Jak będzie zorganizowana praca zdalna po zmianach w Kodeksie pracy?

Planowana ustawa ma znowelizować nie tylko Kodeks pracy. Będzie dotyczyć także niektórych przepisów:

• ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Zmiany tych dwóch kolejnych ustaw są jednak niewielkie. Stanowią jedynie bezpośrednią konsekwencję wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej.

Pierwszą i najważniejszą zmianą w Kodeksie pracy będzie zniesienie telepracy. Wszystkie dotychczasowe przepisy jej dotyczące (cały rozdział IIb działu II) zostaną uchylone. W ich miejsce zostaną wprowadzone jednolite przepisy dotyczące pracy zdalnej. Jednak dotychczasowe zasady wykonywania telepracy będą stosowane przez maksimum 6 miesięcy, od daty wejścia w życie nowelizacji. Pracodawcy będą więc musieli zmodyfikować zasady zatrudniania „na odległość” i dostosować je do nowych przepisów.

Projekt ustawy znacząco ograniczy możliwość jednostronnego polecania pracy zdalnej przez pracodawcę. Nowy art. 67¹⁹ § 3 kp przewiduje taką sytuację tylko w dwóch wypadkach:

• w okresie obowiązywania:
  • stanu nadzwyczajnego (tj. stanu wojennego, stanu wyjątkowego, stanu klęski żywiołowej, ogłoszonego zgodnie z odrębnymi przepisami),
  • stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, 
  • w okresie 3 miesięcy po odwołaniu powyższych stanów;

• gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Ponadto pracodawca będzie miał prawo w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Natomiast pracownik będzie musiał się temu poleceniu podporządkować.

Zasadą zaś będzie, że praca zdalna ma być wykonywana po uzgodnieniu tej kwestii z pracownikiem. Miejsce wykonywania pracy zdalnej ma wówczas wskazać pracownik i może być to jego miejsce zamieszkania.

Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę,
• albo w trakcie zatrudnienia, w każdym czasie.

Nie będzie wymogu zmiany umowy o pracę.

Ponieważ nowa wersja projektu przewiduje dwustronne ustalenia w zakresie pracy zdalnej, to Kodeks pracy po nowelizacji nie przewiduje obowiązku uwzględniania wniosków pracownika o przejście na pracę zdalną. Oznacza to, że jeżeli pracodawca nie wyrazi zgody na taką formę pracy, pracownik nie będzie mógł pracy zdalnej wykonywać.

Wyjątkiem będą wnioski pochodzące od pracowników:

• rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie lekarskie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, lub dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach Prawa oświatowego.

Wnioski o przejście tych pracowników na pracę zdalną powinny być przez pracodawcę uwzględnione.

Pracodawca ma określić sposób wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu ze związkami zawodowymi. W przypadku gdy u pracodawcy funkcjonuje jedna organizacja związkowa, porozumienie z nią jest obowiązkowe. Jeżeli u pracodawcy działa kilka związków, pracodawca musi zawrzeć porozumienie ze wszystkimi związkami, a przynajmniej z organizacjami reprezentatywnymi.

Jeżeli pracodawcy nie dojdzie do porozumienia ze związkami zawodowymi w ciągu 30 dni od dnia przedłożenia projektu tego aktu, sam wprowadzi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie pracy. Jednak będzie musiał wziąć pod uwagę ustalenia podjęte w toku rozmów ze związkami.

W przypadku, gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej określa sam pracodawca w regulaminie. Jednak wcześniej musi skonsultować się z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Porozumienie lub regulamin będzie określał przede wszystkim:

• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu z tytułu używania przez pracownika do pracy zdalnej własnych materiałów i narzędzi,
• zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy,
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną.
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Wykonywanie pracy zdalnej będzie mogło nastąpić także, gdy nie zostało zawarte porozumienie lub pracodawca nie wydał regulaminu pracy zdalnej. Jest to rozwiązanie korzystne zwłaszcza dla małych pracodawców, lub tych, u których wykonywanie pracy zdalnej będzie miało charakter incydentalny bądź ściśle zindywidualizowany (np. gdy tylko jeden lub kilkoro pracowników zgłoszą chęć pracy w tym trybie). W takim przypadku pracodawca będzie określał zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Pracodawca obowiązany będzie wykonać też analizę ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną. Ponieważ praca zdalna będzie mogła także – jak i obecnie – polegać na wykonywaniu zadań produkcyjnych i usługowych przez pracownika zdalnego, nie wolno będzie w trybie pracy zdalnej powierzać pracownikowi wykonywania prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z zastosowaniem substancji szkodliwej dla zdrowia lub mieszaniny szkodliwej dla zdrowia lub procesów technologicznych, których produktem może być taka substancja lub mieszanina,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się substancji trujących, zakaźnych, promieniotwórczych, drażniących lub uczulających oraz innych substancji o nieprzyjemnym zapachu,
• pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

Pracownik przed podjęciem pracy zdalnej będzie musiał złożyć oświadczenie potwierdzające, że stanowisko pracy spełnia wymogi bhp. W razie wypadku przy pracy zespół powypadkowy będzie mógł dokonywać oględzin w miejscu pracy zdalnej.

