym prowadzenia związanej z tym dokumentacji.

Proszę mieć na względzie, że prezentowane wyżej poglądy są moją oceną sytuacji.  Niestety rozporządzenie RODO, póki co, jest aktem budzącym wiele wątpliwości. Potęgują się one w zakresie relacji pracodawca – firmy zewnętrzne (prowadzące obsługę z zakresu bhp, szkoleniowe, prowadzące obsługę kadrowo – płacową). Nie można wykluczyć, że głos w dyskusji osób zainteresowanych – zarówno ekspertów, jak również osób prowadzących działalności na rzecz pracodawców, skłoni krajowego ustawodawcę do doprecyzowania dyskusyjnych póki co regulacji na gruncie krajowego porządku prawnego, z uwzględnieniem zasad narzuconych przez RODO.

Autor: 

Sebastian Kryczka

ekspert prawa pracy oraz kontroli jego przestrzegania