Dostosowanie stanowisk pracy z laptopem do wymogów bhp a długości zatrudnienia

Organizacja komputerowych stanowisk pracy po wielu latach niezmiennie obowiązujących przepisów doczekała się w ostatnim czasie sporych zmian. Nie tyle w zakresie realnych warunków pracy, co w zakresie regulacji prawnych. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe modyfikuje dużo. Oczywiście nie wszystko, ponieważ nie wszystko zasługiwało na zmianę. W przeciwnym wypadku należałoby się raczej spodziewać zupełnie nowego kompleksowego, rozporządzenia, a tak mamy pierwszą, od ponad 20 lat, nowelizację, próbującą nadążyć za zmianami w zakresie stanowisk pracy, które pojawiły się już kilkanaście lat temu.

W przepisach rozporządzenia zmieniającego dostrzeżono, że istnieje coś takiego jak przenośne systemy – odpowiednio nieprzeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, jak również systemy przeznaczone do użytkowania co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Z zupełnie nowego, uproszczonego załącznika regulującego problematykę bhp oraz ergonomii na stanowiskach wyposażonych w monitor ekranowe możemy się dowiedzieć, że w przypadku stosowania wspomnianych, niezdefiniowanych systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w:

• stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika,

• w dodatkową klawiaturę i

• mysz.

Jest odpowiedź na wcześniejsze zastrzeżenia między innymi Centralnego Instytutu Ochrony Pracy - Państwowego Instytutu Badawczego, który dopuszczał wprawdzie systemy przenośne typu laptop jako narzędzia pracy, jednak w dłuższej perspektywie czasu stosowanie takich systemów nie było rekomendowane uwzględniając brak spełniania przez takie systemy wymaganych cech z zakresu ergonomii pracy.

W praktyce pracodawcy mogą mieć dylemat, czy obowiązek wyposażenia pracownika użytkującego system przenośny w monitor lub podstawkę, jak również w klawiaturę oddzielną oraz oddzielną mysz ma charakter bezwzględny. Czy, przykładowo jest on uzależniony od czasu, okresu zatrudnienia pracownika?

Pracodawcy mogą wówczas zastanawiać się, czy w przypadku krótkotrwałego zatrudnienia (umowa na czas zastępstwa, okres próbny) pracownik może świadczyć pracę wyłącznie z wykorzystaniem laptopa? Czy niezbędnym jest nawet wówczas wyposażenie stanowiska pracy w akcesoria dodatkowe, wymagane na gruncie nowego kształtu załącznika rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitorze ekranowe?

Odnosząc się do powyższego dylematu należy wskazać, że rozporządzenie, a więc również wymogi bhp oraz ergonomii dotyczące systemów przenośnych, mają zastosowanie w sytuacji gdy są one przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Nie jest tu więc istotna długość i rodzaj zawieranej umowy.

Oznacza to więc, że w przypadku stosowania kilkudniowej umowy o pracę, w ramach której pracownik będzie wykorzystywał system przenośny (laptop) przeznaczony do użycia co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, wówczas nie ma mowy o zastosowaniu odstępstwa od wymogów bhp i ergonomii, jakie zostały przewidziane dla systemów przenośnych.

Pracodawca oczywiście teoretycznie mógłby próbować ominąć przepis. Dopuścić pracownika do pracy, na niewłaściwie urządzonym stanowisku pracy, w celu sprawdzenia jego przydatności zawodowej na podstawie krótkotrwałej umowy. Jednak argument w postaci krótkotrwałego zatrudnienia w żadnym razie nie przekona inspektora pracy, który w razie kontroli wyda nakaz zorganizowania stanowiska pracy z wykorzystaniem systemu mobilnego zgodnie z przepisami bhp oraz zasadami ergonomii.

Wyjątkiem może być sytuacja kiedy czas trwania umowy będzie chylił się ku końcowi. W takim jednak przypadku nie można wykluczyć, że inspektor i tak wyda nakaz dostosowania stanowiska pracy, uwzględniając fakt iż przepisy nie odwołują się do tego czy ktokolwiek świadczy na nim pracę czy też nie.