Jeżeli nowa wersja projektu wejdzie w życie, pracodawcy będą mogli przeprowadzać kontrole warunków pracy. Dotyczy to również kontroli warunków bhp, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, a więc także w mieszkaniu pracownika. Zasady tej kontroli powinien określać regulamin lub porozumienie w sprawie pracy zdalnej. Planowane przepisy przewidują także, że pracodawca powinien dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Natomiast wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób. Nie może też utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Pracodawcy jednak nie będą dotyczyły niektóre obowiązki w zakresie bhp, co wynika ze specyfiki pracy zdalnej. W szczególności pracodawca nie będzie musiał zapewnić pracownikom odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczyć niezbędnych środków higieny osobistej. Nie będą na nim także ciążyły obowiązki dotyczące obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy. Nie będą dotyczyły pracodawcy także obowiązki w zakresie dbałości o stanowisko pracy i zapewnienie warunków bhp w pomieszczeniach pracy. Sprawy te we własnym będzie wykonywał pracownik, gdyż to on będzie decydował o miejscu wykonywanej pracy zdalnej. Nowelizacja wprost przewiduje, że pracownik ma zadbać o ergonomię stanowiska pracy zdalnej, zwłaszcza gdy będzie ona wykonywana w jego miejscu zamieszkania.

W przypadku, gdy nowy pracownik będzie od razu wykonywał pracę w formie zdalnej, nowe przepisy przewidują, że szkolenie wstępne bhp będzie mogło być przeprowadzone w całości on-line. Dotyczy to jednak tylko pracowników przyjmowanych do pracy zdalnej na stanowiska administracyjno-biurowe.

Odbycie szkolenia bhp ma być potwierdzane dwojako – w formie papierowej, lub elektronicznej.

Ponadto pracodawca zobowiązany jest do określenia zasad:

• ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną
• przeprowadzenia, w miarę potrzeb, instruktażu i szkolenia w tym zakresie.

Tak jak w obecnie obowiązujących przepisach, również nowe przepisy kodeksowe wprowadzą obowiązek, po stronie pracodawcy, dostarczenia niezbędnych narzędzi i materiałów do wykonywania pracy zdalnej. Dodatkowo pracodawca zobowiązany jest pokryć koszty:

• związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• energii elektrycznej,
• niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
• inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zwrot takich kosztów powinien jednak zostać określony w:

• porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej,
• w poleceniu pracy zdalnej,
• porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej, zawartym z pracownikiem.

Ponadto pracodawca będzie musiał zapewnić pracownikowi zdalnemu zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy koniecznych do wykonywania pracy zdalnej.

Jeżeli pracownik będzie posługiwał się własnymi narzędziami i materiałami, pracodawca wypłaci mu ekwiwalent pieniężny, w wysokości ustalonej w porozumieniu z pracownikiem. W przepisach zakładowych (regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniu w sprawie pracy zdalnej) można jednak zastąpić zwrot kosztów związanych z pracą zdalną i ekwiwalent za używanie własnych narzędzi oraz materiałów zapłatą ryczałtu. Wysokość takiego ryczałtu musi odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Wykonywanie pracy zdalnej nie może powodować gorszego traktowania pracownika w jakimkolwiek aspekcie zatrudnienia. Zabezpieczone mają być też interesy pracowników, którzy nie będą wykonywać pracy zdalnej. Pracownik, który odmówi przyjęcia propozycji wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, złożonej przez pracodawcę, tak samo nie będzie mógł być gorzej traktowany.

Nowe przepisy będą przewidywać – podobnie jak w przypadku dzisiejszej telepracy – możliwość wystąpienia z wnioskiem o zakończenie pracy zdalnej. Wniosek taki może być skierowany zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Będzie on wiążący, jeżeli zostanie złożony w  terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy zdalnej. W takim wypadku pracodawca i pracownik wspólnie ustalą termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy stacjonarnej, nie dłuższy jednak niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli pracownik złoży wniosek po powyższym 3-miesięcznym terminie, pracodawca powinien go także uwzględnić, w miarę posiadanych możliwości. Jednak w tym wypadku jest możliwa odmowa powrotu do pracy stacjonarnej przez pracodawcę. Odmowa będzie musiała być uzasadniona.

Z kolei pracodawca, po upływie 3-miesięcznego terminu będzie mógł przywrócić warunki pracy stacjonarnej tylko w dwojaki sposób:

• za porozumieniem stron (tzw. aneksowanie umowy o pracę) albo
• za wypowiedzeniem zmieniającym (co oznacza, w przypadku zatrudnionych na czas nieokreślony, wskazanie przyczyn rezygnacji z pracy zdalnej).

Nowelizacja przewiduje także swego rodzaju nowość: pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie. Na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca może przychylić się do takiego wniosku pracownika, jeżeli uzna, że praca taka może być wykonywana w ten sposób. Okazjonalna praca zdalna nie będzie wymagała wówczas zawierania porozumień. Nie stosuje się też do niej reguł określonych w regulaminie lub porozumieniu ws. pracy zdalnej. Pracodawca nie będzie miał też obowiązków związanych z pokryciem kosztów pracy zdalnej lub wypłatą ekwiwalentów albo ryczałtów za używane przez pracownika własne narzędzia lub materiały.

Propozycja okazjonalnej pracy zdalnej jest jednak krytykowana, zwłaszcza przez stronę związkową. Główny powód to znaczące ograniczenie uprawnień pracowniczych. Nie jest więc pewne, czy w takim kształcie znajdzie swoje miejsce w zmienionych przepisach.

Warto wspomnieć jednak, że z aktualnie obowiązującymi zasadami wykonywania pracy zdalnej szybko się nie pożegnamy. Nowelizacja przewiduje bowiem, że przepisy jej wejdą w życie dopiero po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na obszarze Polski stanu epidemii ogłoszonego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2. Natomiast w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 – po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania tego stanu.

W praktyce dojdzie więc do swego rodzaju „wymiany” przepisów. Dotychczasowe uregulowania pracy zdalnej z ustawy antyCOVID-owej (ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych) utracą moc. W ich miejsce wejdą opisane wyżej, rozbudowane przepisy kodeksowe. Również wówczas zniesiona zostanie ostatecznie telepraca.