Praca zdalna – jak po zmianach stosować te formę wykonywania pracy

Przypomnijmy, że możliwość kierowania pracowników do pracy zdalnej po raz pierwszy w polskim prawie pojawił się w przepisach marcowej specustawy. Podkreślmy również, że praca zdalna to coś innego niż „telepraca” uregulowana w Kodeksie pracy już w 2007 r. (art. 67⁵ – art. 67¹⁷), a żaden przepis nie dopuszcza stosowania tych przepisów na zasadzie analogii do pracy zdalnej. Warto o tym pamiętać, jak i o najważniejszych cechach pracy zdalnej. Są to:

• Wykonywanie obowiązków służbowych poza miejscem ich stałego wykonywania (najczęściej zakładem pracy), czyli nie tylko w domu, ale np. w hotelu, w kwarantannie lub – jak to zdarza się obecnie – w wynajętym domku nad malowniczym jeziorem.
• Za pracę zdalną należy się takie samo wynagrodzenie jak za pracę np. w siedzibie pracodawcy.
• Pracodawca nie ma obowiązku skierowania pracownika do pracy zdalnej, a tylko taką możliwość. Natomiast pracownik nie może odmówić takiego polecenia, chyba że nie spełnia przewidzianych w Tarczy 4.0 wymagań.

Jakie są to wymagania i czy pracodawca będzie mógł skontrolować mieszkanie pracownika, aby sprawdzić, czy spełnia „możliwości lokalowe i techniczne” do pracy zdalnej?

Wykonywanie pracy w formie zdalnej może zostać polecone tylko wtedy, gdy:

• pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy;
• pozwala na to rodzaj pracy.

W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Postawione w ustawie warunki dla przyjęcia pracy w formie zdalnej oznaczają de facto, że pracodawca ma obowiązek zweryfikować umiejętności, warunki techniczne i lokalowe do pracy zdalnej swoich podwładnych. Przepisy nie regulują, w jaki sposób miałoby się to odbywać. Czy dozwolona lub wręcz wymagana jest np. wizytacja i spisanie protokołu z oceny mieszkania pracownika? Kto miałby tego dokonać – sam pracodawca, kierownik działu HR czy może inspektor PIP? Żadnych uregulowań w tym zakresie nie zawiera tarcza 4.0 ani tym bardziej Kodeks pracy. Wobec tego podstawy prawne do takich „wizytacji” są nadzwyczaj wątpliwe, chociażby z uwagi na prawo do prywatności pracownika i jego rodziny.

Ponadto w wyniku kontroli nierzadko mogłoby się okazać, że w istocie mało kto spełnia ustawowe warunki BHP, np. nie posiadając biurka o wymaganej wysokości czy ergonomicznego fotela. Praktycznym rozwiązaniem jest odebranie przez przełożonego stosownego oświadczenia na piśmie od pracownika.

W nowych przepisach przesądzono, że pracodawca ma obowiązek zapewnić narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej. Niemniej, przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę – czyli w praktyce z reguły własnych. Jest jednak warunek. Pracownik zapewni w takiej sytuacji, że poszanowane i pod ochroną będą informacje poufne oraz inne tajemnice prawnie chronione, w tym tajemnice przedsiębiorstwa lub dane osobowe, a także informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W praktyce może to oznaczać konieczność np. zamontowania lepszego programu antywirusowego czy legalnego pakietu Office. Ponadto trzeba zwrócić uwagę, czy komunikator, z którego korzystamy może zostać przeznaczony do użytku w celach zawodowych i komercyjnych, co może wymagać uzyskania dodatkowej zgody lub wykupienia płatnego dostępu (np. komunikator WhatsApp, Skype).

Nowe przepisy nie regulują jednak, kto ma płacić za sprzęt zakupiony przez pracownika na własną rękę w celach pracy zdalnej, ani tego, kto ponosi koszty za prąd czy Internet, który pracownik wykorzystuje do celów służbowych. W tym celu należy odwołać się m.in. do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które przewidują w takiej sytuacji ekwiwalent.

Zrezygnowano z pomysłu rządu, aby przyznać pracownikom ekwiwalent miesięczny w stałej kwocie 100 zł za używanie w pracy zdalnej swoich narzędzi i materiałów, jak komputery, telefony, drukarki, toner czy papier.

