Książka kontroli – kto i gdzie powinien ją prowadzić

Tomasz Zwolak
Tomasz Zwolak
08.07.2015AKTUALNE

Książka kontroli – kto i gdzie powinien ją prowadzić

Spodziewasz się kontroli PIP? Być może jeszcze takiej kontroli nie doświadczyłeś? Czy wiesz, że obowiązkiem przedsiębiorcy jest prowadzenie książki kontroli. To dokument ilustrujący kolejno przeprowadzane kontrole, którym podlegał przedsiębiorca. Jej treści wskazuje, z jaką częstotliwością przedsiębiorca był kontrolowany, przez kogo i z jakim skutkiem. Poznaj korzyści z prowadzenia tego dokumentu.

Książka kontroli powinna być przechowywana w siedzibie przedsiębiorcy. Prowadzenie książki kontroli znajduje się przede wszystkim w interesie przedsiębiorcy, który w ten sposób może:

  • weryfikować podstawy wszczynania kolejnych kontroli, w szczególności jeśli chodzi o przestrzeganie maksymalnego czasu trwania kontroli danego organu w ciągu roku kalendarzowego,
  • bronić się przed bezprawnymi działaniami organów kontroli, w tym ich uzasadnioną ingerencją w jego działalności.
Uwaga!

Przepisy nie ustanawiają sankcji za brak książki kontroli.

Wydaje się, że istotne jest, by organ przed podjęciem decyzji o zarządzaniu kontroli zapoznał się z treścią książki kontroli danego przedsiębiorcy. Może to skutkować rezygnacją z podejmowania kontroli lub określeniem jej zakresu przedmiotowego w sposób odmienny niż zamierzał.

Gdy kontrola jest już w toku, organ może skorzystać z wcześniejszych ustaleń innych podmiotów, odstępując od wykonywania części czynności. Niedopuszczalne jest, by organ poddał weryfikacji w jakikolwiek sposób już poczynione ustalenia.

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest niezwłoczne okazanie inspektorowi książki kontroli, gdy dochodzi do wszczęcia kontroli.

Ważne

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania w siedzibie firmy książki kontroli, uprawnień do przeprowadzania kontroli oraz protokołów kontroli. Obowiązek ten ma charakter bezterminowy.

Okazanie książki

Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność w wielu miejscach, a oryginał książki kontroli znajduje się w siedzibie głównej przedsiębiorcy, wystarczające jest okazanie kopii odpowiednich jej fragmentów poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z oryginałem książki znajdującej się w siedzibie głównej.

Gdy książka jest prowadzona w formie elektronicznej, wykonanie tego obowiązku sprowadza się do okazania wydruków z systemu informatycznego, w którym jest prowadzona książka kontroli.

Wyjątkiem od obowiązku niezwłocznego okazania książki kontroli jest sytuacja, w której doszło do jej udostępnienia innemu organowi. Wówczas okazanie książki kontroli następuje w siedzibie organu kontrolującego w terminie trzech dni roboczych od dnia jej zwrotu przez inny organ kontroli. Brak realizacji tego obowiązku może spowodować nieuwzględnienie przez organ kontroli liczby oraz czasu trwania dotychczasowych kontroli.

Uwaga!

Organ kontroli może zażądać przedstawienia książki kontroli jeszcze przed wszczęciem kontroli.

Zapoznanie się z książką kontroli nie stanowi samo w sobie czynności kontrolnej. Jednak nie wyłącza to obowiązku kontrolera wskazania, w imieniu jakiego organu występuje z żądaniem, a także okazania legitymacji służbowej.

Przedsiębiorca może odmówić okazania książki kontroli do czasu weryfikacji czy organ kontroli posiada umocowanie do takiego żądania. Pożyteczne może okazać się uczynienie wzmianki w treści książki o jej udostępnieniu.

Korzystanie z książki kontroli powinno mieć miejsce w obecności przedsiębiorcy albo upoważnionej przez niego osoby, w czasie i miejscu wskazanym przez przedsiębiorcę albo uzgodnionym z organem kontroli.

Proszę mieć na uwadze, że Inspektor nie może wynieść książki kontroli poza siedzibę przedsiębiorcy ani zająć jej w trybie zabezpieczenia dowodów. Nie może dokonywać w niej jakichkolwiek zapisów, skreśleń. Natomiast przysługuje mu uprawnienie do dokonania wypisów z książki, powielania jej albo fotografowania.

Autor: 

Tomasz Zwolak
prawnik, specjalista z zakresu bhp

Autor
Tomasz Zwolak
Mgr prawa, absolwent Uniwersytetu Marii Curie – Skłodowskiej w Lublinie, Od 2003 r. zajmuje się tematyką prawa pracy, praktyk, pracownik działów personalnych m.in. ZUS, oraz PKO BP S.A., autor licznych publikacji dotyczących prawa pracy i bhp, prowadzi szkolenia otwarte oraz dedykowane z zakresu prawa pracy.