Orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. – elektroniczne czy papierowe?

Nie. Orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. będą standardowo wydawane w formie elektronicznej, jednak przepisy przewidują także możliwość wydania orzeczenia w formie papierowej. Dotyczy to w szczególności przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego.

Zgodnie z przepisem przejściowym zawartym w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. wskazane w nim orzeczenia lekarskie mogą być wystawiane i przekazywane zgodnie z dotychczasowymi przepisami nie dłużej niż przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

Po wygaśnięciu przepisów przejściowych podstawową formą będzie elektroniczne orzeczenie medycyny pracy. Dokument elektroniczny lekarz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli orzeczenie zostanie wystawione w postaci papierowej, lekarz podpisuje je własnoręcznie.

Tak. Podstawową formą będzie forma elektroniczna, ale przepisy przewidują również możliwość wydania orzeczenia papierowego, w szczególności przy braku dostępu do systemu teleinformatycznego.

Pracownik, oprócz właściwych kompetencji do wykonywania pracy potwierdzonych odpowiednimi dokumentami, musi posiadać również odpowiedni stan zdrowia. Z tego względu pracodawca powinien zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, w ramach której przeprowadza się badania wstępne, okresowe oraz kontrolne.

Celem tych badań jest weryfikacja stanu zdrowia pracownika pod kątem braku przeciwwskazań do wykonywania umówionej pracy. Dopiero przeprowadzenie badań profilaktycznych zakończonych wydaniem orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy umożliwia dopuszczenie pracownika do wykonywania obowiązków.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania obowiązków jest możliwe po przeprowadzeniu badań profilaktycznych zakończonych wydaniem orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy.

Pracodawca, kierując pracownika na badania lekarskie, musi wręczyć mu skierowanie na badania. Jest to dokument sformalizowany, którego wzór jest ściśle określony rozporządzeniem Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r., poz. 607) – stanowi on załącznik 3a do rozporządzenia.

Skierowanie zawiera m.in. opis warunków pracy, uwzględniający informacje o występowaniu na danym stanowisku:

• czynników niebezpiecznych,
• czynników szkodliwych dla zdrowia,
• czynników uciążliwych.

Z punktu widzenia pracodawcy najważniejsze są następujące kwestie:

• po wygaśnięciu przepisów przejściowych podstawową formą orzeczenia będzie forma elektroniczna;
• przepisy nadal przewidują możliwość wydania orzeczenia w formie papierowej, w szczególności w razie braku dostępu do systemu teleinformatycznego;
• orzeczenie elektroniczne lekarz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
• orzeczenie papierowe lekarz opatruje podpisem własnoręcznym;
• można przyjąć, że możliwość wydawania orzeczeń w postaci innej niż elektroniczna będzie mogła wynikać również z umowy między pracodawcą a podstawową jednostką służby medycyny pracy.

Nie. Forma elektroniczna będzie podstawowa, ale przepisy przewidują także możliwość wydawania orzeczeń papierowych.

Orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. będą co do zasady wydawane w formie elektronicznej. Nie oznacza to jednak całkowitego wyeliminowania dokumentów papierowych. Przepisy przewidują możliwość wystawienia orzeczenia w postaci papierowej, w szczególności w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego.

Dla pracodawców, służby BHP i HR oznacza to, że warto zwrócić uwagę przede wszystkim na formę otrzymywanego orzeczenia oraz sposób jego podpisania przez lekarza. Orzeczenie elektroniczne jest opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a papierowe – podpisem własnoręcznym.

W praktyce forma elektroniczna będzie podstawowa, ale papierowe orzeczenie medycyny pracy nadal pozostanie możliwe w przypadkach przewidzianych w przepisach.

Wersja audio została wygenerowana z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.