Poznaj najnowszą wersję projektu przepisów o pracy zdalnej

Przepisy o pracy zdalnej formalnie pojawiły się w ustawie z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Obecnie, w stanie zagrożenia epidemicznego, również praca zdalna funkcjonuje w oparciu o przepisy tej ustawy. Jednak, jeżeli ten stan zostanie zniesiony (i nie zastąpi go ponownie stan epidemii), wówczas utraci moc także większość przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Oczywiście w przypadku pracy zdalnej będzie ona mogła być kontynuowana jeszcze 3 miesiące na podstawie przepisów wskazanej ustawy. Jednak, co dalej? Później – jeżeli zakończą się prace legislacyjne i zostanie uchwalona zapowiadana nowelizacja Kodeksu pracy – będzie można organizować pracę zdalną tylko według nowych przepisów.

Tak jak poprzednie wersje projektowanych przepisów o pracy zdalnej, tak i aktualny projekt nowelizacji Kodeksu pracy przewiduje zniesienie telepracy. Dotychczasowy rozdział IIb działu II Kodeksu pracy zostanie w całości uchylony. Jednak dotychczasowe warunki wykonywania telepracy, określone w porozumieniu lub regulaminach telepracy, będą mogły być nadal stosowane, ale nie dłużej niż przez 6 miesięcy po wejściu w życie nowelizacji. Tak samo telepraca wykonywania na wniosek pracownika będzie mogła być realizowana już tylko przez 6 miesięcy od wejścia w życie nowych przepisów. Po upływie tego okresu pracodawca i pracownik muszą zdecydować:

• czy kontynuować wykonywanie pracy w formie zdalnej,

• czy całkowicie zrezygnować z formuły pracy na odległość.

Praca tego typu będzie wykonywana jedynie jako praca zdalna – według nowych przepisów.

Najważniejszą zmianą, w stosunku do aktualnego stanu prawnego, jest znaczące ograniczenie wykonywania pracy zdalnej na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy. Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje, że –  poza wyjątkowymi przypadkami o których niżej – praca  zdalna ma być wykonywana po uzgodnieniu z pracownikiem.

Uzgodnienie pracy zdalnej może obejmować:

• zakres obowiązków,

• rodzaj pracy i

• stanowisko.

Wynagrodzenie pozostanie takie samo, jak dotychczas. Zmieni się jedynie miejsce wykonywania pracy. Miejsce to ma jednak wskazać pracownik i może być to jego miejsce zamieszkania. Zarazem praca zdalna będzie mogła być wykonywana gdziekolwiek, także za pomocą środków porozumiewania się na odległość, w tym środków komunikacji elektronicznej.

Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej powinno nastąpić na piśmie lub w formie elektronicznej. Można go dokonać:

• przy zawieraniu umowy o pracę,

• w trakcie zatrudnienia,

• w każdym czasie.

Według nowego projektu przepisów o pracy zdalnej pracownik nie musi już deklarować, że posiada odpowiednie warunki techniczne i lokalowe do wykonywania zdalnej pracy.  Wynika to z faktu, że praca jest wykonywana na podstawie zgodnego oświadczenia woli obu stron mowy o pracę. Przyjęte zostało, że skoro pracownik zgadza się na ofertę pracy zdalnej lub wręcz wnioskuje o nią, to dysponuje odpowiednimi warunkami do jej wykonywania.

Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje także bezwzględny zakaz dyskryminacji pracowników w zakresie pracy zdalnej. Żaden pracownik nie powinien być gorzej traktowany z powodu zatrudnienia zdalnego. Ani też z powodu odmowy przyjęcia oferty przejścia na pracę zdalną.

Przejście na pracę zdalną na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy będzie mogło wystąpić tylko w wyjątkowych wypadkach. Pracodawca będzie mógł polecić pracę zdalną (na zasadach analogicznych, jak przewidziane obecnie w art. 3 ust. 1 ustawy COVID-19):

• w okresie obowiązywania szczególnych stanów ogłaszanych przez właściwe władze publicznej tj. w czasie:

• stanu nadzwyczajnego (tj. stanu wojennego, stanu wyjątkowego, stanu klęski żywiołowej, ogłoszonego zgodnie z odrębnymi przepisami),

• stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii,

• w okresie 3 miesięcy po odwołaniu stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii,

• gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Ponadto pracownik będzie musiał informować pracodawcę o zmianach warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywanie poleconej pracy zdalnej. Pracodawca zaś, po uzyskaniu takich informacji, niezwłocznie ma cofnąć polecenie pracy zdalnej.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie pracy zdalnej, musi określić jej zasady. Zasady pracy zdalnej może zawrzeć w regulaminie. Mogą też zostać wskazane w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi. Projekt przewiduje, że w razie braku możliwości uzgodnienia ze wszystkim organizacjami związkowymi, porozumienie ma zostać uzgodnione z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi. Jeżeli i w tym trybie nie uda się uzyskać porozumienia, pracodawca wprowadzi regulamin pracy zdalnej samodzielnie. Musi jednak uwzględnić postulaty związkowców, ale już bez formalnego porozumienia z nimi.