Stan prawny jeszcze przed epidemią dopuszczał jednak możliwość wypłaty przez pracodawców ekwiwalentu pieniężnego z tytułu używania przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiącego ich własność. Mowa o tym w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, który zwalnia od podatku dochodowego tego rodzaju ekwiwalent. W tym celu należy spełnić kilka warunków:

• ekwiwalent musi zostać wypłacony w pieniądzu (czyli nie w formie rzeczowej);
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania;
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika, a nie być np. użyczone od znajomego;
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być używane do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy.

Obliczenie wysokości ekwiwalentu np. w przypadku pracy przy komputerze nie jest zadaniem prostym. Jak stwierdził Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 28 lipca 2015 roku (sygn. akt III/Aua 280/15), przepisy prawa nie zakreślają co prawda kwotowych granic ekwiwalentu, jednak zgodnie z orzecznictwem sądowym ekwiwalent powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy i aktualne koszty. Znaczenie ma rodzaj, wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy, stopień zużycia sprzętu. Kwotę wypłaty ustala się jako odpowiadającą wartości użyczenia rzeczy z punktu widzenia racjonalnie działającego pracodawcy. 

Zatem w ustalaniu wysokości ekwiwalentu przydatna może być ewidencja czasu pracy zdalnej. Z tej perspektywy warto ją prowadzić, nawet bez polecenia przełożonego. Co na to tarcza 4.0?

Zgodnie z nowymi przepisami pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek na polecenie pracodawcy prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. W poleceniu pracodawcy powinno znaleźć się również określenie, w jakiej formie i z jaką częstotliwością pracownik ma sporządzać ewidencję.

Pracodawca nie musi z góry określać czasokresu świadczenia pracy w formie zdalnej. Co więcej, może cofnąć polecenie wykonywania takiej pracy w każdym momencie, dosłownie z dnia na dzień. Nie musi przy tym czekać na zniesienie stanu epidemii, lecz ma obowiązek zapewnić podwładnemu bezpieczny powrót do pracy stacjonarnej. 

Duże wątpliwości wzbudza to, że regulacje dotyczące pracy zdalnej znalazły się w specustawie z marca br., która obowiązuje tymczasowo, a nie w Kodeksie pracy jako rozwiązanie, do którego pracodawcy mogą sięgnąć zawsze w miarę potrzeby. Jak wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy: art. 3 ustawy traci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy. Wydaje się zatem, że czas, na jaki pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej, nie może być dłuższy. Możliwe jest jednak zarówno skrócenie, jak i wydłużenie pierwotnie określonego okresu (rekomendacje PIP nt. pracy zdalnej: https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/108610,praca-zdalna-przeciwdzialanie-covid-19.html).

Sprawa BHP i wypadków przy pracy w trybie home office wciąż pozostaje bez wyraźnej odpowiedzi ze strony prawodawcy. W toku prac nad ustawą posłowie usunęli z projektu proponowany ust. 9 art. 3, zgodnie z którym pracodawca odpowiadałby za BHP pracy zdalnej oraz za wypadki przy tej pracy tylko w zakresie związanym z zapewnionymi przez siebie środkami pracy lub materiałami do pracy. Taka regulacja stałaby w sprzeczności z ogólnymi zasadami BHP, które przewidują, że zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest zawsze obowiązkiem pracodawcy (art. 207 kp). Zawsze, a więc wygląda na to, że również w pracy zdalnej.

Zobacz także: Home Office, czy telepraca

Te przepisy uchwalano w znacznej mierze jeszcze w latach 70. i nie przystają do realiów pracy zdalnej, o której zresztą nadal Kodeks pracy milczy. Nie wiadomo również, jaki będzie los przepisów o pracy zdalnej po zakończeniu epidemii. Być może w takiej samej lub zmienionej formie trafią na stałe właśnie do Kodeksu pracy (być może) tuż obok rozdziału IIb traktującego o telepracy. Z pewnością w takiej sytuacji powinny zostać określone i wyjaśnione relacje pomiędzy tymi dwiema formami wykonywania pracy.