Zdalna kontrola PIP – inspektor nie musi wejść do firmy, żeby sprawdzić dokumenty

Zdalna kontrola PIP nie będzie stosowana automatycznie w każdej sprawie. Inspektor może przeprowadzić kontrolę albo poszczególne czynności na odległość:

• w uzasadnionych przypadkach,
• jeżeli nie jest to sprzeczne z celem kontroli,
• jeżeli może usprawnić jej przeprowadzenie,
• jeżeli przemawia za tym charakter działalności kontrolowanego podmiotu.

O wyborze sposobu prowadzenia czynności decydują zatem okoliczności konkretnej kontroli.

W praktyce tryb zdalny może być przydatny zwłaszcza wtedy, gdy inspektor chce przeanalizować dokumentację, uzyskać wyjaśnienia albo zweryfikować określone dane bez konieczności natychmiastowej wizyty w zakładzie pracy.

Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone:

• za pomocą środków komunikacji elektronicznej,
• za pośrednictwem operatora pocztowego.

Inspektor może żądać przedstawienia dokumentów w postaci papierowej albo elektronicznej. Może także zwrócić się o wykonanie:

• papierowych lub elektronicznych kopii dokumentów,
• odpisów i wyciągów,
• zestawień,
• obliczeń sporządzonych na podstawie dokumentacji,
• transmisji online.

Zdalna kontrola nie oznacza zatem wyłącznie przesyłania plików pocztą elektroniczną. Jej elementem może być także bezpośrednie połączenie z inspektorem.

Tak. W uzasadnionych przypadkach inspektor może zażądać przeprowadzenia transmisji online. Warunkiem jest to, aby nie było to sprzeczne z celem kontroli.

Transmisja może służyć:

• kontroli dokumentów,
• wysłuchaniu strony,
• przesłuchaniu podmiotu kontrolowanego.

Połączenie może odbywać się z wykorzystaniem urządzeń zapewniających dwukierunkową łączność oraz odbiór obrazu albo obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym.

Pracodawca powinien więc sprawdzić, czy dysponuje sprzętem umożliwiającym przeprowadzenie takiej transmisji, np. komputerem z kamerą, mikrofonem oraz stabilnym dostępem do Internetu.

Nowelizacja nie wprowadza ogólnego obowiązku przesyłania zdjęć lub nagrań podczas każdej kontroli. Przepisy wskazują przede wszystkim możliwość przekazywania dokumentów, zestawień, obliczeń oraz prowadzenia transmisji online.

W zależności od przedmiotu kontroli inspektor może jednak oczekiwać innych materiałów pomocniczych, np. fotografii dokumentujących warunki pracy. Zakres żądanych informacji będzie zależał od konkretnej sprawy i uprawnień inspektora.

Dlatego w procedurze wewnętrznej lub instrukcji dla pracowników nie należy przedstawiać zdjęć i nagrań jako obowiązkowego elementu każdej zdalnej kontroli PIP.

Jeżeli kontrola jest prowadzona w sposób zdalny, okazanie legitymacji służbowej oraz przekazanie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przed przekazaniem dokumentów pracodawca powinien zweryfikować:

• dane inspektora,
• zakres udzielonego upoważnienia,
• podmiot objęty kontrolą,
• przedmiot kontroli,
• sposób kontaktu wskazany przez PIP.

Jest to szczególnie ważne ze względu na zakres danych, które mogą znajdować się w aktach osobowych, dokumentacji medycznej, dokumentacji płacowej i dokumentach powypadkowych.

Nie. Nowe przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia całej dokumentacji BHP w wersji elektronicznej.

Inspektor może żądać przedstawienia dokumentów:

• w postaci papierowej,
• w postaci elektronicznej.

Także protokół kontroli, decyzje, wystąpienia i notatki urzędowe mogą być sporządzane w postaci papierowej albo elektronicznej.

W praktyce uporządkowanie elektronicznych kopii dokumentów może jednak ułatwić udział w kontroli. Warto przy tym pamiętać, że elektroniczne archiwum pomocnicze nie zawsze zastępuje oryginalną dokumentację prowadzoną zgodnie z odrębnymi przepisami.

Zakres dokumentów zależy od przedmiotu kontroli. Poniższe zestawienie ma charakter przykładowy.

Nie. Prowadzenie całej kontroli albo jej części na odległość nie ogranicza pozostałych uprawnień inspektora.

Może on zatem:

• przeanalizować część dokumentów online,
• odebrać wyjaśnienia podczas transmisji,
• a następnie przeprowadzić czynności w siedzibie firmy lub miejscu wykonywania pracy.

Przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu sytuacji, w których inspektor powinien pojawić się na miejscu. W praktyce może to być konieczne zwłaszcza wtedy, gdy:

• dokumentacja jest niekompletna,
• przedstawione informacje są niespójne,
• konieczne jest obejrzenie stanowiska pracy,
• trzeba zweryfikować stan maszyny lub urządzenia,
• istnieje podejrzenie bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia,
• nie można wiarygodnie ocenić warunków pracy na podstawie dokumentów,
• kontrolowany podmiot nie współpracuje z inspektorem.

Kontrola zdalna musi być prowadzona przy użyciu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych.

Stosowane rozwiązania powinny zapewniać:

• poufność transmisji,
• integralność przekazywanych danych,
• dostępność danych,
• ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych,
• stosowanie mechanizmów kryptograficznych odpowiednich do zagrożeń lub wymagań prawa.

Aby przygotować się do kontroli, warto:

1. wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z inspektorem,
2. ustalić zastępstwo na wypadek jej nieobecności,
3. przygotować listę miejsc przechowywania dokumentacji,
4. sprawdzić, kto ma dostęp do poszczególnych dokumentów,
5. ustalić zasady zatwierdzania dokumentów przed ich przekazaniem,
6. sprawdzać, czy wysyłane pliki są kompletne i aktualne,
7. przygotować bezpieczny kanał komunikacji,
8. zweryfikować sprzęt potrzebny do transmisji online,
9. przeszkolić osoby mogące składać wyjaśnienia,
10. prowadzić rejestr dokumentów przekazanych inspektorowi.

Do zdalnej kontroli PIP należy przygotować dokumentację papierową lub elektroniczną, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za kontakt z inspektorem, ustalić bezpieczny sposób przekazywania danych oraz sprawdzić sprzęt umożliwiający udział w transmisji online.

Pracodawca powinien unikać:

• samodzielnego usuwania lub poprawiania dokumentów po otrzymaniu żądania PIP,
• przekazywania plików bez sprawdzenia ich zawartości,
• wysyłania danych osobowych niezabezpieczonym kanałem,
• przekazywania dokumentów przez osoby nieupoważnione,
• zwlekania z odpowiedzią bez poinformowania inspektora,
• składania wyjaśnień bez wcześniejszego ustalenia faktów,
• przygotowywania zdjęć lub nagrań w sposób, który nie odzwierciedla rzeczywistych warunków pracy.

Dokumenty, wyjaśnienia i materiały powinny być kompletne, zgodne ze stanem faktycznym oraz przekazywane w ustalony sposób.

Zdalna kontrola PIP daje inspektorom możliwość sprawdzania dokumentów i prowadzenia części czynności bez fizycznej obecności w zakładzie pracy. Nie oznacza jednak, że wszystkie kontrole będą odbywały się online ani że pracodawca musi zdigitalizować całą dokumentację BHP.

Najważniejsze jest przygotowanie organizacyjne. Firma powinna wiedzieć, kto kontaktuje się z PIP, gdzie znajdują się dokumenty, jak bezpiecznie je przekazać i kto może udzielać wyjaśnień.