
Elektroniczne potwierdzanie szkoleń BHP jest już dopuszczalne przez przepisy, ale w praktyce wielu pracodawców i specjalistów BHP miało wątpliwości, jak prawidłowo dokumentować instruktaż w takiej formie. Państwowa Inspekcja Pracy odpowiedziała na pytania Portalu BHP dotyczące m.in. adnotacji w karcie szkolenia, form potwierdzenia odbycia instruktażu oraz przechowywania dokumentów. Sprawdź, co wynika ze stanowiska PIP w sprawie elektronicznego potwierdzania szkoleń BHP i jak prawidłowo prowadzić dokumentację szkoleniową.
Najczęściej zadawane pytania w zakresie elektronicznego potwierdzania szkoleń BHP
Czy szkolenie BHP można potwierdzić elektronicznie?
Tak. Przepisy dopuszczają potwierdzenie odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej pracodawca sporządza adnotację w karcie szkolenia wstępnego i dołącza dokument potwierdzający odbycie szkolenia.
Czy SMS lub e-mail może potwierdzać szkolenie BHP?
Przepisy dopuszczają elektroniczne potwierdzenie szkolenia w różnych formach cyfrowych, takich jak m.in. e-mail, plik graficzny czy wiadomość SMS, o ile jednoznacznie wynika z nich potwierdzenie odbycia instruktażu przez pracownika.
Kto sporządza adnotację w karcie szkolenia wstępnego?
Adnotację sporządza pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu. Nie może jej sporządzić osoba prowadząca szkolenie.
Gdzie przechowuje się dokumenty potwierdzające szkolenie BHP?
Dokumenty te przechowuje się w aktach osobowych pracownika wraz z kartą szkolenia wstępnego.
Sprawdź, co w praktyce oznacza stanowisko PIP w sprawie elektronicznego potwierdzania szkoleń BHP
Dzięki temu artykułowi szybko sprawdzisz, jak w praktyce stosować stanowisko PIP w sprawie elektronicznego potwierdzania szkoleń BHP i jak prawidłowo dokumentować instruktaż w firmie.
Po przeczytaniu artykułu:
Dowiesz się, jak dokumentować szkolenie BHP elektronicznie – zgodnie z wyjaśnieniami PIP.
Unikniesz błędów w dokumentacji szkoleniowej i sporządzaniu karty szkolenia wstępnego.
Usprawnisz organizację szkoleń BHP w swojej firmie, korzystając z dopuszczalnych form elektronicznych.
Zaoszczędzisz czas przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej.
Wzmocnisz swój profesjonalny wizerunek, opierając się na oficjalnym stanowisku PIP.
Czytaj także: Elektroniczne potwierdzenie szkolenia BHP – nowe zasady od 12 grudnia 2025 r.>>>

Adnotacja w karcie szkolenia BHP przy podpisie elektronicznym to temat, który budzi wiele pytań wśród pracodawców i specjalistów ds. BHP. Od 12 grudnia 2025 r. przepisy dopuszczają elektroniczne potwierdzanie udziału w szkoleniach wstępnych BHP. Jak zatem poprawnie wpisać adnotację w karcie szkolenia wstępnego BHP, by była zgodna z przepisami? W tym artykule znajdziesz przykładowy wpis i wskazówki w zakresie adnotacji w karcie szkolenia BHP przy podpisie elektronicznym zgodne z aktualnymi regulacjami.
Jak powinna wyglądać adnotacja w karcie szkolenia BHP przy podpisie elektronicznym?
Adnotacja powinna zawierać informację, że potwierdzenie odbycia instruktażu oraz dopuszczenia do pracy następuje w formie elektronicznej.
Czy e-mail wystarczy jako potwierdzenie szkolenia BHP?
Tak, jeśli wiadomość e-mail zawiera dane umożliwiające identyfikację pracownika (np. imię, nazwisko, adres e-mail), może zostać uznana za formę elektronicznego potwierdzenia udziału w szkoleniu.
Czy adnotacja w karcie szkolenia BHP musi być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
Nie, zgodnie z nowymi przepisami nie jest wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny.
Dlaczego warto znać zasady adnotacji w karcie szkolenia BHP przy podpisie elektronicznym?
Oto korzyści, które zyskasz dzięki znajomości zasad poprawnej adnotacji w karcie szkolenia BHP przy podpisie elektronicznym:
Czytaj także: Elektroniczne potwierdzenie szkolenia BHP – nowe zasady od 12 grudnia 2025 r.
Kinga Grodzicka-Lisek
prawnik

Elektroniczne potwierdzenie instruktażu stanowiskowego BHP ma zastąpić podpis pracownika złożony odręcznie w dokumentacji papierowej. To jedna z kluczowych zmian przewidzianych w nowelizacji przepisów BHP, która może wpłynąć na codzienną praktykę służb BHP oraz pracodawców.
Na czym polega elektroniczne potwierdzenie instruktażu stanowiskowego BHP?
Elektroniczne potwierdzenie instruktażu stanowiskowego BHP polega na zastąpieniu podpisu odręcznego pracownika formą cyfrową – np. e-mailem, plikiem PDF lub wpisem w systemie kadrowo-BHP – umożliwiającą identyfikację nadawcy.
Jak skorzystasz z wiedzy o elektronicznym potwierdzaniu instruktażu stanowiskowego BHP?
Czytaj także: Podpis elektroniczny, zaufany na dokumentach BHP>>>
Norbert Szymkiewicz