Inspektor pracy pobierze elektroniczne kopie dokumentów – nowe uprawnienie kontroli PIP

Przepisy ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy regulują w szczególności tryb postępowania kontrolnego. W interesie podmiotów potencjalnie kontrolowanych – zwłaszcza pracodawców – leży dobra znajomość tych regulacji oraz ich projektowanych zmian. Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy zakłada, że inspektor będzie uprawniony do wykonywania:

• odpisów lub wyciągów z dokumentów,
• kopii dokumentów w postaci elektronicznej,
• zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów,
• a w razie potrzeby – żądania ich od podmiotu kontrolowanego.

Ta zmiana oznacza, że inspektor pracy może pobierać elektroniczne dokumenty i oczekiwać ich przekazania w formie cyfrowej, co stanowi istotne ułatwienie dla obu stron postępowania kontrolnego.

Obowiązkiem każdego pracownika jest wykonywanie pracy zgodnie z poleceniami pracodawcy, a także z poszanowaniem przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Kierownictwo pracodawcy oznacza możliwość nie tylko wydawania poleceń, lecz także nadzoru nad ich wykonaniem – w tym także poprzez służbę BHP lub społecznych inspektorów pracy.

Jednakże nadzór wewnętrzny nie zawsze gwarantuje zgodność z przepisami prawa pracy. Każdy pracodawca powinien liczyć się z możliwością kontroli, również w zakresie BHP. Dokumentacja elektroniczna BHP, której może żądać inspektor, obejmuje m.in.:

• wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych,
• analizy stanu BHP,
• protokoły powypadkowe,
• rejestry wypadków i chorób zawodowych,
• dokumentację techniczną i rysunki dotyczące uruchomienia zakładu pracy.

Z projektowanych przepisów wynika, że inspektor pracy będzie mógł pobrać kopie dokumentów w formacie cyfrowym, bez konieczności ich przedstawiania osobiście. Co istotne, katalog dokumentów nie został ściśle określony – oznacza to, że na żądanie inspektora trzeba będzie przedłożyć – również w formie elektronicznej – każdy dokument, nie tylko wynikający z akt osobowych poszczególnych pracowników, ale również dokumenty szeroko rozumianej sfery BHP. W grę mogą wchodzić między innymi:

• wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
• analiza stanu BHP,
• protokoły powypadkowe,
• rejestry wypadków,
• dokumenty dotyczące budowy, przebudowy lub modernizacji zakładu pracy,
• plany i rysunki techniczne,
• dokumentacja techniczna i technologiczna,
• wyniki ekspertyz, badań i pomiarów związanych z działalnością zakładu.

Dodatkowo, inspektor pracy będzie mógł żądać dokumentów obejmujących:

• akta osobowe pracowników,
• dane dotyczące wynagrodzenia i innych świadczeń,
• ewidencję czasu pracy i urlopów,
• dokumentację legalności zatrudnienia,
• informacje związane z zatrudnianiem młodocianych i osób niepełnosprawnych.

To ważna zmiana dla działów HR i osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej – dane muszą być przygotowane do szybkiego przesłania np. pocztą elektroniczną.

Zadaniem PIP jest nadzór i kontrola przestrzegania prawa pracy, w tym szczególnie przepisów i zasad BHP. Obowiązki te obejmują również kontrolę legalności zatrudnienia oraz udokumentowanie ustaleń dokonanych w toku postępowania.

Projektowane przepisy zakładają zmiany proceduralne, w tym:

• możliwość przeprowadzania zdalnych oględzin,
• wykorzystanie dokumentów w formie innej niż pisemna,
• dopuszczenie dokumentacji w postaci elektronicznej jako podstawy do oceny stanu faktycznego.

Kontrola PIP a dokumenty elektroniczne – to temat, który zyska na znaczeniu. W interesie pracodawców leży przygotowanie systemów obiegu dokumentów do wymogów nowej procedury, aby umożliwić sprawne przedłożenie wymaganych danych. 

Tak. Na mocy projektowanych przepisów inspektor pracy będzie mógł żądać dokumentów w formie elektronicznej, w tym kopii, wyciągów i zestawień.

Inspektor pracy może żądać dokumentów z zakresu BHP, akt osobowych, analiz stanu bezpieczeństwa, dokumentacji technicznej, wyników badań i innych – również w formacie cyfrowym.

Tak, jeśli inspektor zażąda tego w toku kontroli – dokumenty mogą być przesyłane pocztą elektroniczną zamiast w formie papierowej.