Wewnętrzny audyt BHP – Czym jest? Po co, kiedy, jak go przeprowadzać?

Nie raz na pewno szliście na audyt BHP lub słyszeliście, że ktoś się na niego wybiera.

Wewnętrzny audyt BHP to niezależna i obiektywna ocena stanu BHP. Wyniki takiej oceny mają zapewnić ciągłe doskonalenie w zakresie szeroko rozumianego bezpieczeństwa. Odbiór audytu BHP przede wszystkim powinien być pozytywny. Z tym odbiorem bywa różnie. Niektórzy kojarzą negatywnie słowo audyt. Nie jest to bez przyczyny. Zapewne mieli niefajne doświadczenia z tą metodą weryfikacji bieżącego stanu. Podsumowując, wewnętrzny audyt BHP to forma kompleksowej weryfikacji, kontroli bieżącego stanu bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie.

Przyczyny wdrożenia wewnętrznych audytów BHP mogą być naprawdę różne. Ja spotkałem się co najmniej z kilkoma. Poniżej przykłady.

Firma chce zacząć weryfikować zgodność z obowiązującymi standardami BHP. Jest to ich decyzja wewnętrzna. Bardzo kiepską sytuacją jest sytuacja odwrotna, tzn. prowadzenie wewnętrznych audytów BHP przy braku jasno zakomunikowanych standardów BHP lub w ogóle braku standardów BHP. Załóżmy, że organizacja ma jasno zakomunikowane standardy BHP. Połączenie tej sytuacji z kompetentnym zespołem prowadzącym audyty BHP, wraz z dobrze dobranymi zagadnieniami sprawdzanymi w czasie audytu, może przynieść sukces.

Podstawowym celem analiz wypadków lub innych zdarzeń niebezpiecznych jest ustalenie przyczyn zdarzenia i właściwych działań zapobiegawczych. Przez właściwe działania zapobiegawcze rozumie się działania, które wyeliminują wystąpienie podobnego zdarzenia lub znacznie zredukują prawdopodobieństwo jego wystąpienia.

Akcje takie pochodzą z procesu, który nazywa się analizą przyczyn źródłowych. Co do zasady przyczyny dzieli się na bezpośrednie, pośrednie i źródłowe. Do każdej z tych przyczyn mogą powstawać różne akcje. Ma to ogromny sens jeżeli działania są wdrażane w ustalony sposób i w ustalonym terminie. Aby sprawdzić czy grupa osób zrobiła i wdrożyła to na co się umawialiśmy, można przeprowadzić audyt.

Zgodność z przepisami prawnymi to podstawowy obowiązek pracodawcy. Dobrą praktyką jest przeprowadzanie okresowych audytów sprawdzających czy wdrożone rozwiązania w firmie zapewniają zgodność z wymaganiami prawnymi, czy przestrzegają przepisów. Są to czasochłonne audyty, które prowadzą osoby rozumiejące przepisy i potrafiące poruszać się po aktach prawnych.

Audyt zachowań pracowników w mojej ocenie to już wisienka na torcie. W sytuacji, kiedy firma ma już:

• dopiętą organizację stanowisk pracy,

• ustalone i jasno zakomunikowane zasady BHP,

• opanowane bezpieczeństwo techniczne,

to może podejmować wyzwanie i w sposób systemowy zacząć korygować niebezpieczne zachowania pracowników. Nie oznacza to oczywiście, że aby reagować na zachowania pracowników, najpierw trzeba wszystko wyprostować. Należy to umiejętnie wyważyć. Nie jest to łatwe.

Prowadzić wewnętrzne audyty BHP może każdy, pod warunkiem, że rozumie w pełni poruszane w trakcie audytu zagadnienia. Jest to warunek konieczny, aby można mówić o skuteczności audytu. Audytor musi rozumieć, kiedy jest zgodność z określonym standardem, a kiedy zgodność z różnych przyczyn nie jest zachowana.

Personel, który ma prowadzić audyt, musi być do tego przygotowany. W praktyce są to po prostu szkolenia, krok po kroku, jak interpretować zapisy list kontrolnych. Należy dążyć do tego, aby listy kontrolne zawierały pytania zrozumiałe dla każdego, kto został powołany do zespołu audytującego.

Podstawowym narzędziem używanym w trakcie audytów jest lista kontrolna. Może to być lista wydrukowana lub lepszym rozwiązaniem jest digitalizacja procesu czyli lista w postaci elektronicznej. Taka najprostsza lista zazwyczaj zawiera pozycje takie jak poniższe dwa przykłady.

Lista kontrolna bezpieczeństwo pożarowe

Lista kontrolna – transport wewnętrzny, poruszanie się pieszych

Audyty dokumentuje się w postaci raportów. Raport zawiera co najmniej informację:

• jaki zakres został sprawdzony,

• gdzie audyt miał miejsce,

• kto prowadził audyt i kiedy,

• jakie stwierdzono niezgodności,

• kto został wyznaczony do usunięcia niezgodności i w jakim terminie,

• może być również informacja na kiedy zaplanowano kolejny audyt.

Jeżeli jest to proces zdigitalizowany sporządzanie raportu oraz jego komunikacja następuje zazwyczaj w tym samym czasie. Wygenerowany raport trafia do osób zarządzających obszarem. Otrzymują oni jednocześnie informację o zidentyfikowanych niezgodnościach, nieprawidłowościach i terminie ich usunięcia.

Kiedy robimy wszystko „ręcznie” (dokumentacja papierowa) będziemy potrzebowali:

• formatkę do sporządzenia raportu;

• rejestr przeprowadzonych audytów;

• rejestr służący do śledzenia realizacji akcji po audytach.

Raport, co do zasady, przesyła się drogą mailową, a rejestr służący do śledzenia akcji udostępnia się za pomocą aplikacji np. share point.