Niezależnie od tego, czy u danego pracodawcy:

• obowiązuje porozumienie ws. pracy zdalnej,

• obowiązuje regulamin pracy zdalnej,

• takich przepisów nie wydano w ogóle,

praca zdalna może być wówczas powierzona wyłącznie na podstawie porozumienia z pracownikiem lub na mocy polecenia pracodawcy. W takim wypadku zasady wykonywania pracy zdalnej ustalają strony umowy o pracę w porozumieniu lub pracodawca w poleceniu pracy zdalnej.

Projektowane przepisy przewidują – tak jak obecnie –  obowiązek pracodawcy:

• zapewnienia odpowiednich narzędzi i materiałów do pracy zdalnej oraz

•  ich dostarczenia na jego koszt.

Nowością jest doprecyzowanie obowiązków pracodawcy w zakresie pokrycia kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracownika. I tak pracodawca będzie musiał zrefundować pracownikowi lub pokryć z własnych środków wydatki:

• związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

• na zużytą energię elektryczną,

• na niezbędny dostęp do łączy telekomunikacyjnych,

• bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, inne niż wymienione wyżej.

Pracodawca będzie zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną także pomoc techniczną. Zapewni mu też niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy koniecznych do jej wykonywania.

Zasady ustalania wysokości i wypłaty ekwiwalentu mają być określone w regulaminie pracy zdalnej. Mogą być też wskazane w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Tam też należy dokładnie określić:

• jakie wydatki i w jakich kwotach będą mogły być pokrywane,

• jak pracownik ma je dokumentować,

• na jakich zasadach będzie ustalany i wypłacany ekwiwalent za zużycie przez pracownika własnych materiałów i narzędzi.

W zakresie kontroli warunków wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę, projekt wprowadza unormowania zbliżone do tych, które regulują telepracę (aktualny art. 67[14] KP). Pracodawca uzyska więc prawo do kontrolowania:

• warunków pracy,

• przestrzegania procedur ochrony danych osobowych

• przestrzegania przepisów i zasad bhp

w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Zasady i sposób przeprowadzana tej kontroli mają zostać określone w:

• porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej (zawartym ze związkami zawodowymi) lub

• regulaminie pracy zdalnej, albo

• poleceniu pracodawcy co do wykonywania pracy zdalnej lub

• porozumieniu z pracownikiem (przy pracy zdalnej wykonywanej w zwykłym trybie).

Kontrola ma być przeprowadzana wyłącznie:

• w godzinach pracy pracownika,

• w miejscu zamieszkania pracownika,

• pod warunkiem poszanowania prywatności i nieutrudniania korzystania z pomieszczeń domowych.

Zakończenie pracy zdalnej uzależnione będzie od podstawy jej wykonywania. W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na polecenie pracodawcy:

• w stanach nadzwyczajnych,

• podczas epidemii,

• podczas problemów z bhp,

pracodawca będzie mógł cofnąć to polecenie w każdym czasie. Pracownik będzie musiał zastosować się do tej decyzji. Jednak polecenie zakończenia pracy zdalnej  i powrotu do prac stacjonarnych pracodawca będzie musiał wydać z co najmniej 1-dniowym wyprzedzeniem. Zatem niedopuszczalne będzie wycofanie pracy zdalnej „z dnia na dzień”. Nie będzie można nakazać powrotu do pracy w dniu wydania polecenia zakończenia pracy zdalnej. Powrót do pracy stacjonarnej ma następować po co najmniej 1-dniowym okresie „karencyjnym”.

W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie uzgodnienia, projektowane przepisy dają obu stronom umów o pracę prawo do złożenia wniosku o zakończenie pracy zdalnej. Wniosek będzie składany na piśmie lub w formie elektronicznej. Pracodawca i pracownik będą musieli uzgodnić termin zakończenia pracy zdalnej i powrotu do pracy stacjonarnej. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, to po upływie 30 dni od doręczenia wniosku drugiej stronie, praca ma być wykonywana stacjonarnie.

Pracodawca nie będzie jednak miał prawa wnioskowania o zakończenie pracy zdalnej w przypadku pracowników:

• sprawujących opiekę nad dziećmi lub chorymi członkami rodziny,

• niepełnosprawnych,

• pracownic w ciąży.

W powyższych przypadkach prawo do złożenia wniosku o przywrócenie pracy stacjonarnej będzie miał tylko pracownik/pracownica.

Całkowitą nowością dotyczącą pracy zdalnej jest możliwość jej wykonywania, na wyłączny wniosek pracownika, w formule okazjonalnej. Wniosek ma być składany przez pracownika na piśmie lub w wersji elektronicznej.

Według najnowszej wersji projektu przepisów o pracy zdalnej, taka praca w formie okazjonalnej może być wykonywana przez nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym. Przy czym okres ten nie musi występować w jednym ciągu. Jest to łączny maksymalny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej rocznie.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca:

• nie ma obowiązku zapewnienia narzędzi i materiałów,

• nie ponosi kosztów szkoleń i przygotowania pracy zdalnej,

• nie ma obowiązku zapłaty ekwiwalentu za zużycie własnych narzędzi i materiałów pracownika,

• nie ma obowiązku  stosowania przepisów porozumień i regulaminów pracy zdalnej obowiązujących w danym zakładzie.

Zarazem pracodawca będzie miał prawo kontroli okazjonalnej pracy zdalnej. W tym także w zakresie bhp. Kontrola odbywać się będzie na zasadach ustalonych z pracownikiem. Będzie analogicznie, jak przy wykonywaniu pracy zdalnej, na powyżej opisanych zasadach ogólnych.