Elektroniczne potwierdzenie szkolenia BHP – nowe zasady od 12 grudnia 2025 r.

Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia, odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, wchodzących w skład szkolenia wstępnego, pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Z przytoczonego przepisu wynika obowiązek zachowania formy pisemnej. Wymóg wyłącznie pisemnego potwierdzenia odbycia szkolenia wstępnego BHP odbiega od realiów cyfrowego środowiska pracy. Ponadto rozwiązania papierowe są czasochłonne, natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny wiąże się z kosztami.

Równoważne pod względem skutków prawnych z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej jest, zgodnie z art. 781 § 2 k.c., oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu – art. 131 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1725). Ma on moc własnoręcznego podpisu i wywołuje skutki prawne, jeśli został złożony w okresie ważności certyfikatu (art. 18 ust. 1 ww. ustawy).

Warto jednak podkreślić, że kwalifikowany podpis elektroniczny można złożyć wyłącznie na dokumencie elektronicznym. Dokument elektroniczny z podpisem kwalifikowanym po wydrukowaniu i opatrzeniu raportem z weryfikacji jest jedynie jego papierowym odwzorowaniem. Takie odwzorowanie nie jest dokumentem papierowym w rozumieniu rozporządzenia.

Na mocy rozporządzenia zmieniającego poza formą pisemną (papierową lub z kwalifikowanym podpisem elektronicznym), potwierdzenie przez pracownika odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego jest dopuszczalne również w postaci elektronicznej.

Ale nie tylko dopuszczone zostaje potwierdzenie odbycia szkolenia BHP w formie elektronicznej. Również kierownik komórki organizacyjnej może potwierdzać w postaci elektronicznej przeprowadzenie szkolenia wstępnego BHP oraz dopuszczenie pracownika do pracy na określonym stanowisku.

Potwierdzenie w formie papierowej odbywa się na piśmie w karcie szkolenia wstępnego. Przy zastosowaniu elektronicznej postaci, pracodawca ma obowiązek sporządzić adnotację w karcie szkolenia wstępnego w miejscu przeznaczonym na podpis oraz dołączyć dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej.

Dokumentacja ta obejmuje:

• potwierdzenie odbycia przez pracownika instruktażu ogólnego,
• potwierdzenie odbycia instruktażu stanowiskowego,
• potwierdzenie przez kierownika komórki organizacyjnej przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego,
• dopuszczenie pracownika do pracy,
• albo ich odwzorowanie.

Wszystkie powyższe elementy stanowią integralną część karty szkolenia wstępnego i muszą być przechowywane jako dokumentacja pracownicza zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy.

Tak, jeśli zawiera dane umożliwiające identyfikację pracownika, e-mail może stanowić elektroniczne potwierdzenie szkolenia BHP.

Nie, projekt dopuszcza także inne formy potwierdzenia w postaci elektronicznej, np. e-mail.

Nie. Wydruk nie stanowi dokumentu papierowego – ważna jest postać elektroniczna.