Uchwyt na dokumenty do komputera – kiedy trzeba go zapewnić?

Komputerowe stanowisko pracy powinno być urządzone zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Od 17 listopada 2023 r. wspomniane wyżej rozporządzenia obowiązuje w zmienianym kształcie. Zmiany dotyczą w szczególności wymagań bhp oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe.

Zgodnie z nową definicją stanowiska pracy w skład takiego stanowiska wchodzi:

• wyposażenie podstawowe,

• krzesło i stół,

• opcjonalne wyposażenie dodatkowe.

Przepisy przewidują, że uchwyt na dokumenty powinien być zapewniony, jeżeli są łącznie spełnione dwie przesłanki:

• podczas pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów,

• na życzenie pracownika.

Ponieważ uchwyt na dokumenty znacznie może poprawiać ergonomię pracy zalecanym postępowaniem jest przydzielanie takich uchwytów niezależnie od życzenia pracownika - lub przynajmniej próbne wyposażenie stanowiska pracy w taki uchwyt, aby pracownik mógł zweryfikować czy zapewnienie uchwytu nie jest wygodniejszym rozwiązaniem niż jego brak.

Przepisy nie wspominają nic na temat szczegółowych wymogów w zakresie uchwytu. Istnieje zatem duże pole manewru, byle urządzenie posiadało regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika. Tym samym to, czy uchwyt będzie akcesorium, które można doczepić do monitora, czy też zupełnie niezależnym sprzętem jest kwestią otwartą.

Na powyższe pytanie należy odpowiedzieć przecząco. Korzystanie z dokumentów to dopiero zagadka. O jakie dokumenty chodzi, w jakiej formie, jaka częstotliwość korzystania z dokumentów uzasadnia zapewnienie uchwytu? To tradycyjne tajemnice twórców przepisów. Można przyjąć, że chodzi o dokumenty w formie papierowej, a oczekiwanie uchwytu może uzasadniać nawet okazjonalne korzystanie z takich dokumentów ponieważ przepis nie odwołuje się do wymiaru czasu pracy, jaki pracownik wykorzystuje na pracę z dokumentami w tradycyjnej formie.

Jeżeli zatem pracownik wykaże, że nawet okazjonalnie będzie korzystał z dokumentów papierowych pracodawca powinien uchwyt na dokumenty przydzielić. Jeżeli tego nie uczyni, a pracownik przed inspektorem pracy wykaże korzystanie z dokumentów papierowych, jak również chęć posiadania uchwytu, wówczas inspektor wyda polecenie ustne albo wystąpienie pisemne w sprawie zapewnienia pracownikowi uchwytu.